单位房屋采购建设制度

PAGE单位房屋采购建设制度一、总则（一）目的为规范单位房屋采购建设行为，加强房屋采购建设管理，提高资金使用效益，确保房屋质量和安全，满足单位工作和发展需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位因办公、业务开展、职工福利等需求进行的房屋采购及新建、改建、扩建等建设活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保房屋采购建设活动合法合规。2.经济性原则在满足功能需求的前提下，充分考虑成本效益，合理控制采购建设成本。3.质量第一原则牢固树立质量意识，严格把控房屋建设质量，确保建成的房屋符合设计要求和使用安全标准。4.程序规范原则建立健全规范的采购建设程序，确保各个环节公开、公平、公正，有序进行。二、职责分工（一）采购建设管理部门1.负责制定房屋采购建设计划，报单位决策层审批。2.组织开展房屋采购建设项目的前期调研、可行性研究等工作。3.按照规定程序组织采购招标或建设项目发包，签订相关合同。4.协调采购建设过程中的各方面关系，监督项目实施进度、质量和安全。5.负责采购建设项目的验收工作，整理相关资料并归档。（二）财务部门1.参与房屋采购建设项目预算编制，审核资金使用计划。2.负责资金的筹集、拨付和核算，对项目资金使用情况进行监督检查。3.配合采购建设管理部门进行项目竣工财务决算审计。（三）使用部门1.提出房屋使用功能需求，参与采购建设项目的前期调研和方案设计。2.协助采购建设管理部门监督项目实施过程，反馈使用意见。3.参与项目验收，对房屋使用功能进行评价。（四）审计部门1.对房屋采购建设项目进行全过程审计监督，重点审查项目的合法性、合规性、经济性和效益性。2.参与项目竣工财务决算审计，出具审计报告。（五）决策层1.审批房屋采购建设计划、预算和重大采购建设决策事项。2.协调解决房屋采购建设过程中的重大问题。三、采购建设计划管理（一）计划编制依据1.单位发展战略和业务规划，明确房屋需求的类型、数量、功能等。2.现有房屋资源状况，包括房屋数量、使用情况、剩余使用年限等。3.单位人员变动情况，如新增人员数量、岗位调整等对房屋需求的影响。4.国家政策法规和行业发展趋势，考虑相关政策对房屋建设标准、功能要求等方面的影响。（二）计划编制流程1.使用部门根据实际需求，提出房屋采购或建设的初步意向，填写《房屋采购建设需求申请表》，详细说明需求理由、房屋类型、面积、功能要求等内容。2.采购建设管理部门汇总各使用部门的申请，结合单位整体情况，进行综合分析和评估，编制房屋采购建设计划草案。3.计划草案提交财务部门审核资金预算，财务部门根据单位财务状况和资金安排，对采购建设所需资金进行评估，提出资金预算审核意见。4.采购建设管理部门将经财务部门审核后的计划草案报决策层审批。决策层根据单位发展战略、资金状况等因素，对计划草案进行全面审查，做出批准或调整的决定。5.经批准的房屋采购建设计划下达至采购建设管理部门组织实施。（三）计划调整1.在计划执行过程中，如因单位发展战略调整、业务变化、政策法规变动等原因，确需对采购建设计划进行调整的，由使用部门提出调整申请，说明调整原因和调整内容。2.采购建设管理部门对调整申请进行审核，会同财务部门评估调整对资金预算和项目进度的影响，提出审核意见。3.审核意见报决策层审批，决策层批准后，采购建设管理部门按照新的计划组织实施调整工作。四、采购管理（一）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的房屋采购项目。采购建设管理部门按照国家招标法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的房屋项目，经决策层批准后，可以采用邀请招标方式。采购建设管理部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，组织招标活动。3.竞争性谈判当出现招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立等情况，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求等情形时，可采用竞争性谈判方式。采购建设管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购房屋的质量、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购建设管理部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据批准的采购建设计划，填写《房屋采购申请表》，明确采购房屋的具体要求、预算金额等内容，提交采购建设管理部门。2.采购审批采购建设管理部门对采购申请进行审核，报决策层审批。决策层批准后，采购建设管理部门开展采购活动。3.采购文件编制根据采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购房屋的规格、数量、质量标准、价格要求、交货时间、售后服务等内容。4.供应商选择按照采购文件规定的程序和标准，对供应商进行资格审查、评标、谈判或询价等，选择合适的供应商。5.合同签订采购建设管理部门与选定的供应商签订房屋采购合同，明确双方的权利和义务，包括房屋规格、数量、价格、交货地点、交货时间、质量验收标准、付款方式、违约责任等条款。6.