江西平安采购制度

PAGE江西平安采购制度一、总则（一）目的为规范江西平安采购活动，加强采购管理，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障公司运营的物资供应和服务需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西平安公司及所属各部门、分支机构在各类物资采购、服务采购等活动中的管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商应一视同仁，确保采购机会均等，评标标准公正。3.效益原则：追求采购成本的合理性和采购效益的最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行等工作。2.需求部门：提出物资和服务需求，配合采购部门进行采购前期调研、技术规格确定等工作，并参与采购项目的验收。（三）职责分工1.采购部门职责制定和执行采购计划，根据需求部门提交的需求申请，结合库存情况，编制年度、季度、月度采购计划。开展供应商开发与管理工作，建立供应商档案，评估供应商资质、信誉、产品质量和价格等，定期对供应商进行考核。组织采购谈判，与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购文件的整理、归档和保管，包括采购申请、采购计划、供应商资料、采购合同等。2.需求部门职责准确提出物资和服务需求，详细描述需求的规格、数量、质量要求、使用时间等信息。协助采购部门进行市场调研，提供技术支持，参与采购项目的评标和验收工作。对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审议批准。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，确定采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、采购文件编制要求、评标标准等。2.发布采购信息：根据采购方式，通过公司官网、专业采购平台、媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或谈判。3.供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求报名，采购部门对供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉等是否符合要求。4.采购文件发放：向资格审查合格的供应商发放采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、报价要求等。5.投标与报价：供应商按照采购文件要求编制投标文件或进行报价，在规定时间内提交至采购部门。6.开标、评标与谈判采购部门组织开标会议，公开开标，唱标记录各供应商的投标报价、技术方案等。对于招标项目，组建评标委员会进行评标，按照评标标准对各供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人。对于竞争性谈判和询价项目，采购部门与供应商进行谈判，比较各供应商的报价、质量、服务等，确定成交供应商。7.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门通知需求部门准备验收工作。2.需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。对于验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商解决退换货、补货、索赔等问题。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、供应商名称、合同金额、已到货金额、应付金额等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标，吸引众多潜在供应商参与投标，以获取最优惠的采购价格和最佳的产品质量。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，可采用邀请招标方式。采购部门向预先选定的若干家供应商发出邀请，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判适用于技术复杂、需求规格不明确或时间紧迫的采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门根据公司采购需求和市场情况，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等。2.通过多种渠道收集供应商信息，如行业展会、供应商推荐、网络搜索、行业协会等，建立供应商信息库。3.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、售后服务水平等，评估其是否具备成为公司供应商的条件。（二）供应商准入1.采购部门对经过考察的潜在供应商进行资格评审，审核其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、产品认证等相关证件。2.要求供应商提供业绩证明、信誉证明、财务状况等资料，评估其过往业绩和信誉情况。3.对于符合准入条件的供应商，采购部门将其纳入供应商名录，并与其签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核。2.采购部门根据考核结果，对供应商进行评分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于考核结果为优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对于考核结果为不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等措施。（四）供应商退出1.当供应商出现下列情况之一时，采购部门应及时将其从供应商名录中删除：连续两次考核结果为不合格的。提供虚假产品或服务，给公司造成损失的。违反法律法规或合同约定，严重损害公司利益的。经营状况恶化，无法正常履行合同的。2.采购部门在供应商退出后，应及时通知相关部门，并对其遗留的问题进行妥善处理，如未履行完的合同、库存物资等。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、市场供应短缺等风险，可能导致采购成本增加、物资供应中断等问题。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响公司产品质量和生产运营。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和经济损失。4.人员风险：采购人员的职业道德问题、业务能力不足等，可能影响采购工作的正常开展。（二）风险评估1.采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，避免价格波动带来的损失。拓展供应商渠道，引入竞争机制，降低对单一供应商的依赖，防范供应商垄断风险。与供应商签订长期合作协议，锁定价格和供应数量，应对市场供应短缺风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行抽检。在采购合同中明确质量标准和验收条款，对不合格物资及时进行退换货或索赔处理。3.合同风险应对加强采购合同管理，组织专业人员对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合规、明确、合理。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题，防范合同纠纷。4.人员风险应对加强采购人员的职业道德教育，建立廉洁自律制度，防止采购人员出现违规行为。定期组织采购人员培训，提高其业务能力和综合素质。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况