慈善组织采购制度

PAGE慈善组织采购制度一、总则（一）目的为规范慈善组织的采购行为，确保采购活动合法、公正、透明、高效，保障慈善资源的合理使用，提高慈善项目的实施效果，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本慈善组织内部各部门及下属机构所进行的各类采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为的合法性。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.透明性原则：采购信息应公开透明，接受组织内部监督和社会公众监督，确保采购过程和结果可追溯。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现慈善资源的最大化利用。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由组织高层管理人员、财务人员、法务人员及相关业务部门负责人组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。其主要职责包括：1.审批采购预算和采购计划。2.审查采购项目的必要性、可行性和合规性。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键事项。4.对采购过程中的重大问题进行决策和协调。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购活动的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责如下：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行调查、评估和选择，建立供应商档案。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.法务部门：审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，防范采购法律风险。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购资金的使用效益等，提出审计意见和建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据年度工作计划和项目实施需求，在每年[具体时间]前编制下一年度采购预算草案，明确采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后，报财务部门汇总。财务部门根据组织整体财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购决策委员会审议通过后，报组织管理层批准执行。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际需求，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等。2.采购计划应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，确保各部门做好相应准备工作。3.因特殊情况需要调整采购计划的，采购部门应提前提出申请，说明调整原因和调整内容，经采购决策委员会批准后实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购组织以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购项目金额达到规定的公开招标限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。3.公开招标程序：采购部门发布招标公告，公告应在指定的媒体上发布，公告内容包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间和地点等。供应商报名并获取招标文件。采购部门对报名供应商进行资格预审，确定符合条件的供应商名单，并向其发售招标文件。供应商编制投标文件并在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标和定标。开标应公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购组织以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购部门确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购要求、投标截止时间、开标时间和地点等。供应商报名并获取招标文件。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单，并向其发售招标文件。供应商编制投标文件并在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标和定标。开标、评标和定标程序与公开招标相同。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购组织与多家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购部门发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判公告应在指定的媒体上发布，公告内容包括采购项目名称、采购内容、采购要求、供应商资格条件、谈判时间和地点等。供应商报名并获取谈判文件。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单，并向其发售谈判文件。谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应与所有参加谈判的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判小组要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购组织从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购部门提出申请：采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目名称、采购内容及规格、采购金额、申请单一来源采购的理由等，并附相关证明材料。采购决策委员会审批：采购决策委员会对采购部门提交的单一来源采购申请表进行审议，审批通过后，采购部门方可实施单一来源采购。与供应商协商：采购部门与单一供应商就采购价格、质量、服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。公示：采购组织应将单一来源采购项目的名称、采购内容、采购金额、采购理由、供应商名称等信息在指定媒体上进行公示，公示期不得少于[具体天数]个工作日。公示期间如有异议，采购组织应进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。（五）询价1.询价是指采购组织向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组制定询价文件，明确询价项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并向符合条件的供应商发出询价单。供应商在规定时间内报价。询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商资格条件应包括：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等。2.供应商准入程序：供应商向采购部门提交准入申请，申请应包括企业基本情况、营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、业绩证明材料、产品质量证明材料、售后服务承诺等相关资料。采购部门对供应商提交的申请资料进行初审，初审合格的供应商进入实地考察环节。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、售后服务能力等。采购部门根据初审和实地考察情况，对供应商进行综合评估，评估合格的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估与考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.评估与考核方式：定期评估：采购部门每年至少对供应商进行一次全面评估，评估结果作为供应商续用、调整合作关系的重要依据。不定期考核：采购部门在采购项目实施过程中，对供应商的交货期、产品质量等进行不定期考核，发现问题及时要求供应商整改。3.评估与考核结果应用：对于评估与考核优秀的供应商，采购部门可以给予增加采购份额、优先合作等奖励措施。对于评估与考核不合格的供应商，采购部门应要求其限期整改，整改后仍不合格的，采购部门应暂停与其合作，并从供应商名录中删除。（三）供应商淘汰与退出1.供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其淘汰并从供应商名录中删除：提供虚假资料骗取准入资格的。产品质量出现严重问题，给慈善组织造成重大损失的。交货期严重延误，影响慈善项目实施的。售后服务不到位，多次遭到投诉的。有商业贿赂等违法行为的。2.供应商主动提出退出合作关系的，应提前[具体天数]天书面通知采购部门。采购部门应与供应商进行沟通，妥善处理相关事宜，并办理退出手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与其签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括采购项目名称、采购内容、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门审查，法务部门应重点审查合同的合法性、合规性和完整性。经法务部门审查通过的合同草案，报采购决策委员会批准后签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等交付货物或提供服务。采购部门应按照合同约定的付款方式及时支付货款。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，双方应及时协商解决，并采取必要的补救措施，减少损失。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等条款。2.合同变更或解除协议签订前，采购部门应将协议草案提交法务部门审查，经法务部门审查通过后，报采购决策委员会批准。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等是否符合合同约定，服务是否达到合同要求等。2.验收合格的，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、验收依据、验收标准、验收结果等内容。验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改，整改后重新验收。（五）合同归档采购部门应将采购合同及相关资料进行整理、归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、评标报告、验收报告等资料。合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行。七、采购监督与审计（一）内部监督1.组织内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用效益等。2.审计部门在审计过程中发现问题