南通计算机采购制度

PAGE南通计算机采购制度一、总则（一）目的为规范南通公司计算机采购行为，确保采购的计算机设备符合公司业务需求，提高采购效率，保证采购质量，加强采购管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南通公司各部门计算机设备的采购活动，包括台式计算机、笔记本电脑、服务器等各类计算机及相关配件。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：以满足公司各部门实际工作需求为出发点，科学合理地确定采购内容和数量。3.性价比原则：在保证设备质量和性能的前提下，充分考虑成本效益，选择性价比最优的产品。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作实际需要，填写《计算机采购需求申请表》，详细说明采购计算机的用途、配置要求、数量等信息。2.需求申请表应经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）需求审核1.信息技术部门收到各部门提交的采购需求申请表后，对需求进行技术审核。审核内容包括设备配置是否满足工作要求、是否符合公司整体信息化规划等。2.财务部门对采购预算进行审核，确保采购费用在公司预算范围内。3.采购管理部门综合信息技术部门和财务部门的审核意见，对采购需求进行最终审核。如需求不合理或不符合相关规定，采购管理部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见。三、采购流程（一）采购计划制定1.采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合公司库存情况，制定计算机采购计划。采购计划应明确采购设备的名称、型号、数量、预算等信息。2.采购计划经公司分管领导审批后实施。（二）供应商选择1.采购管理部门通过多种渠道收集计算机供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发送采购询价函。询价函应明确采购设备的规格、数量、交货期、售后服务等要求。3.供应商根据询价函要求进行报价。采购管理部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素，选择至少三家供应商作为候选供应商。4.采购管理部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商生产能力、产品质量控制、售后服务体系等。5.根据考察结果和报价情况，确定最终供应商，并签订采购合同。（三）合同签订1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经公司法律顾问审核后，由采购管理部门与供应商签订。（四）采购执行1.采购管理部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确交货时间、地点等要求。2.供应商应按照采购订单要求按时、按质、按量交付计算机设备。采购管理部门负责跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。（五）验收1.计算机设备到货前，采购管理部门应通知信息技术部门、使用部门等相关人员组成验收小组。2.验收小组按照采购合同和相关标准对设备进行验收。验收内容包括设备外观、数量、规格、配置、性能等。3.如设备验收合格，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。如设备验收不合格，验收小组应及时通知供应商进行整改或更换，直至验收合格为止。四、采购预算管理（一）预算编制1.财务部门根据公司年度经营计划和计算机采购需求，编制计算机采购预算。采购预算应包括设备采购费用、运输费用、安装调试费用、售后服务费用等。2.采购预算经公司预算管理部门审核后，提交公司董事会审议批准。（二）预算执行1.采购管理部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对计算机采购过程中可能出现的风险进行识别和评估。风险识别内容包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.根据风险识别结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.市场风险应对：密切关注计算机市场动态，及时了解市场价格波动和产品技术发展趋势，合理安排采购时间和数量，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。同时，在采购合同中明确供应商违约责任，降低供应商风险。3.质量风险应对：严格按照采购合同和相关标准进行验收，加强对设备质量的检验和测试。如发现质量问题，及时与供应商沟通解决，确保设备质量符合要求。4.合同风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合法、有效。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方义务，避免合同纠纷。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对计算机采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，以备审计检查。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，确保采购活动符合国家法律法规和政策要求。2.积极配合社会审计机构对公司采购活动进行审计，提高采购透明度和公信力。七、售后服务管理（一）售后服务承诺1.供应商应在采购合同中明确售后服务承诺，包括设备维修、保养、升级等服务内容和期限。2.售后服务承诺应符合国家相关法律法规和行业标准要求。（二）售后服务执行1.采购管理部门负责协调供应商提供售后服务。如设备出现故障，使用部门应及时向采购管理部门报告，采购管理部门通知供应商进行维修。2.供应商应在规定时间内到达现场进行维修，并及时反馈维修情况。如因特殊原因无法