单位政府采购询价制度

PAGE单位政府采购询价制度一、总则（一）目的为了规范单位政府采购询价行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的询价活动。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动信息应全面、真实、准确地公开，确保供应商能够及时获取相关信息，公平参与竞争。2.公平竞争原则给予所有符合条件的供应商平等的机会参与询价，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则采购活动应按照既定的程序和标准进行，确保采购结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则参与采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或不正当竞争。二、询价采购的组织与管理（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善单位政府采购询价制度及相关操作规程。2.审核采购需求，确保采购需求合理、准确、完整。3.组织实施询价采购活动，包括确定询价供应商名单、发布询价文件、组织询价会议、记录询价过程等。4.协调解决采购过程中出现的问题，对采购项目进行跟踪和监督。5.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，并对采购项目进行绩效评价。（二）内部监督部门职责1.对政府采购询价活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。2.受理供应商的质疑和投诉，并及时进行调查处理。3.对采购活动中的违规行为提出处理建议，维护采购秩序。（三）其他相关部门职责1.使用部门负责提出采购需求，配合采购管理部门做好采购项目的前期调研和论证工作。2.财务部门负责审核采购预算，办理采购资金的支付和结算手续，对采购资金的使用情况进行监督。三、询价采购程序（一）采购需求申报1.使用部门根据工作需要，填写《政府采购询价需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并提交相关的技术资料和市场调研情况。2.采购需求申报表经使用部门负责人签字确认后，报采购管理部门审核。（二）采购预算编制与审核1.采购管理部门根据采购需求申报表，编制采购预算，明确采购项目的资金来源和预算金额。2.财务部门对采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。采购预算经财务部门审核通过后，报单位领导审批。（三）询价文件编制与发布1.采购管理部门根据采购需求和预算，编制询价文件。询价文件应包括询价公告、供应商须知、采购需求、报价表、合同条款等内容。2.询价文件编制完成后，采购管理部门应组织内部相关人员进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰。经审核通过的询价文件，在单位内部网站或其他指定媒体上发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。（四）供应商选择与邀请1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，从政府采购供应商库或其他渠道筛选出符合条件的供应商名单，并向其发出询价邀请。2.询价邀请应明确询价文件的获取方式、报价截止时间、询价会议时间和地点等信息。（五）询价文件发放1.供应商收到询价邀请后，应在规定的时间内到采购管理部门领取询价文件。采购管理部门应向供应商提供纸质或电子版本的询价文件，并要求供应商签收确认。2.供应商领取询价文件后，如有疑问或需要澄清的问题，应在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出。采购管理部门应及时对供应商的问题进行回复，并将回复内容以书面形式通知所有参与询价的供应商。（六）报价文件接收与审查1.供应商应在报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购管理部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.采购管理部门在收到供应商的报价文件后，应进行审查。审查内容包括报价文件的完整性、密封性、报价的合理性、技术规格和商务条款的响应情况等。如发现报价文件存在问题，应及时通知供应商进行补充或修正。（七）询价会议组织1.采购管理部门根据报价文件审查情况，确定参与询价会议的供应商名单，并组织召开询价会议。询价会议应由采购管理部门负责人主持，内部监督部门、使用部门、财务部门等相关人员参加。2.询价会议应按照以下程序进行：（1）采购管理部门负责人介绍采购项目的基本情况和询价会议的目的、程序、纪律等要求。（2）供应商依次介绍公司概况、产品优势、售后服务等情况，并对询价文件中的技术规格和商务条款进行确认或提出偏离意见。（3）采购管理部门就采购需求、技术规格、商务条款等内容与供应商进行沟通和交流，要求供应商对报价进行解释和说明。（4）供应商进行二次报价，采购管理部门记录供应商的报价情况。（5）询价会议结束后，采购管理部门整理会议记录，形成《询价会议纪要》，经参会人员签字确认后存档。（八）采购结果确定1.采购管理部门根据询价会议情况和供应商的报价，综合考虑采购项目的质量、价格、售后服务等因素，确定成交供应商。成交供应商应满足以下条件：（1）报价合理，且在采购预算范围内。（2）技术规格和商务条款响应程度最优。（3）具有良好的售后服务承诺和能力。2.采购管理部门将确定的成交供应商名单报单位领导审批。经单位领导审批通过后，采购管理部门向成交供应商发出《成交通知书》，并同时将采购结果通知所有参与询价的供应商。（九）采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商按照《成交通知书》和询价文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并对双方的权利和义务进行约定。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门根据采购合同办理采购资金的支付手续。（十）采购项目验收1.采购项目到货后，使用部门应按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术参数等是否符合合同约定。2.使用部门验收合格后，应填写《政府采购项目验收报告》，经使用部门负责人签字确认后报采购管理部门。采购管理部门组织内部监督部门、财务部门等相关人员对采购项目进行抽验，抽验合格后，采购项目方可正式投入使用。四、询价采购的相关要求（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）询价文件要求1.询价文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰，不得含有歧视性、倾向性或不合理的条款。2.询价文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、报价要求、评标标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求和报价要求。3.询价文件应规定报价文件的格式、内容和提交方式，以及询价会议的时间、地点、程序和纪律等要求。（三）报价要求1.供应商应按照询价文件的要求编制报价文件，报价应包括货物的单价、总价、运费、税费、售后服务费等所有费用，并注明价格组成明细。2.供应商的报价应真实、准确、合理，不得低于成本价或高于市场同类产品的价格。如发现供应商的报价存在明显不合理或低于成本价的情况，采购管理部门有权要求供应商进行解释或提供相关证明材料。3.供应商应在报价截止时间前提交报价文件，逾期提交或未按要求提交的报价文件将被视为无效报价。（四）询价会议要求1.询价会议应按照预定的时间、地点和程序进行，确保会议的公正性和严肃性。2.询价会议应由采购管理部门负责人主持，内部监督部门、使用部门、财务部门等相关人员参加。参会人员应严格遵守会议纪律，不得泄露采购项目的机密信息。3.询价会议应记录供应商的报价情况、技术规格和商务条款的响应情况、对报价的解释和说明等内容，形成《询价会议纪要》。《询价会议纪要》应经参会人员签字确认后存档，作为采购结果确定的重要依据。（五）采购合同要求1.采购合同应符合相关法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰，不得含有歧义或不合理的条款。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并对双方的权利和义务进行约定。采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。3.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行，并承担相应的法律责任。五、监督与检查（一）内部监督1.内部监督部门应定期对政府采购询价活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商的资格审查情况、询价会议的组织情况、采购结果的确定情况等。2.内部监督部门应建立健全监督检查档案，对检查中发现的问题进行记录和分析，并及时提出整改意见和建议。对违规行为应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等政府相关部门的监督检查，积极配合政府相关部门的工作，如实提供采购项目的相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。六、质疑与投诉处理（一）质疑处理1.供应商对采购文件、采购过程、采购结果等事项有疑问的，可以在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出质疑。质疑书应包括质疑事项、事实依据、相关证明材料等内容。2.采购管理部门收到供应商的质疑书后，应在规定的时间内进行答复。答复内容应明确、具体、合理，并以书面形式通知质疑供应商和其他相关供应商。（二）投诉处理1.供应商对采购管理部门的质疑答复不满意或者采购管理部门未在规定的时间内作出答复的，可以在规定的时间内向内部监督部门投诉。投诉书应包括投诉事项、质疑情