公司单一来源采购制度

PAGE公司单一来源采购制度一、总则（一）目的为了规范公司单一来源采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在采购货物、工程和服务时采用单一来源采购方式的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保单一来源采购活动合法合规。2.必要性原则：仅在符合规定的特定情形下采用单一来源采购方式，避免滥用。3.公平性原则：在采购过程中，应保证采购程序的公平、公正，维护公司利益。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本和资源消耗。二、单一来源采购的适用情形（一）只能从唯一供应商处采购的1.基于技术、工艺或专利权保护的原因，产品、工程或服务只能由特定的供应商提供，且不存在其他合理的替代选择。例如，某公司拥有一项独特的生产工艺，其生产的关键零部件只能由该公司自行生产，其他供应商无法提供相同质量和规格的产品。2.从特定供应商采购的货物、工程或服务是为了与现有的设备、系统或其他资产配套使用，只有该供应商能够提供完全匹配的产品或服务。比如，公司现有的一套大型生产设备是由A供应商提供的，后续需要对该设备进行维修保养，由于设备的特殊性，只有A供应商具备相应的技术和零部件，能够确保维修保养后的设备正常运行且与原有系统兼容。（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的1.因自然灾害如地震、洪水等不可抗力事件导致公司生产经营所需的物资或服务急需采购，而此时市场上其他供应商无法及时满足需求。例如，公司的生产车间因洪水受灾，急需采购一批特定规格的排水设备用于紧急排水，以避免设备进一步受损，而该排水设备只有某一家供应商能够立即提供。2.公共卫生事件如突发疫情等，造成公司对某些防护物资、医疗用品等的紧急需求，且市场上其他供应商无法在短时间内满足供应。比如，在疫情期间公司为保障员工安全，急需采购大量符合标准的口罩、消毒液等防护用品，只有特定的几家供应商能够提供，且由于需求紧急，只能从其中一家能够最快供货的供应商处采购。（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的1.公司之前采购的一批生产设备，后续因生产规模扩大或设备升级需要添购部分零部件，只有原设备供应商能够提供与原有设备完全一致的零部件，以确保设备的正常运行和生产的连续性。例如，原采购的设备型号为XYZ100，添购的零部件型号必须为XYZ100的特定规格，只有原供应商生产的该零部件能够满足设备的兼容性和性能要求。2.公司采购的某项服务如物业管理服务，为保证服务的配套性和一致性，后续需要继续从原供应商处添购相关服务内容，且添购资金总额在原合同采购金额的百分之十以内。比如，原合同约定的物业管理服务范围包括安保、保洁、绿化等，现因公司业务拓展，需要在原服务范围内增加一定区域的保洁服务，且增加的保洁服务费用不超过原物业管理服务合同金额的百分之十，此时可继续从原供应商处采购。三、采购流程及审批（一）采购申请1.需求部门根据实际业务需要，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购原因（明确属于适用情形中的哪一种）、拟采购供应商等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，确保采购需求的真实性和合理性。（二）采购部门审核1.采购部门收到《单一来源采购申请表》后，对采购需求进行审核。重点审核采购原因是否符合单一来源采购的适用情形，采购预算是否合理，拟采购供应商是否符合要求等。2.采购部门如发现申请表存在问题或疑问，应及时与需求部门沟通核实，并要求需求部门进行补充或修正。（三）财务部门审核1.财务部门对采购预算进行审核，确认采购资金的来源是否合规，并评估采购项目的成本效益。2.财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购金额的合理性进行把关，确保采购活动不会对公司现金流造成不利影响。(四)审批1.根据公司的审批权限，《单一来源采购申请表》依次提交至分管领导、总经理进行审批。2.分管领导重点审核采购项目是否符合公司整体战略和业务需求，采购流程是否规范，采购风险是否可控等。3.总经理对采购项目进行最终审批，综合考虑各方面因素，做出批准或不批准的决定。如批准，应明确批准的采购金额、采购供应商等关键信息。（五）签订采购合同1.采购部门在采购申请获得批准后，与选定的供应商签订采购合同。合同应明确采购项目的详细内容、规格要求、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同条款应符合法律法规和公司利益要求，确保双方权利义务清晰明确，并具有可操作性。在签订合同前，可以邀请公司法律顾问对合同条款进行审核，防范法律风险。（六）采购执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.需求部门负责组织对采购项目进行验收。验收应依据合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。验收合格后，需求部门应出具《采购验收报告》。3.如验收发现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取整改措施或承担相应责任。如因供应商原因导致采购项目无法达到合同要求，给公司造成损失的，公司有权按照合同约定追究供应商的违约责任。四、信息披露与监督（一）信息披露1.公司应建立单一来源采购信息披露制度，对采用单一来源采购方式的项目信息进行公开披露。披露内容包括采购项目名称、采购原因、采购金额、采购供应商等关键信息。2.信息披露渠道可以包括公司内部网站、公告栏等，以便公司员工了解采购情况，接受员工监督。（二）内部监督1.审计部门负责对单一来源采购活动进行定期审计监督。审计内容包括采购项目的合规性、采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况等。2.审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出改进建议，督促相关部门进行整改，确保采购活动规范有序进行。（三）外部监督1.公司应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关采购信息和资料。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改，不断完善单一来源采购制度，提高采购管理水平。五、供应商管理（一）供应商选择1.在确定单一来源采购供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、技术能力、产品质量、价格水平、售后服务等因素。2.优先选择具有良好商业信誉、较强技术实力和丰富行业经验的供应商，确保采购项目的顺利实施和质量保证。（二）供应商评估1.建立供应商评估机制，定期对单一来源采购供应商进行评估。评估内容包括供应商的合同履行情况是否良好，产品质量是否稳定，售后服务是否及时有效等。2.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励或增加合作机会；对表现不佳的供应商进行警告、整改或终止合作，以激励供应商不断提高服务质量和水平，并维护公司利益。（三）供应商关系维护1.采购部门应与单一来源采购供应商保持密切沟通，建立良好的合作关系。及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。2.通过与供应商的合作，促进双方在技术创新、成本控制等方面的协同发展，实现互利共