总工会招标采购管理制度

PAGE总工会招标采购管理制度一、总则（一）目的为了规范总工会招标采购活动，加强对招标采购工作的管理和监督，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会机关及所属各事业单位、工会组织开展的各类招标采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息公开透明，采购过程公平公正，所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善招标采购管理制度、流程和标准。2.组织实施招标采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.对采购项目进行全程跟踪和监督，协调解决采购过程中出现的问题。4.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和信用评价。（二）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，负责资金的安排和支付。2.对采购项目的资金使用情况进行监督和检查，确保资金使用合规。3.协助采购管理部门进行采购合同的审核和管理。（三）需求部门1.根据工作需要提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。2.参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。3.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。（四）监督部门1.对招标采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。2.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.定期对招标采购工作进行审计和检查，提出改进意见和建议。三、招标采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据工作实际需要，提前编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行审核和整合，形成年度采购计划草案，报单位领导审批。4.经批准的年度采购计划应严格执行，确需调整的，应按规定程序重新审批。（二）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门的批准。3.采购管理部门应组织相关人员对采购方式的选择进行论证，确保采购方式的合理性和合法性。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、交货时间、验收方式等实质性内容，确保采购项目的质量和要求得到有效落实。3.采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保文件内容准确、完整、合法。（四）采购信息发布1.采用公开招标方式的采购项目，应在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购代理机构、采购内容及数量、预算金额、采购方式、获取采购文件的时间和地点、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。采购邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购文件获取时间和地点、响应文件提交截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购信息发布后，应及时对潜在供应商的报名情况进行跟踪和反馈，确保采购活动的顺利进行。（五）供应商资格审查1.采购管理部门应按照采购文件规定的资格条件，对报名参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况、信用记录等。2.对通过资格审查的供应商，采购管理部门应向其发放采购文件，并告知其应遵守的采购规则和注意事项。3.对未通过资格审查的供应商，采购管理部门应及时通知其原因，并告知其享有依法申诉的权利。（六）采购评审组织1.采购管理部门应根据采购项目的特点和规模大小，组建评标委员会或谈判小组、询价小组等采购评审组织。采购评审组织应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应符合相关规定。2.采购评审组织成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和评标标准，能够独立、公正地履行职责。3.采购评审组织成员应严格遵守采购评审纪律，不得泄露采购评审过程中的信息，不得与供应商进行私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益。（七）采购评审过程1.采购评审组织应按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，不得偏袒任何一方。2.采购评审组织成员应认真阅读供应商的响应文件，对文件中的技术方案、商务条款、价格等内容进行仔细评审，并做好评审记录。3.在评审过程中，采购评审组织可以要求供应商对响应文件中的有关内容进行澄清或说明，但不得改变响应文件的实质性内容。4.采购评审组织应根据评审结果，推荐中标候选人或成交供应商，并编写采购评审报告。采购评审报告应包括采购项目基本情况、采购方式、评审过程、评审结果等内容。（八）采购合同签订1.采购管理部门应根据采购评审报告，确定中标供应商或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。2.中标供应商或成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、服务要求、验收方式、付款方式等内容，确保双方的权利和义务得到有效落实。3.采购合同签订后，应及时报财务部门备案，并按照合同约定组织实施采购项目。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能、服务等方面。2.验收过程中，需求部门应邀请采购管理部门、财务部门等相关人员参加，并邀请专业技术人员进行技术鉴定。验收合格后，应出具验收报告。3.对验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或重新提供货物、工程或服务。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究其违约责任。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应会同财务部门、需求部门等相关人员，根据年度工作计划和实际需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑采购项目的必要性和可行性，合理安排资金。同时，应结合市场价格变化情况，对采购预算进行科学预测和调整。3.采购预算编制完成后，应报单位领导审批。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按规定程序重新审批。（二）预算执行1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购项目在预算范围内完成。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行资金支付。对超预算采购的项目，财务部门有权拒绝支付资金。3.需求部门应积极配合采购管理部门和财务部门做好采购预算执行工作，及时提供采购项目的相关信息，确保采购活动顺利进行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因需要调整采购预算的，采购管理部门应会同财务部门、需求部门等相关人员进行论证，并按规定程序报单位领导审批。2.采购预算调整应遵循“先报批、后调整”的原则，确保调整后的采购预算合理、合规。调整后的采购预算应及时通知相关部门和人员，并严格按照调整后的预算执行。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门应建立供应商库，对参与总工会招标采购活动的供应商进行集中管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等内容。2.供应商库的建立应遵循公开、公平、公正的原则，通过公开征集、推荐、审核等方式，吸纳符合条件的供应商入库。3.采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，及时清理不符合条件的供应商，确保供应商库的质量和有效性。（二）供应商资格审查1.采购管理部门应按照采购文件规定的资格条件，对报名参加采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩情况、财务状况、信用记录等。2.对通过资格审查的供应商，采购管理部门应向其发放采购文件，并告知其应遵守的采购规则和注意事项。3.对未通过资格审查的供应商，采购管理部门应及时通知其原因，并告知其享有依法申诉的权利。（三）供应商信用评价1.采购管理部门应建立供应商信用评价制度，对供应商在招标采购活动中的表现进行信用评价。信用评价内容包括供应商的履约情况、产品质量、售后服务、价格水平、诚信记录等方面。2.供应商信用评价应采用定性与定量相结合的方式，定期进行评价和更新。评价结果应作为供应商参与后续采购活动的重要参考依据。3.对信用评价良好的供应商，采购管理部门可以给予一定的优惠政策和奖励措施；对信用评价较差的供应商，采购管理部门应限制其参与后续采购活动，并依法追究其违约责任。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对招标采购活动进行监督检查，重点检查采购项目的合法性、合规性、公正性、效益性等方面。2.监督检查内容包括采购计划编制、采购方式确定、采购文件编制、采购信息发布、供应商资格审查、采购评审组织、采购评审过程、采购合同签订、采购项目验收、采购预算管理、供应商管理等环节。3.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）投诉举报处理1.任何单位和个人对招标采购活动中的违规行为有权进行投诉举报。投诉举报应采用书面形式，并提供相关证据材料。2.监督部门应设立专门的投诉举报渠道，及时受理投诉举报事项。对投诉举报事项应进行认真调查核实，依法依规作出处理决定。3.对投诉举报属实的，监督部门应依法追究相关单位和人员的责任；对投诉举报不实的，应及时向投诉举报人反馈