关于高校后勤采购制度

PAGE关于高校后勤采购制度一、总则（一）目的为了规范高校后勤采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校后勤部门所涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，实现经济效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立高校后勤采购领导小组，由后勤部门负责人、财务人员、相关专业技术人员等组成。其职责为：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、供应商的确定等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，负责具体采购业务的实施。其职责为：1.根据采购计划和预算，制定采购方案，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.整理采购文件和资料，进行归档保存。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施情况进行监督。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据高校后勤的工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，确保预算的科学性和准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议，经学校相关部门批准后执行。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算应及时报相关部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.采购执行部门应按照规定的程序组织开标、评标活动，确保评标过程的公平、公正、公开。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人应根据评标委员会推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；使用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，并按照公开招标的程序组织开标、评标活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等条款进行谈判，在规定的时间内确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并将论证情况报采购领导小组批准。采购执行部门应与供应商就采购价格、质量、服务等内容进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购执行部门应根据符合采购需求质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和完整性。2.对于金额较大或重大采购项目，采购执行部门应提交采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据采购制度和相关规定，对采购申请进行审议，并做出审批决定。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照确定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应按照规定的程序发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购执行部门应按照相应的程序组织谈判、协商或询价活动。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后,采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校相关规定，合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、相关专业技术人员等进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检查和测试。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务，直至验收合格。（六）付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。2.采购款项的支付应按照合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟支付。3.财务部门在支付采购款项前，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、合规。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录等。3.采购执行部门应通过公开征集、推荐、招标邀请等方式收集供应商信息，并对供应商进行资格审查。经审查合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价和考核。2.评价和考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。评价和考核结果应记录在供应商档案中。3.根据供应商评价和考核结果，采购执行部门可对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，可采取警告、暂停采购、取消供应商资格等措施。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位、违反法律法规等情况的供应商，采购执行部门应及时将其淘汰出供应商库。2.采购执行部门应定期对供应商库进行清理和更新，引入新的优质供应商，以保证供应商库的活力和竞争力。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括市场风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。采购执行部门应针对不同类型的风险，分析其产生的原因、影响程度和可能性。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格波动，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格执行验收程序，要求供应商提供质量保证承诺，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。4.廉洁风险应对：加强廉洁教育，建立健全廉洁监督机制，对采购人员进行定期廉政培训，严肃查处采购活动中的违法违纪行为。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.采购领导小组应加强对采购活动的