民非采购制度

PAGE民非采购制度一、总则（一）目的为规范本民办非企业单位（以下简称“民非”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本民非在开展业务活动过程中进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本民非设立采购决策委员会，由理事会成员、相关业务部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和沟通协调能力。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展计划和实际工作需要，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，结合本民非的整体发展战略和资金状况，对采购预算进行审核和调整，形成年度采购预算草案。3.年度采购预算草案应提交采购决策委员会审议通过后，报理事会批准执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务需求变化等原因需要调整采购预算，需求部门应及时提出预算调整申请，并说明调整的原因、金额和影响。2.采购部门应会同财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购决策委员会审议。采购决策委员会根据实际情况决定是否批准预算调整申请。3..预算调整申请经批准后，采购部门应按照新的采购预算执行采购任务。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证。2.采购申请表经采购部门审核通过后，按照本民非的审批权限进行审批。一般采购项目由采购部门负责人审批；重大采购项目需提交采购决策委员会审议通过后，报理事会批准。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。实地考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等；资质审核主要审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关行业资质证书等。2.供应商评估与选择采购部门应组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。可以采用打分法、加权平均法等方法对供应商进行综合评估。根据评估结果，选择得分较高的供应商作为中标候选人。对于重大采购项目，可以采用招标、竞争性谈判、询价等方式确定中标供应商。3.供应商管理采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购部门应定期对供应商的供货情况进行评估和考核，如产品质量、交货期、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，可以给予适当的奖励；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购实施1.采购部门应根据采购合同的要求，与供应商协商确定采购订单的具体内容，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、交货地点等。2.采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商。供应商应按照采购订单的要求及时组织生产和供货。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量交付。如遇问题，应及时采取措施解决，并向相关领导汇报。（五）验收1.需求部门应在采购物资或服务交付后，及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检查和核对。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购物资或服务的名称、规格、数量、验收情况等内容。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应按照合同约定承担相应的责任，如退换货、补货、赔偿损失等。（六）付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目名称、供应商名称、采购金额、付款方式、付款时间等内容。2.财务部门审核通过后，按照本民非的财务管理制度和审批权限进行付款。付款方式可以采用支票、汇票、电汇、网上支付等方式。3.财务部门应及时记录采购付款情况，定期与采购部门核对采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理使用。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险等。2.可以采用问卷调查、风险评估矩阵、头脑风暴等方法对采购风险进行识别和评估。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.对于高风险的采购项目，应制定专门的风险应对措施，加强风险管理。（三）风险应对1.市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式降低价格风险。2.供应商违约风险：在选择供应商时，应充分考察供应商的信誉和实力，要求供应商提供必要的担保或保证金。签订采购合同后，应加强对供应商的监督和管理，及时跟踪供应商的履约情况。如发现供应商违约，应及时采取措施追究其责任，要求其承担相应的赔偿损失。3.质量风险：在采购合同中应明确质量标准和验收条款，加强对采购物资或服务的质量检验。对于重要的采购项目，可以委托专业的质量检测机构进行检测。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，要求其退换货或采取其他补救措施。4.合同风险：采购合同应明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、合法。在签订采购合同前，应组织相关人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。在合同执行过程中应严格按照合同约定履行义务，及时处理合同纠纷。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作的全过程监督。采购人员应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购资金的使用情况等。