单位采购内部管理制度

PAGE单位采购内部管理制度一、总则（一）目的为加强单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及所属单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立单位采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，做出决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、实施和合同管理等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量进行跟踪和验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核和付款审批。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制原则采购预算应根据单位发展战略和年度工作计划，结合实际需求，按照“量入为出、收支平衡”的原则编制。预算编制应科学合理，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和可行性。（二）预算编制程序1.需求部门申报：各需求部门根据本部门的工作任务和业务发展需要，提出采购项目的需求计划，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购部门审核：采购部门对需求部门申报的采购项目进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，对采购项目的预算进行初步估算。3.财务部门汇总：财务部门对采购部门审核后的采购项目预算进行汇总，结合单位年度财务预算安排，提出采购预算草案。4.采购领导小组审议：采购领导小组对采购预算草案进行审议，根据单位财力状况和发展需要，确定年度采购预算总额，并分解下达各采购部门。（三）预算调整采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照以下程序进行：1.需求部门提出申请：需求部门应详细说明预算调整的原因、调整金额及调整后的采购项目内容等，并提交书面申请。2.采购部门审核：采购部门对需求部门提出的预算调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性，并提出审核意见。3.财务部门审核：财务部门对采购部门审核后的预算调整申请进行审核，结合单位财务状况，提出是否同意调整的意见。4.采购领导小组审批：采购领导小组根据需求部门、采购部门和财务部门的审核意见，对预算调整申请进行审批。经审批同意调整的，由财务部门调整采购预算，并下达给采购部门。四、采购计划管理（一）计划编制依据采购计划应根据采购预算、需求部门采购需求、市场供应情况等因素编制。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）计划编制程序1.需求部门申报：各需求部门按照采购预算和工作安排，提前向采购部门申报采购计划，详细说明采购项目的具体要求和预计采购时间。2.采购部门汇总：采购部门对需求部门申报的采购计划进行汇总，结合市场供应情况和采购预算，编制年度采购计划草案。3.采购领导小组审议：采购领导小组对采购部门编制的年度采购计划草案进行审议，确定年度采购计划，并下达给采购部门组织实施。（三）计划执行与调整采购部门应严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。如因特殊情况需要调整采购计划的，采购部门应及时向采购领导小组报告，并说明调整的原因和调整后的采购计划内容。经采购领导小组批准后，采购部门方可调整采购计划。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照以下程序进行：1.编制招标文件：采购部门根据采购项目的需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。2.发布招标公告：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.发售招标文件：采购部门向潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。4.开标、评标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。5.定标：采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标应按照以下程序进行：1.确定邀请供应商名单：采购部门根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。2.编制招标文件：采购部门按照公开招标的要求编制招标文件，并向被邀请的供应商发售。3.开标、评标：采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动，评标程序和方法与公开招标相同。4.定标：采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：采购部门根据采购项目的需求和特点，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、商务条款、谈判程序、成交标准等内容。3.邀请供应商参加谈判：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。4.谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购应符合以下情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.提出申请：采购部门或需求部门根据采购项目的实际情况，提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.审核：采购领导小组对采购部门或需求部门提出的单一来源采购申请进行审核，核实采用单一来源采购方式的必要性和合理性。3.公示：采购部门将单一来源采购申请在单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示期间，如有异议，任何单位或个人均可向采购领导小组提出。4.审批：采购领导小组根据审核意见和公示情况，对单一来源采购申请进行审批。经审批同意采用单一来源采购方式的，采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应按照以下程序进行：1.成立询价小组：采购部门组织成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.制定询价文件：采购部门根据采购项目的需求和特点，制定询价文件。询价文件应包括询价通知书、供应商须知、采购项目技术规格、商务条款、询价程序、成交标准等内容。3.邀请供应商报价：采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。4.询价：询价小组要求被邀请的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被邀请的未成交供应商。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件或谈判文件等约定的内容，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，并对合同履行情况进行跟踪和监督。需求部门应配合采购部门做好合同履行的相关工作，及时验收采购货物或服务，确保采购项目符合要求。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议签订后，采购部门应将协议副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，并按照规定调整采购预算和采购计划。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护单位的合法权益。七、采购验收管理（一）验收标准采购货物或服务的验收应按照采购合同约定的质量标准和技术规格进行。如合同未约定验收标准的，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。（二）验收程序1.需求部门组织验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照验收标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。2.采购部门参与验收：采购部门应参与采购项目的验收工作，对验收过程进行监督，并在验收报告上签字确认。3.财务部门审核验收报告：财务部门对验收报告进行审核，核实采购项目的验收情况和采购资金的支付情况。如验收合格，财务部门按照合同约定支付采购款项；如验收不合格，财务部门应暂停支付采购款项，并督促采购部门和供应商协商解决。（三）验收结果处理1.验收合格：验收合格的采购项目，需求部门应将验收报告送采购部门和财务部门备案，并按照合同约定支付采购款项。2.验收不合格：验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或重新提供货物或服务。供应商整改或重新提供货物或服务后，需求部门应再次组织验收，直至验收合格。如供应商拒绝整改或重新提供货物或服务，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施维护单位的合法权益。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购活动进行自查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况等，发现问题及时整改。2.财务部门监督：财务部门应加强对采购资金的监督管理，审核采购预算的执行情况、采购款项的支付情况等，确保采购资金的安全使用和合规支付。3.审计部门审计：审计部门应定期对采购活动进