学校采购监督管理制度

PAGE学校采购监督管理制度一、总则（一）目的为加强学校采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选择供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。2.审定采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等进行审批。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构，其职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。2.负责编制采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.建立采购档案，保存采购活动相关资料。5.对采购项目进行跟踪管理，协调解决采购过程中的问题。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购制度的规定。2.审查采购文件、采购合同等是否合法合规。3.对采购过程中的开标评标、合同签订等关键环节进行现场监督。4.受理对采购活动的投诉举报，调查处理采购活动中的违规违纪行为。（四）其他部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，并对采购项目实施过程进行配合和监督。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督管理，确保资金安全和合理使用。3.资产管理部门负责对采购项目的资产进行验收、登记、入账等管理工作，确保资产的安全和完整。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作任务，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求进行编制，经学校财务部门审核后报学校采购领导小组审定。3.采购预算一经审定，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报学校采购领导小组审批。（二）采购计划制定1.采购部门应根据审定的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.采购计划应提前向社会公开，接受社会监督。采购计划公开的内容包括采购项目名称、采购预算金额、采购方式、采购需求、采购时间安排等。3.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质完成。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序报学校采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动公开招标应作为学校采购的主要方式，凡达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定程序发布招标公告，并组织开标评标活动。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购预算金额、采购需求及技术规格、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.开标评标活动应按照招标文件规定的程序和方法进行，确保评标过程公平公正。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应按照规定程序发布投标邀请书，并组织开标评标活动。投标邀请书应向三家以上符合相应资格条件的供应商发出，邀请书内容应包括采购项目名称、采购预算金额、采购需求及技术规格、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.开标评标活动应按照招标文件规定的程序和方法进行，确保评标过程公平公正。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1>招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应按照规定程序成立谈判小组，并与供应商进行谈判。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，确保谈判结果公平公正。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应按照规定程序进行公示，并组织专家论证。公示期不得少于五个工作日，公示内容应包括采购项目名称、采购预算金额、采购需求及技术规格、拟采购的供应商名称、单一来源采购理由等。专家论证意见应作为单一来源采购的重要依据之一。采购部门应将公示情况和专家论证意见报学校采购领导小组审批。经批准后，采购部门应与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动2.采购的货物规格、标准统一采购金额较小、采购次数频繁的货物，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应按照规定程序向三家以上供应商发出询价通知书，并要求供应商在规定时间内一次性报出价格。询价通知书应明确采购项目名称、采购预算金额、采购需求及技术规格、报价要求、交货时间及地点等。采购部门应组织对供应商的报价进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制与审核（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同草案等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间及地点、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应按照国家有关法律法规和行业标准的要求编制，不得含有歧视性条款和不合理的条件。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应报采购监督小组进行审核。采购监督小组应重点审核采购文件是否符合法律法规和学校采购制度的规定，是否存在歧视性条款和不合理的条件，是否明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间及地点、售后服务等内容。2.采购监督小组应在规定时间内完成对采购文件的审核，并出具审核意见。采购部门应根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件合法合规、科学合理。六、采购程序（一）采购申请1.各需求部门应根据采购预算和采购计划，填写采购申请表，并提交采购部门。采购申请表应明确采购项目名称、采购预算金额、采购需求及技术规格等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，应进行初审。初审合格的，报采购监督小组进行审核。采购监督小组审核通过后，报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门应按照采购方式的要求，组织实施采购活动。采用公开招标方式采购的，应按照规定程序发布招标公告，并组织开标评标活动；采用邀请招标方式采购的，应按照规定程序发布投标邀请书，并组织开标评标活动；采用竞争性谈判方式采购的，应按照规定程序成立谈判小组，并与供应商进行谈判；采用单一来源采购方式采购的应按照规定程序进行公示，并组织专家论证；采用询价方式采购的，应按照规定程序向三家以上供应商发出询价通知书，并要求供应商在规定时间内一次性报出价格。2.采购活动应严格按照采购文件规定的程序和方法进行，确保采购过程公平公正。采购部门应做好采购活动的记录工作，包括采购文件、投标文件、开标评标记录、谈判记录、询价记录等，保存采购活动相关资料。（四）合同签订采购活动结束后，采购部门应根据评标结果或谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间及地点、售后服务等内容，确保采购合同的合法性和有效性。采购合同签订后，应报采购监督小组备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同的要求。验收合格的，需求部门应出具验收报告。2.财务部门应根据验收报告和采购合同办理付款手续。付款时应严格按照采购合同约定的付款方式和付款时间进行支付，确保采购资金安全和合理使用。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应加强对采购活动的全程监督，重点监督采购活动是否符合法律法规和学校采购制度的规定，采购文件是否合法合规，采购过程是否公平公正，采购合同是否签订履行等。2.采购部门应定期向采购监督小组报告采购工作进展情况，接受采购监督小组的监督检查。采购监督小组发现采购活动存在问题的，应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。3.学校纪检监察部门应依法对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。外部监督1.学校应主动接受社会监督，及时向社会公开采购信息，包括采购项目名称、采购预算金额、采购方式、采购需求、采购结果等，接受社会公众的监督和质疑。2.供应商对采购活动有异议的，可以向学校提出质疑。学校应在规定时间内对供应商的质疑进行答复。供应商对学校的答复不满意的，可以向政府采购监管部门投诉。政府采购监管部门应依法对投诉事项进行调查处理。（三）绩效评价1.学校应建立采购绩效评价制度，对采购项目的实施效果、采购资金使用效益、采购质量等进行评价。采购绩效评价应采用定性与定量相结合的方法，客观公正地评价采购项目的绩效情况。2.采购绩效评价结果应作为学校改进采购工作、调整采购预算、完善采购制度的重要依据。学校应根据采购绩效评价结果，总结经验教训，不断提高采购管理水平。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、开标评标记录、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理、装订成册，并编制档案目录。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购档案保管期满后，应按照规定程序进行销毁。销毁采购档案时，应进行登记，并由专人负责监销。九、违规处理（一）对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由政府采购监管部门责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