医院询价采购制度

PAGE医院询价采购制度一、总则（一）目的为规范医院物资、设备及服务的采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本询价采购制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及部门所需物资、设备、办公用品、药品、试剂、耗材、维修服务、后勤保障服务等各类采购项目，但法律法规另有规定的除外。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争的原则，给予所有符合条件的供应商平等的参与机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息、采购过程及采购结果应保持公开透明，接受医院内部监督及社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购政策、制度及年度采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责制定和执行具体的采购操作流程。组织实施询价采购活动，包括发布询价公告、收集报价、组织评审等。建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估和管理。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。定期统计分析采购数据，为采购决策提供依据。（三）需求部门1.职责根据业务需求，提出物资、设备及服务的采购申请，明确采购规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术评审和验收工作，提供技术支持和专业意见。配合采购部门进行供应商考察和合同执行监督。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门1.职责对采购活动进行内部审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性等。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写《采购申请表》，详细说明采购物资、设备或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性等。如审核通过，进入询价采购流程；如审核不通过，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求其修改完善。（二）询价准备1.采购部门根据采购项目的特点和要求，确定询价供应商范围。一般通过医院供应商信息库筛选，同时也可通过公开渠道征集新的供应商。2.采购部门编制询价文件，询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求、报价要求等内容。询价文件应确保清晰、准确，避免引起歧义。3.采购部门向选定的供应商发出询价邀请函或询价通知书，告知其询价项目的相关信息，并要求其在规定时间内提交报价文件。（三）报价收集1.供应商在收到询价文件后，应按照要求编制报价文件，详细列出所供物资、设备或服务的名称规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容，并加盖单位公章。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门或按照指定方式提交电子报价文件。采购部门对收到供应商的报价文件进行登记和整理。（四）评审1.采购部门组织成立评审小组，评审小组由采购部门代表、需求部门代表、技术专家等组成，人数一般为三人以上单数。评审小组成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购项目的技术要求和市场情况。2.评审小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价的合理性、技术方案的可行性、售后服务的可靠性等方面，并按照评审标准进行打分或排序。3.评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.根据评审结果，评审小组推荐出预成交供应商，并出具评审报告。评审报告应包括采购项目概述、评审过程、评审结果、推荐意见等内容。（五）确定成交供应商1.采购管理委员会根据评审小组的评审报告进行审议，确定最终成交供应商。如评审结果无异议，采购管理委员会可直接批准评审小组推荐的预成交供应商为成交供应商；如对评审结果有异议，采购管理委员会应组织进一步调查和讨论，必要时可重新组织评审。2.采购部门向成交供应商发出成交通知书，同时将采购结果通知未成交供应商。成交通知书应明确采购项目的名称、规格型号、数量、成交金额、交货时间、交货地点等内容，并要求成交供应商在规定时间内签订采购合同。（六）合同签订1.成交供应商在收到成交通知书后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资、设备或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核通过后方可签订合同。合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案存档。（七）验收1.采购项目到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和验收人员。2.采购项目到货后，需求部门应按照验收方案组织验收。验收内容包括物资、设备的数量、规格、型号、质量、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。验收过程中，需求部门可邀请技术专家、质量管理人员等参与验收工作。3.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，由验收人员签字确认，并加盖部门公章。如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换货物，直至验收合格为止。同时，采购部门应跟踪督促供应商整改情况，并做好记录。（八）付款1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式、发票号码等信息，并由需求部门和采购部门签字确认。2.财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款方式一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等，具体付款方式由采购合同约定。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产经营状况、产品质量、售后服务、信誉度等方面。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的物资、设备或服务。2.采购部门负责收集供应商信息，对申请准入的供应商进行初步审核。审核内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.对于符合准入标准的供应商，采购部门将其纳入医院供应商信息库，并进行编号管理。供应商信息库应定期更新维护，确保信息的准确性和完整性。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购部门通过收集需求部门反馈意见、查阅采购合同执行记录、统计采购数据等方式获取评估信息，并按照制定的评估指标体系进行打分评价或等级评定。3.根据评估结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励措施；对于评估不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍达不到要求，采购部门应将其从供应商信息库中删除，并停止与其合作。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应将其淘汰：提供的物资、设备或服务质量严重不符合要求，给医院造成重大损失的。多次逾期交货，影响医院正常业务开展的。存在商业贿赂等违法违规行为的。其他严重违反采购合同约定或医院相关规定的行为。2.采购部门在决定淘汰供应商后，应及时通知相关部门，并停止与其签订新的采购合同。同时，采购部门应做好与被淘汰供应商的交接工作，确保采购项目不受影响。五、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公正透明、采购结果是否符合规定等方面。审计部门可通过查阅采购档案、实地走访供应商、与相关人员谈话等方式开展审计工作，并出具审计报告。2.医院纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。如发现采购人员或相关部门存在违规操作、收受回扣、滥用职权等行为，纪检监察部门应依法依规追究责任，并严肃处理。（二）外部监督1.医院应主动接受社会监督，通过医院官网、政务公开栏等渠道及时公开采购信息，并设立举报信箱和举报电话，接受社会各界对采购活动的监督举报。2.对于社会公众的监督举报，医院应及时进行调查核实，并将处理结果向社会公开。（三）考核1.建立采购工作考核机制。采购部门定期对采购人员的工作业绩进行考核，考核内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理、合同执行情况等方面。2.需求部门对