制造采购合同评审制度

PAGE制造采购合同评审制度一、总则（一）目的为规范公司制造采购合同管理，确保采购合同合法、合规、有效，保障公司利益，特制定本评审制度。本制度旨在对制造采购合同进行全面、细致的审查，识别潜在风险，优化合同条款，提高合同履行质量，促进公司采购业务的顺利开展，维护公司正常生产经营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司所有制造采购合同的评审活动，包括但不限于原材料采购、零部件采购、设备采购等与制造相关的采购合同。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律强制性条款，确保合同的有效性和可执行性。2.合规性原则：严格遵守公司内部的各项规章制度和业务流程，确保采购活动的规范性和透明度。3.风险防控原则：对采购合同中的风险进行全面评估和防控，重点关注质量风险、交付风险、价格风险、知识产权风险等，采取有效措施降低风险发生的可能性和影响程度。4.公平公正原则：在合同条款制定和评审过程中，遵循公平公正的原则，保障双方的合法权益，避免出现显失公平的条款和行为。5.效益原则：在保证合同质量和风险可控的前提下，注重提高采购效益，降低采购成本，实现公司利益最大化。二、合同评审职责分工（一）采购部门1.负责采购合同的起草和发起评审，提供合同基本信息，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等。2.对供应商的资质、信誉、生产能力等进行初步调查和评估，并在评审过程中提供相关信息和建议。3.负责与供应商就合同条款进行沟通和协商，跟踪合同评审进度，及时反馈评审意见和问题。4.根据评审意见对采购合同进行修改和完善，并负责合同的签订、履行和后续管理工作。（二）法务部门1.对采购合同的合法性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。2.对合同中的法律术语、格式条款、争议解决条款进行审核和规范，确保合同的法律严谨性。3.参与合同谈判和协商过程，从法律角度提供专业意见和建议，协助采购部门防范法律风险。4.解答合同评审过程中涉及的法律问题，对重大合同或存在法律风险的合同出具法律意见书。（三）财务部门1.对采购合同的价格条款进行审核，评估采购成本的合理性和经济性，确保公司资金支出的效益。2.审查合同中的付款方式、结算周期、发票条款等财务相关内容，确保符合公司财务管理制度和税务法规要求。3.对合同执行过程中的财务风险进行评估和预警，并提供相应的财务建议和措施。4.参与合同谈判和协商过程，从财务角度提供专业意见和建议，协助采购部门控制财务风险。（四）技术部门1.根据采购项目的技术要求，对合同中的技术条款进行审核，确保采购的产品或服务符合公司生产制造的技术标准和要求质量标准。2.对采购产品的技术规格、性能参数、验收标准等进行明确和细化，避免因技术条款不清导致合同履行纠纷。3.参与合同谈判和协商过程，从技术角度提供专业意见和建议，协助采购部门解决技术问题。4.在合同履行过程中，负责对采购产品进行技术验收，出具技术验收报告。（五）质量管理部门1.对采购合同中的质量条款进行审核，确保采购产品的质量符合公司质量管理体系要求和相关行业标准。2.明确采购产品的质量标准和验收程序，参与制定质量验收方案，保障公司生产制造的产品质量稳定可靠。3.对采购产品的质量问题进行跟踪和处理，在合同评审过程中提供质量风险评估和防控建议。4.参与合同谈判和协商过程，从质量角度提供专业意见和建议，协助采购部门维护公司质量利益。（六）其他相关部门根据采购项目的具体情况和需要，其他相关部门如生产部门、物流部门等参与合同评审，提供与本部门业务相关领域的意见和建议，确保采购合同与公司整体生产经营活动相协调一致。三、合同评审流程（一）合同起草与发起评审1.采购部门根据采购需求和市场调研情况，起草制造采购合同。合同内容应包括但不限于双方当事人的基本信息、采购标的、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.采购部门完成合同起草后，填写《制造采购合同评审申请表》，详细说明采购项目背景、合同主要条款、评审重点关注问题等内容，并提交给部门负责人审核。3.采购部门负责人对合同起草内容进行审核，确认合同条款完整、准确，符合采购需求和公司相关规定后签字批准，并将合同及评审申请表提交至合同评审小组进行评审。（二）初审1.合同评审小组收到采购合同及评审申请表后，由采购部门负责人介绍采购项目情况和合同主要内容。2.各评审部门按照职责分工对合同进行初步审查。采购部门重点审查合同条款与采购需求的一致性、供应商信息的完整性等；法务部门审查合同合法性和法律风险；财务部门审查价格条款和财务风险；技术部门审查技术条款和质量标准；质量管理部门审查质量条款和验收程序；其他相关部门根据具体需求审查相关内容。3.各评审部门在规定时间内完成初审，并填写《制造采购合同评审意见表》，详细记录初审意见和建议。初审意见应明确、具体，指出合同条款存在的问题及改进方向。（三）会审1.合同评审小组组织会审会议，由采购部门负责人主持，各评审部门代表参加。2.在会审会议上，各评审部门依次汇报初审意见，对合同条款进行集中讨论和分析。针对初审意见中存在的分歧和问题，共同协商解决方案，确保合同条款的合理性、完整性和风险可控性。3.采购部门负责记录会审会议内容，形成《制造采购合同会审纪要》。会审纪要应详细记录会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的修改意见和下一步工作安排等。（四）终审1.根据会审意见，采购部门对采购合同进行修改和完善。修改后的合同再次提交给合同评审小组进行终审。2.终审主要审查合同修改内容是否符合会审意见要求，合同整体条款是否完整、准确、合理，是否存在新的风险和问题。3.