学校预算物品采购制度

PAGE学校预算物品采购制度一、总则（一）目的为规范学校预算物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级因教学、科研、管理等工作需要，使用预算资金进行的物品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.预算控制原则：采购项目必须在学校批准的预算范围内进行，严格控制预算执行。3.公平公正原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购政策、制度和重大采购项目，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，负责采购工作的具体组织实施。采购管理部门的主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括招标采购、竞争性谈判、询价采购等。3.审查供应商资格，建立供应商库。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的实施过程进行配合和监督。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合学校年度预算编制要求，提出采购项目的预算申请。2.采购管理部门对各需求部门的采购预算申请进行汇总、审核，结合学校财力状况，提出采购预算草案，报学校采购领导小组审议。3.学校采购领导小组审议通过后，将采购预算草案纳入学校年度预算，报上级主管部门批准。（二）预算执行1.采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金的合理使用。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的项目。2.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：各需求部门根据工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行初审后，报学校采购领导小组审批。采购金额较大或涉及重大事项的采购项目，需经学校领导班子集体研究决定。3.采购实施招标采购：采购管理部门发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。竞争性谈判：采购管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。询价采购：采购管理部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购管理部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。单一来源采购：采购管理部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。5.合同履行：采购合同签订后，采购管理部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。需求部门应配合采购管理部门做好合同履行工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行验收，并出具验收报告。6.资金支付：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，按照学校财务管理制度办理资金支付手续。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商库建设1.采购管理部门建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.定期对供应商库中的供应商进行评估和考核，对不符合要求的供应商及时清理出库。（三）供应商选择与评价1.在采购活动中，采购管理部门应从供应商库中选择供应商参与投标或谈判。2.建立供应商评价机制，对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为今后选择供应商的重要依据。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目到货后，采购管理部门应及时组织验收。验收工作由采购管理部门、需求部门、使用部门等相关人员组成验收小组进行。2.验收小组应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行验收。（二）验收程序1.供应商提交验收申请，提供采购项目的相关资料，如产品合格证、质量检验报告、使用说明书等。2.验收小组对采购项目进行现场检查和测试，核对采购项目的数量、质量、规格、型号等是否与采购合同一致。3.验收小组出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应提出整改意见，要求供应商限期整改，整改后重新验收。（三）验收记录与档案管理1.采购管理部门应建立采购验收记录档案，将验收报告及相关资料归档保存。2.验收记录档案应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期验收人员签字等内容，以便日后查阅和审计。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动质量问题、合同纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务；建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理控制采购价格；加强质量检验，严格验收程序，确保采购项目质量；建立合同纠纷处理机制，及时解决合同纠纷等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金