小学采购制度及采购流程

PAGE小学采购制度及采购流程一、总则（一）目的为了规范小学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利进行，特制定本采购制度及采购流程。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各班级及各类教学活动、后勤保障等涉及的所有采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.规范性原则：建立健全采购管理制度，规范采购流程，确保采购工作有序进行。3.效益性原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑资金使用效益，降低采购成本。4.公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，维护学校及供应商的合法权益。5.廉洁性原则：采购人员应廉洁自律，杜绝贪污腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立学校采购领导小组，由校长担任组长，副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、纪检部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组负责审定采购制度、采购计划、采购预算，监督采购过程，审议重大采购事项等。（二）采购执行部门根据采购事项的性质和特点，确定相应的采购执行部门。一般情况下，教学设备采购由教学部门负责，办公用品采购由后勤部门负责，基建维修采购由基建部门负责等。采购执行部门负责具体采购项目的实施，包括市场调研、供应商选择、采购合同签订与执行等。（三）各部门职责1.需求部门：提出采购需求，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途等，并对采购需求的合理性负责。2.采购部门：按照采购制度和流程，组织实施采购活动，确保采购任务按时、按质、按量完成。3.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项，对采购资金的使用进行监督和管理。4.纪检部门：对采购过程进行监督，受理有关采购投诉，查处采购中的违规违纪行为。5.验收部门：负责对采购物品或服务进行验收，出具验收报告，确保采购物品或服务符合要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校年度工作计划和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和事业发展需要，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门对各部门采购预算进行审核和平衡，编制学校年度采购预算草案，并提交采购领导小组审议。（二）预算审批学校年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报学校党政联席会议审批。经审批后的采购预算作为学校年度采购工作的依据，不得随意调整。（三）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2..财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上；工程采购项目单项合同估算价达到400万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、数量、质量、交货时间等内容进行协商，协商一致后签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3..采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交至采购执行部门。采购执行部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性、采购方式的适用性等。（二）采购审批1.采购执行部门将审核通过的《采购申请表》提交至采购领导小组审批。采购领导小组根据采购制度和学校实际情况，对采购申请进行审批。2.对于金额较大、影响面广的采购项目，采购领导小组应组织相关部门进行论证，确保采购项目的必要性和可行性。3.经采购领导小组审批通过的采购申请，由采购执行部门组织实施采购活动。（三）采购实施1.市场调研：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，进行市场调研，了解相关产品或服务的市场价格、质量、供应商情况等信息，为选择供应商提供参考。2.供应商选择：采购执行部门根据市场调研结果，按照采购制度和流程，选择合适的供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。3.采购谈判：采购执行部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。采购谈判过程中，应严格遵守采购制度和法律法规，确保谈判结果公平、公正、合法。4.合同签订：采购合同经双方签字盖章后生效。采购执行部门应将采购合同副本提交至财务部门、纪检部门等相关部门备案。（四）采购验收1.采购物品或服务到货前，采购执行部门应通知验收部门做好验收准备工作。验收部门应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等内容。2.采购物品或服务到货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。验收合格的，验收人员应出具《验收报告》；验收不合格的，验收人员应及时通知采购执行部门与供应商协商解决。3.验收部门应将《验收报告》提交至采购执行部门。采购执行部门根据验收结果办理付款手续。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应督促供应商及时整改或退换货，直至验收合格。（五）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，并提交至财务部门审核。财务部门对《付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。2.经财务部门审核通过的《付款申请表》，报学校领导审批。学校领导根据学校财务状况和采购合同约定，批准付款申请。3.财务部门按照批准的付款申请，及时支付采购款项。支付采购款项时，应严格遵守财务管理制度和银行结算规定，确保资金安全。六、采购合同管理1.采购合同签订后，采购执行部门应指定专人负责合同的管理。合同管理人员应建立合同台账，详细记录合同的签订时间、合同编号、合同名称、供应商名称、采购内容、合同金额、交货时间、验收情况、付款情况等信息。2.合同管理人员应定期对合同执行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，合同管理人员应及时与供应商协商，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。4.采购合同履行完毕后，合同管理人员应及时对合同进行归档整理，将合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料一并归档保存，以备查阅。七、采购监督与审计（一）采购监督1.纪检部门负责对采购过程进行全程监督，确保采购活动公开、公平、公正。纪检部门应定期对采购制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购领导小组应加强对重大采购项目的监督，对采购过程中的关键环节进行重点监控，确保采购项目符合学校利益和相关规定。3.各部门应积极配合采购监督工作，对发现的违规违纪行为及时向纪检部门报告。（二）采购审计1.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行审计