法务部门对修改后的合同进行最终合法性审查，确保合同符合法律法规规定。财务部门对合同修改后的价格条款和财务风险进行再次审核。其他评审部门根据各自职责进行相关内容的终审确认。4.合同评审小组在终审通过后，出具《制造采购合同评审报告》。评审报告应明确合同是否通过评审，对合同条款的评价和建议，以及合同履行过程中的风险提示等内容。（五）合同签订1.采购部门根据合同评审报告，与供应商就合同条款进行最终确认。如双方无异议，按照公司合同签订流程办理合同签订手续。2.合同签订后，采购部门将合同副本分发给各评审部门及相关部门存档备案，以便跟踪合同履行情况和进行后续管理。四、合同评审内容（一）供应商资质与信誉1.审查供应商的营业执照、生产许可证、经营资质证书等相关证件是否齐全、有效，经营范围是否涵盖采购项目所需产品或服务。2.调查供应商的信誉状况，包括是否存在不良信用记录、合同违约情况、涉诉案件等负面信息。可通过信用评级机构、行业协会、工商行政管理部门等渠道获取相关信息。3.评估供应商的生产能力和技术水平，考察其生产设备、工艺流程、技术研发能力等是否满足采购项目的要求。可要求供应商提供相关证明材料或进行实地考察。（二）合同条款合法性1.审查合同主体是否合法，双方当事人是否具备签订合同的民事权利能力和民事行为能力。2.检查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，避免出现违法条款导致合同无效或部分无效。重点审查合同中的质量条款、价格条款、知识产权条款、违约责任条款等。3.审核合同中的格式条款是否符合法律规定，是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等不公平格式条款。（三）质量条款1.明确采购产品的质量标准，包括国家标准、行业标准、企业标准或双方另行约定的特殊标准。质量标准应具体、明确，具有可操作性和可检验性。2.规定质量验收程序，包括验收时间、地点、方式、验收人员组成等。明确验收依据和验收文件要求，确保验收过程的公正性和严肃性。3.约定质量异议处理机制，当采购产品出现质量问题时，双方应如何沟通、协商解决，明确责任归属和处理期限。（四）价格条款1.审核采购价格的合理性，通过市场调研、成本分析等方式，评估采购价格是否符合市场行情和公司预算要求。2.审查价格条款是否明确，包括单价、总价、价格组成明细、价格调整机制等。价格调整机制应明确在何种情况下可以调整价格，调整的依据和方法是什么。3.关注价格支付方式和结算周期，确保公司资金安排合理，避免因付款方式不当导致财务风险。明确付款时间节点、付款比例、支付方式（如银行转账、支票、汇票等）等具体条款。（五）交付条款1.确定交货时间和交货地点，交货时间应明确、具体，具有可操作性，避免因交货时间不明确导致合同纠纷。交货地点应符合公司生产经营的实际需求，便于货物接收和运输。2.审查运输条款，明确运输方式、运输费用承担方、运输保险等内容。对于贵重物品或易损物品，应约定运输保险责任，确保货物在运输过程中的安全。3.规定交货验收手续，明确交货时双方应办理的交接手续，如交货清单、验收报告、质量证明文件等的签署和交付要求。（六）违约责任条款1.明确双方的违约责任，包括供应商未按时交货、交付产品质量不合格、未履行售后服务义务等情况下应承担的违约责任，以及公司未按时付款、未按照合同约定接收货物等情况下应承担的违约责任。2.违约责任的承担方式应具体、明确，包括支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。违约金的金额或计算方法应合理，损失赔偿范围应明确界定。3.在违约责任条款中，应约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼。明确仲裁机构或管辖法院的名称，确保在发生争议时能够及时、有效地解决纠纷。（七）知识产权条款1.审查采购产品或服务涉及的知识产权归属，明确知识产权的所有者，避免因知识产权归属不清导致纠纷。2.约定双方在知识产权使用方面的权利和义务，如是否可以使用、复制、修改、转让等，以及是否需要支付相关费用。3.对于涉及专利、商标、著作权等知识产权的采购项目，应要求供应商提供合法有效的知识产权证明文件，并确保采购行为不侵犯第三方的知识产权。（八）保密条款1.如果采购项目涉及双方的商业秘密、技术秘密等敏感信息，应在合同中约定保密条款。保密条款应明确保密信息的范围、保密期限及双方的保密义务。2.规定违反保密条款应承担的违约责任，确保双方的商业秘密和技术秘密得到有效保护。3.明确保密信息的使用限制，除经对方书面同意外，任何一方不得将保密信息用于与本合同无关的其他目的。五、合同履行跟踪与变更管理（一）合同履行跟踪1.采购部门负责合同履行的跟踪管理，建立合同履行台账，详细记录合同执行情况，包括交货时间、交货数量、质量验收结果、付款情况等。2.定期向各评审部门及相关部门通报合同履行进展情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题和风险。3.各评审部门根据各自职责，对合同履行情况进行监督和检查，发现问题及时提出整改意见和建议，协助采购部门解决合同履行过程中的困难。（二）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、技术要求调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时发起合同变更申请。2.合同变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并按照合同评审流程进行评审。3.合同变更评审通过后，采购部门与供应商签订合同变更协议，明确变更后的合同条款和双方的权利义务。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。六、附则（一）解释权本制度由公司[