医院基建采购管理制度

PAGE医院基建采购管理制度一、总则（一）目的为加强医院基建采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保基建项目质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有基建项目的采购活动，包括新建、改建、扩建项目涉及的工程物资、设备、服务等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受医院内部和社会监督，提高采购透明度。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，实现医院利益最大化。5.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保基建项目的质量和安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立基建采购领导小组，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人组成。负责审议基建采购计划、重大采购项目的决策、监督采购过程等。（二）采购执行部门1.基建管理部门负责编制基建采购计划，明确采购需求和技术规格要求。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。协调解决采购过程中的问题，参与采购项目的验收工作。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购项目进行财务核算和审计，确保资金使用合规合法。3.审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性。检查采购合同的执行情况，对发现的问题提出整改意见。参与重大采购项目的招标、评标等活动，提供审计意见。4.使用部门提出采购需求，参与采购项目技术规格的制定。协助基建管理部门进行采购项目的验收工作，提供使用反馈意见。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.基建管理部门应根据医院基建项目规划和年度工作计划，结合项目进度安排，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，基建管理部门应充分征求使用部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划应按照医院内部审批流程进行审核，经医院领导批准后实施。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划的，基建管理部门应及时提出调整申请，并说明调整原因、调整内容及对项目进度和预算的影响。2.采购计划调整申请应按照医院内部审批流程进行审核，经批准后实施。调整后的采购计划应及时通知相关部门。四、采购方式与程序（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。通过公开招标，能够充分引入竞争，确保采购项目的质量和价格优势。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应选择不少于三家符合条件的供应商参与投标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向不少于三家供应商发出询价通知书获取报价，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.公开招标程序招标公告发布：基建管理部门在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等。资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等，确定合格的投标人名单。发售招标文件：向资格预审合格的投标人发售招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标文件编制与递交：投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的时间内递交至指定地点。开标：按照招标文件规定的时间和地点开标，当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在规定的媒体上进行公示，公示期不少于三个工作日。签订合同：公示无异议后，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序发出邀请书：基建管理部门向不少于三家符合条件的供应商发出邀请书，邀请书应包括招标项目的基本情况和投标邀请。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件内容与公开招标相同。投标文件编制与递交：供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的时间内递交至指定地点。开标、评标：开标、评标程序与公开招标相同。中标公示与签订合同：中标公示和签订合同程序同公开招标。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：由基建管理部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成谈判小组，并确定谈判小组成员名单。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术规格要求、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中可以要求供应商对谈判文件进行澄清、说明或提供补充材料。谈判过程中应记录谈判内容和结果。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照评定成交的标准确定成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序提出申请：基建管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、拟采购供应商名称及选择该供应商的理由等。论证：组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，专家应出具论证意见。审批：采购申请和论证意见经医院领导批准后实施。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同。5.询价程序成立询价小组：由基建管理部门、使用部门、财务部门等相关人员组成询价小组，并确定询价小组成员名单。制定询价文件：询价文件应明确询价项目的技术规格要求、商务条款、询价程序、评定成交的标准等内容。发出询价通知书：向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。报价：供应商按照询价通知书要求进行报价，并在规定的时间内将报价文件递交至指定地点。确定成交供应商：询价小组根据报价情况和评定成交的标准，确定成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，基建管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点及方式、质量标准、验收方法、付款方式及期限违约责任等。3.采购合同签订前，基建管理部门应将合同文本送财务部门、审计部门审核，审核通过后报医院领导批准。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。基建管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。基建管理部门有权对供应商的履约情况进行监督检查。3.如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.验收准备：采购项目到货前，基建管理部门应通知使用部门、质量控制部门等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同要求和验收标准。2.验收实施：采购项目到货后，由基建管理部门组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。3.验收报告：验收合格后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收情况等内容。验收报告应由验收人员签字确认。4.验收结果处理：如验收不合格，基建管理部门应及时通知供应商进行整改或退换货。整改或退换货完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。六、采购资金管理（一）预算管理1.财务部门应根据医院基建项目规划和采购计划，编制采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付时间等内容。2.采购资金预算应按照医院内部审批流程进行审核，经批准后纳入医院年度预算管理。3.在采购资金预算执行过程中，如因项目变更等原因需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批调整。（二）支付管理1.采购资金支付应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。基建管理部门应根据合同执行情况和验收报告，及时向财务部门提交付款申请。2.财务部门在收到付款申请后，应审核付款申请的真实性、合法性和完整性。审核通过后，按照医院财务管理制度办理资金支付手续。3.对于金额较大的采购项目，应实行银行转账支付，确保资金支付的安全和规范。（三）财务核算与审计1.财务部门应按照医院财务会计制度，对采购资金进行单独核算，准确记录采购项目的资金收支情况。2.审计部门应定期对采购资金进行审计监督，审查采购资金的使用是否合规合法，是否存在浪费、挪用等问题。3.对于审计发现的问题，应及时下达审计整改意见，督促相关部门进行整改落实。七、采购监督与考核（一）内部监督1.医院审计部门应定期对基建采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，检查采购合同的执行情况，对发现的问题提出整改意见。2.医院纪检监察部门应加强对基建采购过程的监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护医院采购秩序。3.在采购项目实施过程中基建管理部门、财务部门、使用部门等相关部门应相互监督，确保采购工作规范、透明、公正。（二）外部监督1.医院应主动接受社会监督，及时公开采购项目信息，接受公众的监督和质疑。2.对于涉及公共利益的重大基建采购项目，应按照相关规定进行公示，征求社会意见，确保采购行为符合公共利益。（三）考核评价1.医院建立基建采购考核评价制度，对基建管理部门及相关人员采购工作