山东采购内部控制制度

PAGE山东采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强山东公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进公司健康发展，依据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵守公司内部规章制度。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应当公开透明，遵循公平竞争原则，确保采购过程和结果公正。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制体系，加强对采购各环节的监督和控制，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务执行工作。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和预算。2.组织实施采购活动,包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购订单的下达、跟踪和验收。4.建立和维护供应商档案。5.收集、整理采购信息，分析采购成本和效益情况。（三）其他相关部门1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门负责审核采购预算、支付货款，对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据公司业务需要和实际工作情况，定期或不定期提出采购需求。采购需求应当明确、具体，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等。2.需求部门应当对采购需求进行必要的论证和审核，确保采购需求的合理性和必要性。对于重大采购需求，应当提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当报采购决策委员会审批。经审批后的采购计划应当严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划，应当按照规定的程序重新审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应当通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步调查和评估。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察和综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单。3.供应商管理采购部门应当与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系。对于不合格供应商，应当及时淘汰，并停止与其合作。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货时间、交货地点、付款方式等条款进行协商，争取有利的采购条件。采购谈判应当由采购部门负责人或其授权代表主持，相关人员参加。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门应当起草采购合同，并提交法律部门审核。法律部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和有效性。（五）采购订单下达与执行1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应当明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商签字确认。2.采购订单执行跟踪采购部门应当对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商存在问题或可能影响交货的情况，应当及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题。3.到货验收采购物资或服务到货后，需求部门应当按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格等方面。验收合格后，需求部门应当出具验收报告。如验收不合格，需求部门应当及时通知采购部门，采购部门应当与供应商协商解决问题，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并提交财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单的真实性、合法性和完整性，审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。3.财务部门应当对采购付款进行记录和核算，确保采购资金支付的准确性和合规性。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应当定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合同风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对加强对供应商的管理和监督，签订详细的合作协议，明确违约责任和赔偿方式。建立供应商信用档案，对供应商的信用状况进行跟踪和评估。如发现供应商存在违约行为，及时采取法律措施追究其责任。2.采购价格波动风险应对关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值、签订长期合同等方式锁定采购价格，降低价格波动风险。3.质量风险应对加强对采购物资或服务的质量检验和验收工作，严格按照合同要求进行验收。要求供应商提供质量保证文件，并对其质量体系进行审核。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并要求供应商承担相应的损失。4.合同风险应对加强对采购合同的管理，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节符合法律法规和公司内部规定。合同签订前应当进行法律审核，合同履行过程中应当跟踪监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如因合同纠纷导致公司利益受损，可以通过法律途径维护公司合法权益。五、采购内部控制监督与评价（一）内部监督1.审计部门应当定期对采购业务进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.'采购部门应当建立内部自查机制，定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应当配合审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。（二）评价与改进1.公司应当定期对采购内部控制制度的有效性进行评价，根据评价结果总结经验教训，发现存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。2.采购部门应当