宜昌红十字采购制度

PAGE宜昌红十字采购制度一、总则（一）目的为规范宜昌红十字会的采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障物资和服务的及时供应，确保红十字会各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宜昌红十字会机关及所属各单位（以下统称“本会”）使用财政性资金、社会捐赠资金等进行的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购活动应公开采购信息、采购程序和采购结果，接受社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。4.诚实信用原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立宜昌红十字会采购领导小组，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，确保采购决策的科学性和公正性。采购领导小组由会领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购的执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、招标、谈判、合同签订、验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施过程进行监督。2.财务部门负责采购资金的预算编制、资金支付和财务管理，审核采购项目的费用支出，确保资金使用的合规性和效益性。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核后，提交采购领导小组审议通过。3.采购预算应纳入本会年度预算管理，确保采购资金的合理安排。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.采购预算调整申请经财务部门审核、采购领导小组批准后，方可进行调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：编制招标文件。采购办公室应根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告。通过指定的媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件。向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并提供相关的答疑和澄清服务。开标、评标。按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。定标。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同。采购办公室与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。采购办公室根据采购项目的特点和需求，从符合条件的供应商中确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。采购办公室应根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发售招标文件。向被邀请的供应商发售招标文件，并提供相关的答疑和澄清服务。开标、评标。按照招标文件规定的时间和地点进行开标、评标，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。定标。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同。采购办公室与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购办公室代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同。采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购办公室代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定供应商。采购小组对拟采用单一来源采购方式的采购项目进行论证，论证后确定单一来源供应商，并报采购领导小组批准。签订合同。采购办公室与单一来源供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购办公室代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同。采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《宜昌红十字会采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交采购办公室。（二）采购审批1.采购办公室收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的情况，做出是否批准采购的决定。（三）采购实施1.采购办公室根据采购领导小组的批准意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购办公室应严格按照采购程序和相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购办公室应及时与供应商沟通协调，了解采购项目的进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的，验收人员应在《宜昌红十字会采购验收单》上签字确认；验收不合格的，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商采取措施解决问题。如供应商无法解决问题，采购办公室应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.《采购验收单》经需求部门负责人审核签字后，提交采购办公室存档。（六）付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购项目的费用支出，并按照规定的付款方式进行付款。2.采购项目的付款应严格按照合同约定执行，不得擅自改变付款方式和付款时间。六、采购合同管理（一）合同签订采购办公室应与成交供应商签订书面采购合同，合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。（二）合同履行1.采购办公室和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购办公室应及时与供应商协商，并签订相关协议。（三）合同验收采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门对合同履行情况进行验收，验收合格后方可办理结算手续。（四）合同归档采购合同签订后，采购办公室应将合同副本及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。七、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购