学校采购审批制度

PAGE学校采购审批制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，特制定本采购审批制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：严格按照学校内部规定和审批流程进行采购操作。3.效益性原则：追求采购资金的合理使用和最大效益，确保所采购的物资和服务满足教学、科研及管理需求。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等参与机会，公平竞争，公正评标。二、采购审批流程（一）采购申请1.需求部门填写申请表：各部门根据教学、科研、办公等实际需求，填写《学校采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途、预计采购时间等信息。2.提交申请：将填写完整的申请表提交至本部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.审核内容：部门负责人对采购申请进行审核，重点审查采购需求的合理性、必要性，预算金额的准确性，以及是否符合本部门工作计划和实际情况。2.签署意见：如审核通过，部门负责人在申请表上签署同意意见，并提交至学校采购管理部门；如审核不通过，应明确指出原因，要求需求部门重新修改或调整采购申请。（三）采购管理部门初审1.形式审查：采购管理部门收到采购申请后，对申请表的完整性、规范性进行形式审查。2.预算核对：核对采购项目预算是否在学校下达的年度预算指标范围内，对于超预算的采购申请，要求需求部门说明原因并提供相关预算调整依据。3.采购方式建议：根据采购项目的性质、金额等因素，提出初步的采购方式建议，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。4.提交初审意见：采购管理部门完成初审后，在申请表上签署初审意见，连同采购申请一并提交至学校审批领导。（四）审批领导审批1.审批权限划分：根据采购项目的预算金额大小，明确不同级别审批领导的审批权限如下：预算金额在[X]元以下的采购项目，由[具体审批领导职务1]审批。预算金额在[X]元至[X]元之间的采购项目，由[具体审批领导职务2]审批。预算金额在[X]元以上的采购项目，由学校领导班子集体研究审批。2.审批决策：审批领导根据采购管理部门的初审意见、采购申请内容以及学校实际情况，做出审批决策。同意采购的，签署审批意见；不同意采购的，说明理由并退回采购申请。（五）采购实施1.采购部门执行：采购管理部门根据审批意见，组织实施采购活动。按照确定的采购方式，发布采购公告（招标书、谈判文件等），邀请合格供应商参与投标或谈判。2.组建评标（谈判）小组：对于招标采购项目，组建评标小组，成员包括学校相关部门代表、技术专家、财务人员等；对于竞争性谈判等项目，则组建谈判小组。评标（谈判）小组负责对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，确定中标（成交）供应商。3.签订合同：采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，报学校采购管理部门备案。（六）验收付款1.验收：采购项目完成后，由需求部门组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资数量、质量、规格型号、技术参数等方面。验收合格后，填写《学校采购验收单》。2.付款申请：供应商凭采购合同、发票、验收单等资料向学校财务部门提出付款申请。财务部门审核相关资料无误后，按照合同约定办理付款手续。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目达到国家规定的公开招标限额标准以上。采购项目技术规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.招标程序：采购管理部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。通过指定媒体或学校官网发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，评标小组按照招标文件规定的评标标准进行评标，并推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的。法律法规规定不宜公开招标的其他情形。2.招标程序：根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，一般不少于三家。向被邀请供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续招标程序与公开招标基本相同，但在资格审查、开标、评标等环节可根据实际情况适当简化。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购管理部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术、服务要求以及谈判程序、评定成交的标准等事项。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明单一来源采购的理由、拟采购的货物或者服务的名称、数量、规格型号、预算金额等内容，并提交至采购管理部门。采购管理部门组织相关人员对单一来源采购申请进行论证，并出具论证意见。将单一来源采购申请及论证意见提交至学校审批领导进行审批，审批通过后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求，一次性报出不得更改的价格及相关服务承诺。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。四、采购预算管理（一）预算编制1.编制依据：各部门根据学校年度工作计划、教学科研任务、资产配置标准等，结合上一年度采购实际情况，编制本部门年度采购预算。2.预算内容：采购预算应明确采购项目名称及明细、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。对于大型采购项目或有特殊要求的采购项目，应提供详细的技术方案和成本测算依据。3.编制时间：采购预算编制工作应在学校年度预算编制期间同步进行，并按时提交至学校财务部门和采购管理部门。（二）预算审核与调整1.审核：学校财务部门和采购管理部门对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算编制的合理性、准确性、完整性，以及是否符合学校整体预算安排和相关规定。2.调整：采购预算一经确定，原则上不予调整。如因特殊原因确需调整采购预算的，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，并详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，按照采购审批流程进行审批。经审批同意后，方可调整采购预算。（三）预算执行与监督1.执行：采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需超预算采购的，必须按照规定履行追加预算审批手续。2.监督：学校财务部门和采购管理部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期对采购项目的预算执行进度、资金使用情况等进行分析和评估，确保采购预算的严格执行。五、供应商管理（一）供应商准入1.资格要求：供应商应具备独立承担民事责任能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录等。2.准入程序：采购管理部门建立供应商信息库，对申请加入信息库的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料。经审查合格的供应商，纳入学校供应商信息库，并予以公布。（二）供应商评价与考核1.评价内容：定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、用户反馈等多种形式。2.考核指标：设定供应商考核指标体系，包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应时间、投诉处理满意度等具体指标。3.考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先参与学校采购项目、增加合作机会等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与退出1.淘汰情形：供应商如有下列情形之一的，采购管理部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交或者采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。在采购过程中向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。严重违反采购合同约定，给学校造成重大损失的。连续多次评价考核不合格的。2.退出程序：采购管理部门发出通知，告知供应商被淘汰的原因及处理决定，并收回其相关资质证书、授权文件等资料。同时，在学校范围内发布公告，宣布该供应商退出学校供应商体系。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件资料，主要有采购申请表、采购预算文件、采购方式审批文件、招标文件（招标公告、投标文件、评标报告等）、谈判文件（谈判邀请书、谈判记录、成交确认书等）、询价文件（询价通知书、报价文件、成交合同等）、采购合同、验收单、发票、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.整理：采购管理部门负责对采购档案进行整理，按照采购项目类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料齐全、完整、规范。2.归档：采购活动结束后，采购管理部门应及时将整理好的采购档案移交学校档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应建立采购档案目录索引，便于查询和利用。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应根据国家有关规定和学校实际情况确定，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年以上。（四）档案查阅与借阅1.查阅：因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经采购管理部门负责人批准后