关于学校采购制度

PAGE关于学校采购制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同义务，维护学校利益和自身信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责组织实施具体的采购活动。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.编制年度采购计划，报采购工作领导小组审批后组织实施。制定采购项目的采购方案，包括采购方式、采购文件编制、采购程序等。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，发布采购信息，接受供应商报名和投标。对供应商进行资格审查，组织评标、谈判等工作，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。采购监督部门的主要职责包括：1.监督采购部门执行采购制度和采购程序的情况。2.参与重大采购项目的开标、评标、谈判等活动，对采购过程进行现场监督。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理采购活动中的违规违纪行为。4.定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（四）使用部门职责采购项目的使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购项目的需求计划。2.协助采购部门制定采购项目的技术规格和验收标准。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，提供技术支持和意见建议。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。三、采购预算管理（一）采购预算编制原则1.真实性原则：采购预算应根据实际需求编制，确保预算数据真实可靠。2.完整性原则：采购预算应涵盖学校所有采购项目，不得遗漏。3.合理性原则：采购预算应根据市场价格、项目实际情况等因素合理确定，避免过高或过低。4.严肃性原则：采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。（二）采购预算编制程序1.各部门、各单位根据本部门、本单位的工作需要和事业发展规划，提出下一年度的采购项目需求计划，报采购部门汇总。2.采购部门对各部门、各单位上报的采购项目需求计划进行审核，结合学校财力状况和采购政策，编制年度采购预算草案，报财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，提出审核意见，报采购工作领导小组审批。4.采购工作领导小组审议通过后，将年度采购预算下达给各部门、各单位执行。（三）采购预算调整采购预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照以下程序办理：1.采购部门根据实际情况提出采购预算调整申请，说明调整原因、调整金额等，报采购工作领导小组审批。2.采购工作领导小组对采购预算调整申请进行审议，根据学校财力状况和采购政策，决定是否批准调整申请。3.经批准的采购预算调整申请，由采购部门通知财务部门调整预算，并组织实施采购活动。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、评标标准等内容。2.采购部门在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。3.采购部门对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。5.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。2.采购部门向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.采购部门对参加投标的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。5.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购部门编制竞争性谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、谈判程序等内容。2.采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。3.采购部门组织谈判活动，与供应商就采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、合同条款等内容进行谈判。4.采购部门根据谈判情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。5.采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。单一来源采购应符合以下情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购金额、采购理由等内容，报采购工作领导小组审批。2.采购工作领导小组对单一来源采购申请进行审议，根据采购项目的实际情况，决定是否批准单一来源采购申请。3.经批准的单一来源采购申请，由采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。询价应按照以下程序进行：1.采购部门编制询价文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、询价程序等内容。2.采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价单，邀请其参加询价。3.采购部门对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。4.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容要求采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、评标标准、采购程序、合同条款等内容。采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，明确、具体、合理，具有可操作性。（二）采购文件编制程序1.采购部门根据采购项目的特点和需求，组织相关人员编制采购文件。2.采购文件编制完成后，采购部门应组织内部审核，确保采购文件的内容准确、完整、合理。3.采购部门将审核通过的采购文件报采购工作领导小组审批。4.经批准的采购文件，由采购部门按照规定的程序发布。六、采购程序（一）采购申请各部门、各单位根据本部门、本单位的工作需要和事业发展规划，提出采购项目的申请，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购理由等内容，报采购部门。（二）采购审批采购部门对各部门、各单位上报的采购申请表进行审核，并根据采购项目的金额大小和采购方式，报采购工作领导小组或学校领导审批。（三）采购实施采购部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。采购活动应严格按照采购文件规定的程序进行，确保采购过程公开、公平、公正。（四）合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款合法、合理、明确、具体。（五）验收采购项目完成后，采购部门应组织使用部门、采购监督部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，采购部门应出具验收报告。（六）付款采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。付款应严格按照学校财务制度的规定进行，确保资金支付安全、合规。七、供应商管理（一）供应商资格要求参加学校采购活动的供应商应具备以下条件：1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价采购部门应建立供应商选择与评价机制，对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量、服务水平等进行综合评价，选择优质供应商参与学校采购活动。采购部门应定期对供应商进行考核评价，对考核评价不合格的供应商，应及时取消其参与学校采购活动的资格。（三）供应商信息管理采购部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、参与采购项目情况等进行记录和管理，确保供应商信息的准确、完整、及时。采购部门应定期对供应商信息进行更新和维护，并向采购工作领导小组报告供应商信息管理情况。八、采购档案管理（一）采购档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等各类文件资料。（二）采购档案管理要求采购部门应指定专人负责采购档案的管理工作，确保采购档案的安全、完整、有效。采购档案应按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档、保管，便于查阅和使用。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，不得擅自销毁。九、监督检查与责任追究（一）监督检查采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购部门执行采购制度和采购程序的情况、采购项目的采购方式选择是否合规、采