学校采购制度如何规定

PAGE学校采购制度如何规定一、总则1.目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的物资采购、服务采购等活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。公开公正原则：采购过程应公开透明，保证所有符合条件的供应商有平等参与竞争的机会，公正对待每一个供应商。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和性价比高的产品或服务，实现资源的优化配置。诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购预算、采购计划、采购重大事项等，对采购工作进行宏观指导和决策。2.采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。其职责包括：根据学校需求，编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等要求。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和评价，建立供应商档案。签订采购合同，并跟踪合同执行情况确保合同有效履行。整理采购文件资料，进行采购项目的验收工作，办理款项支付手续等。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，对采购项目的技术规格和质量要求等进行明确和确认，并参与采购项目的验收工作。三、采购预算管理1.预算编制各部门应根据学校发展规划和实际工作需要，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、数量、规格、预计金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。采购预算应结合学校财务状况和年度资金安排进行综合平衡，确保采购项目与学校财力相适应。2.预算审批采购预算编制完成后，由部门负责人审核签字，报学校财务部门审核，最后提交采购领导小组审批。经批准后的采购预算作为采购活动的控制依据。未经批准，不得擅自调整采购预算。3.预算调整在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容和金额等。经采购领导小组审批同意后，并报财务部门备案，方可进行预算调整。四、采购方式1.公开招标适用范围：达到规定限额标准以上的货物、服务采购项目，具备公开招标条件的，应当采用公开招标方式。招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标评标活动，请评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。2.邀请招标适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。招标程序：采购执行部门根据采购项目特点和潜在供应商情况，确定邀请招标供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求，编制投标文件并在规定时间内提交。采购执行部门组织开标评标活动，评标委员会进行评标，确定中标供应商。3.竞争性谈判适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。在谈判文件规定的时间和地点，与符合资格条件的供应商进行谈判。供应商应按照谈判文件要求进行报价和谈判。根据谈判情况，谈判小组要求供应商进行二次报价或最终报价。谈判小组根据报价和其他谈判条件，确定成交供应商。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由。采购执行部门对申请进行审核，并组织相关人员进行论证。如论证通过，报采购领导小组审批。采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价程序：采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。供应商应在规定时间内进行报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。五、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额以及采购原因等内容。采购申请表经部门负责人签字后提交给采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后进行初步审核，审核内容包括采购项目是否符合预算、是否有必要采购等。审核通过后，提交采购领导小组审批。采购领导小组根据相关规定和实际情况进行审批，批准后采购执行部门方可组织采购活动。3.采购实施采购执行部门根据采购项目特点和采购方式要求，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，按照相应程序成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判或询价等。在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解答供应商疑问。4.合同签订采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。采购合同签订后应报学校相关部门备案。5.验收付款采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对货物的数量、质量、规格等进行检查验收。验收合格后，填写验收报告。采购执行部门根据验收报告办理款项支付手续。支付款项时，应严格按照合同约定和财务制度进行审核，确保付款准确无误。六、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商应具备的条件，如具有合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。采购执行部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等相关资料，并进行实地考察或委托第三方机构进行调查评估。经审查合格的供应商纳入学校供应商名录。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。采购执行部门通过收集采购部门、需求部门、使用部门等相关人员的反馈意见，结合采购项目的验收情况、合同执行情况等对供应商进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.供应商激励与淘汰对于评价结果优秀的供应商，在后续采购项目中给予优先考虑、增加采购份额等激励措施。对于评价结果不合格的供应商，采购执行部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商名录中淘汰，并停止与其合作。七、采购文件管理1.采购文件的编制采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式要求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款评标标准、采购程序、合同草案等内容，确保采购文件完整、准确、清晰。2.采购文件的审核与批准采购文件编制完成后，应由采购执行部门负责人进行审核，确保采购文件符合采购需求和相关规定。审核通过后，报采购领导小组批准。经批准后的采购文件作为采购活动实施的依据。3.采购文件的保存采购活动结束后，采购执行部门应及时整理采购文件，包括采购申请表、采购审批文件、招标文件、投标文件、谈判记录、询价通知书、报价文件、采购合同、验收报告等，并按照档案管理规定进行保存。采购文件的保存期限应符合国家法律法规和学校档案管理要求。八、监督与检查1.内部监督学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门人员、财务人员等组成。采购监督小组对采购活动全过程进行监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。发现问题及时提出整改意见，并督促采购执行部门进行整改。2.审计监督学校审计部门定期对采购项目进行审计检查，审查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。对审计发现问题，及时下达审计意见书，要求相关部门进行整改，并