合同执行与监督采购建设管理部门负责跟踪合同执行情况，监督供应商按照合同约定提供房屋。财务部门按照合同约定支付款项。如发现供应商违约，采购建设管理部门应及时采取措施，追究供应商责任，维护单位利益。五、建设管理（一）项目前期准备1.项目立项采购建设管理部门根据批准的采购建设计划，组织编制项目立项申请报告，报决策层审批。立项申请报告应包括项目建设的必要性、可行性、建设内容、投资估算、资金来源等内容。2.规划设计决策层批准立项后，采购建设管理部门委托具有相应资质的设计单位进行项目规划设计。设计单位应根据单位需求和相关规范标准，编制项目设计方案，包括建筑设计、结构设计、给排水设计、电气设计、消防设计等内容。设计方案应组织相关部门和专家进行评审，根据评审意见进行修改完善。3.项目报建采购建设管理部门按照当地建设行政主管部门的规定，办理项目报建手续，包括建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等。（二）项目发包1.招标发包对于符合招标条件的建设项目，采购建设管理部门按照国家招标法律法规的规定，组织招标活动，选择具备相应资质和能力的施工单位。2.直接发包对于不适宜招标的建设项目，经决策层批准后，可以采用直接发包方式，选择具有良好信誉和业绩的施工单位。（三）项目实施管理1.施工组织施工单位应根据设计文件和施工规范，编制施工组织设计，明确施工进度计划、施工工艺、质量保证措施、安全保障措施等内容。采购建设管理部门对施工组织设计进行审核，监督施工单位按照施工组织设计组织施工。2.工程质量控制采购建设管理部门建立工程质量监督机制，定期对施工现场进行检查，督促施工单位严格按照设计要求和施工规范施工，确保工程质量。施工单位应建立质量管理体系，加强施工过程质量控制，严格执行质量检验制度，对工程质量负责。3.工程进度控制采购建设管理部门与施工单位签订工程进度责任书，明确工程进度目标和奖惩措施。施工单位应按照工程进度计划组织施工，定期向采购建设管理部门汇报工程进度情况。采购建设管理部门及时协调解决影响工程进度的问题，确保工程按时完成。4.工程安全管理施工单位应建立安全生产管理制度，加强施工现场安全管理，设置安全警示标志，配备必要的安全防护设施。采购建设管理部门定期对施工现场进行安全检查，督促施工单位落实安全生产措施，消除安全隐患，确保施工安全。（四）项目变更管理1.变更申请在项目实施过程中，如因设计变更、现场条件变化、功能调整等原因需要对项目进行变更的，由施工单位或采购建设管理部门提出变更申请，说明变更原因、变更内容、变更对工程进度、质量、投资的影响等。2.变更审批采购建设管理部门组织设计单位、施工单位、监理单位等相关人员对变更申请进行评估，提出变更方案和预算调整意见。变更方案和预算调整意见报决策层审批。决策层批准后，采购建设管理部门组织实施变更工作。（五）项目验收1.验收准备项目竣工后，施工单位应整理工程竣工资料，包括工程竣工报告、工程质量检验报告、工程竣工图纸等，提交采购建设管理部门。采购建设管理部门组织相关部门和人员对工程进行预验收，对发现的问题及时督促施工单位整改。2.正式验收采购建设管理部门组织设计单位、施工单位、监理单位、使用部门等相关人员组成验收小组，对工程进行正式验收。验收小组按照验收标准对工程质量、工程进度、工程投资、工程资料等进行全面检查，形成验收意见。经验收合格的项目，办理竣工验收备案手续；经验收不合格的项目，施工单位应按照验收意见进行整改，整改合格后重新组织验收。六、资金管理（一）预算管理1.采购建设管理部门根据批准的采购建设计划和设计文件，编制项目资金预算，包括房屋采购费用、建设工程费用、设备购置费用、监理费用、勘察设计费用、其他费用等。2.预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑项目实际需求和市场价格波动因素。预算编制完成后，提交财务部门审核。3.财务部门对预算进行审核，结合单位财务状况和资金安排，提出审核意见。采购建设管理部门根据审核意见对预算进行调整完善，报决策层审批。4.经批准的项目资金预算作为控制项目资金支出的依据，不得随意突破。（二）资金支付1.采购建设管理部门根据合同约定和工程进度，填写资金支付申请表，提交财务部门审核。资金支付申请表应包括项目名称、合同编号、支付内容、支付金额、支付依据等内容。2.财务部门对资金支付申请表进行审核，重点审核合同执行情况、资金使用合规性、工程进度等。审核通过后，按照规定程序办理资金支付手续。3.对于重大采购建设项目的大额资金支付，应实行集体决策审批制度，确保资金支付安全。（三）财务核算与监督1.财务部门按照国家财务会计制度的规定，对房屋采购建设项目资金进行单独核算，准确记录项目资金的收支情况。2.定期对项目资金使用情况进行监督检查，检查项目资金是否专款专用，是否按照预算和合同约定使用，是否存在截留、挪用、浪费等现象。3.配合审计部门对项目资金进行审计，提供相关财务资料，如实反映项目资金使用情况。七、档案管理（一）档案收集1.采购建设管理部门负责收集房屋采购建设项目全过程形成的各类文件资料，包括采购文件、建设项目立项文件、规划设计文件、施工图纸、施工过程记录、工程变更文件、工程验收文件、合同文件等。2.施工单位、监理单位等相关参建单位应按照档案管理要求，及时整理并向采购建设管理部门移交各自形成的档案资料。（二）档案整理与归档1.采购建设管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的规范要求，编制档案目录，建立档案索引。2.将整