开封市政府采购内控制度

PAGE开封市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强开封市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于开封市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足采购需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购信息应当及时、准确、完整地向社会公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与采购活动，不得歧视和排斥任何供应商。5.公正原则：采购活动应当客观公正，采购人、采购代理机构及评审专家应当依法履行职责，维护国家利益和社会公共利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、技术参数等要求，并根据市场价格波动情况合理确定预算金额。3.采购人在编制采购预算时，应当充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准。3.采购代理机构应当按照采购预算和采购文件的要求组织采购活动，确保采购项目的顺利实施。（三）预算监督1.财政部门应当加强对政府采购预算编制、执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。2.采购人应当定期向财政部门报送政府采购预算执行情况报告，接受财政部门的监督和管理。3.审计部门应当依法对政府采购预算执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应当在采购活动实施前，对采购项目的需求进行充分调研，了解市场供应情况和技术发展趋势，确保采购需求的合理性和可行性。2.需求调研可以采取问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，广泛征求相关部门、供应商和用户的意见和建议。3.采购人应当根据需求调研结果，结合本单位实际情况，制定详细的采购需求文件，明确采购项目的技术规格、服务要求、验收标准等内容。（二）需求论证1.对于采购金额较大、技术复杂、社会影响较大的采购项目，采购人应当组织相关专家对采购需求进行论证。2.采购需求论证应当邀请技术、经济、法律等方面的专家参加，专家应当具备相应的专业知识和经验，且与采购项目无利害关系。3.采购需求论证应当形成论证意见，作为采购文件的重要组成部分。采购人应当根据论证意见对采购需求进行修改和完善，确保采购需求的科学性和合理性。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应当提出书面申请，并说明变更的原因和内容。2.采购需求变更申请应当报经财政部门批准，并按照规定程序调整采购文件。3.采购代理机构应当根据变更后的采购文件组织采购活动，确保采购项目的顺利实施。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应当按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人的资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购人应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标委员会应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、服务要求等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。3.公示无异议后，采购人应当与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购方式审批1.采购人采用非公开招标方式采购的，应当在采购活动开始前，报经财政部门批准。2.采购人应当按照规定格式填写采购方式审批表，详细说明采购项目的情况、拟采用的采购方式及理由等内容，并附相关证明材料。3.财政部门应当对采购人报送的采购方式审批表及相关证明材料进行审核，符合规定的予以批准；不符合规定的，应当要求采购人重新申报。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购人或采购代理机构应当根据采购项目的特点和需求，编制科学合理、完整规范的采购文件。2.采购文件应当包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容，明确采购项目的技术规格、服务要求、验收标准、采购程序、投标截止时间、开标时间及地点等事项。3.采购文件应当符合法律法规和相关政策规定，不得含有歧视性、排他性条款，不得设定不合理的资格条件和评审标准。（二）采购文件审核1.采购人或采购代理机构在编制采购文件后，应当组织内部审核，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。2.采购文件审核应当由专人负责，审核人员应当具备相应的专业知识和经验，对采购文件的内容进行全面审查，重点审查采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等方面是否符合规定。3.采购人或采购代理机构应当根据审核意见对采购文件进行修改和完善，确保采购文件质量。（三）采购文件发售1.采购文件发售应当按照规定程序进行，采购人或采购代理机构应当在规定时间内发售采购文件，并提供相关的服务。2.采购文件发售价格应当合理，不得高于印刷成本。采购人或采购代理机构应当按照规定收取采购文件工本费，并出具合法有效的票据。3.采购人或采购代理机构应当向潜在供应商提供必要的采购文件获取渠道和方式，如现场发售、网上下载等，并确保潜在供应商能够及时、准确地获取采购文件。