学校零星采购管理制度

PAGE学校零星采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中发生的单项或批量金额较小的物资、服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：注重采购成本控制，追求性价比最优，提高资金使用效益。3.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护学校和供应商的合法权益。4.诚信原则：各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门职责：各部门根据教学、科研、行政等工作需要，结合实际情况，提出零星采购项目及预算申请。项目内容应明确、具体，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等。2.审核与汇总：学校财务部门对各部门提交的采购预算进行审核，综合考虑学校财力状况、轻重缓急等因素，进行汇总平衡，形成学校年度零星采购预算草案。3.预算审批：预算草案经学校领导班子审议通过后，报上级主管部门备案，并作为年度采购执行的依据。（二）预算执行1.严格控制：各部门应严格按照批准的预算执行采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按规定程序办理预算调整手续。2.动态监控：学校财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。三、采购流程（一）采购申请1.填写申请：使用部门根据实际需求填写《学校零星采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.提交申请：将申请表提交至学校采购管理部门（或指定机构）。（二）采购审批1.初审：采购管理部门对采购申请进行初审，重点审核申请的必要性、合规性、预算合理性等。对于不符合要求的申请，及时退回并说明原因。2.审批：根据采购金额大小和性质，按照学校规定的审批权限进行审批。一般采购项目由采购管理部门负责人审批；金额较大或重要采购项目需报学校分管领导或主要领导审批。（三）采购实施1.采购方式选择：询价采购：适用于采购规格、标准统一且市场货源充足、价格变化幅度小的物资。采购管理部门向多家供应商发出询价单，供应商报价后，根据报价情况确定成交供应商。竞争性谈判：对于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情况，可采用竞争性谈判方式。采购管理部门邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。2.供应商选择：建立供应商库：采购管理部门通过公开征集、资格审查等方式，建立学校零星采购供应商库。供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力、可靠的产品质量和售后服务能力。选择供应商：根据采购项目需求，从供应商库中选择合适的供应商。对于新的采购项目，可通过市场调研、推荐等方式寻找潜在供应商，并按照规定程序进行资格审查和选定。3.采购合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订应符合法律法规要求，确保合同的合法性、有效性和完整性。（四）采购验收1.验收准备：采购管理部门通知使用部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组，并明确验收标准和要求。使用部门应熟悉采购物品或服务的技术要求和质量标准，做好验收准备工作。2.实物验收：验收小组按照合同要求对采购物品的数量、规格、型号、外观等进行核对，对服务的质量、效果等进行检查。对于重要物资或技术复杂的服务，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收报告：验收合格后，验收小组出具《学校零星采购验收报告》，由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。如验收不合格，应明确指出问题所在，并要求供应商限期整改或采取其他补救措施。（五）资金支付1.申请支付：采购项目验收合格后一段时间内，供应商提交付款申请，并提供合法有效的发票及相关证明材料。使用部门对发票等凭证进行审核，确认无误后，填写《学校零星采购付款申请表》，提交至学校财务部门。2.审核支付：财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目的合法性、合同执行情况、发票真实性等。审核通过后，按照学校资金支付规定办理付款手续，将款项支付给供应商四、采购监督与管理（一）内部监督1.审计监督：学校审计部门定期对零星采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、资金使用的合理性等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察监督：学校纪检监察部门对采购活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购秩序。（二）信息公开1.采购信息发布：学校采购管理部门通过学校官网等渠道，及时发布零星采购项目信息，包括采购项目名称、采购方式、预算金额、采购需求、供应商资格要求等，接受师生员工和社会监督。2.采购结果公示：采购项目成交后，采购管理部门将采购结果进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括成交供应商名称、成交金额、采购项目名称等，确保采购结果公开透明。（三）档案管理1.档案收集：采购管理部门负责收集、整理采购活动中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收报告、发票等。2.档案归档：按照档案管理要求，对采购档案进行分类、编号、装订，及时归档保存。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和学校相关规定执行。五、违规处理（一）违规行为界定1.采购部门违规行为：包括未按规定程序进行采购审批、擅自变更采购方式、与供应商串通谋取私利等。2.供应商违规行为：如提供虚假材料、以次充好、不履行合同义务等。3.使用部门违规行为：如虚报采购需求、擅自扩大采购范围、不配合验收等。（二）处理措施1.责令整改：对于发现的违规行为，责令相关部门或供应商限期整改，消除不良影响。2.经济处罚：根据违规情节轻重，对违规部门或供应商处以一定金额的罚款，从采购款项中扣除或要求其缴纳罚款。3.取消资格：对于严重违规的供应商