（四）采购文件澄清与修改1.在采购文件发售期间，采购人或采购代理机构应当对潜在供应商提出的疑问进行及时解答和澄清。2.如因特殊情况需要对采购文件进行修改的，采购人或采购代理机构应当在投标截止时间前，以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商，并相应延长投标截止时间。3.采购文件的澄清与修改内容应当作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。采购人或采购代理机构应当将澄清与修改内容及时告知潜在供应商，并要求其确认收到。六、采购活动组织与实施（一）采购活动准备1.采购人或采购代理机构应当在采购活动开始前，做好各项准备工作，包括组建采购工作小组、确定采购场所、落实采购设备和物资等。2.采购工作小组应当由采购人代表、采购代理机构工作人员、评审专家等组成，明确各成员的职责和分工，确保采购活动的顺利进行。3.采购人或采购代理机构应当提前确定采购场所，确保采购场所符合安全、保密等要求，并配备必要的设备和设施，为采购活动提供保障。（二）采购活动实施1.采购人或采购代理机构应当按照采购文件规定的程序和要求组织采购活动，确保采购活动的公开、公平、公正。2.在采购活动实施过程中，采购人或采购代理机构应当严格遵守法律法规和相关政策规定，不得擅自改变采购程序和方法，不得与供应商串通谋取不正当利益。3.采购代理机构应当按照采购人的委托，依法履行代理职责，为采购人提供优质、高效的服务。采购代理机构工作人员应当遵守职业道德规范，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂和其他不正当利益。（三）开标、评标与定标1.开标应当按照采购文件规定的时间和地点进行，采购人或采购代理机构应当邀请所有投标人参加开标会议。2.开标会议应当由采购人或采购代理机构主持，宣布开标纪律、公布投标人名单、宣读投标文件的主要内容等。3.评标应当按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应当对投标文件进行认真评审，提出评审意见和推荐中标候选人名单。4.采购人应当根据评标委员会的推荐意见，按照规定程序确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（四）采购活动记录1.采购人或采购代理机构应当对采购活动全过程进行记录，包括采购项目的基本情况、采购文件的编制与发售、采购活动的组织与实施、开标、评标、定标等环节的情况。2.采购活动记录应当真实、准确、完整，采用书面形式或者电子文档形式保存，并妥善保管，以备查阅。3.采购活动记录应当作为政府采购档案的重要组成部分，按照规定期限进行归档管理。七、合同管理（一）合同签订1.采购人应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标供应商的投标文件与中标供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容，并严格按照合同约定履行各自的职责。3.采购人应当将政府采购合同副本报同级财政部门备案，财政部门应当对政府采购合同的签订、履行情况进行监督检查。（二）合同履行1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向中标供应商支付采购资金，确保合同的顺利履行。2.中标供应商应当按照政府采购合同约定，按时、按质、按量提供货物、工程或服务，并接受采购人的监督检查。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购人应当与中标供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的金额不得超过原合同采购金额的百分之十，并报同级财政部门备案。（三）合同验收1.采购人应当按照政府采购合同约定的验收标准和方法，对中标供应商提供的货物、工程或服务进行验收。2.验收可以采取采购人自行验收、委托第三方机构验收等方式进行。验收合格的，采购人应当出具验收报告；验收不合格的，采购人应当要求中标供应商限期整改，直至验收合格。3.采购人应当将验收情况报同级财政部门备案，财政部门应当对验收情况进行监督检查。（四）合同档案管理1.采购人应当建立政府采购合同档案管理制度，对政府采购合同及相关文件资料进行妥善保管。2.政府采购合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、投标文件、评标报告、验收报告、付款凭证等内容，并按照规定期限进行归档管理。3.政府采购合同档案应当作为政府采购档案的重要组成部分，以备查阅和审计监督。八、监督检查与责任追究（一）监督检查主体1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法履行监督职责，确保政府采购活动合法合规。2.审计部门应当依法对政府采购活动进行审计监督，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购资金的使用效益等内容。3.监察机关应当依法对参与政府采购活动的国家机关、事业单位和团体组织及其工作人员的违法违纪行为进行监察。（二）监督检查内容1.政府采购法律法规和相关政策规定的执行情况；2.采购预算的编制、执行情况；3.采购需求的调研、论证、变更情况；4.采购方式的选择、审批情况；5.采购文件的编制、审核、发售、澄清与修改情况；6.采购活动的组织与实施情况，包括开标、评标、定标等环节的情况；7.合同的签订、履行、验收情况；8.采购档案的管理情况。（三）监督检查方式1.财政部门可以采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式对政府采购活动进行监督检查。2.审计部门可以结合年度审计工作计划，对政府