民办高校采购制度

PAGE民办高校采购制度一、总则（一）目的为了规范民办高校的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于民办高校内各部门、各项目涉及的货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证公平竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，以获取优质的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）采购管理职责1.采购部门职责负责制定采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。负责采购合同的起草、签订、执行和管理。协调采购过程中的各种关系，处理采购纠纷。2.需求部门职责提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。协助采购部门进行采购合同的验收工作。3.审批部门职责对采购计划、采购预算等进行审批。监督采购活动的执行情况，确保采购行为符合规定。4.财务部门职责负责采购资金的预算安排和支付管理。参与采购合同的审核，对采购资金的使用进行监督。二、采购计划与预算（一）采购计划1.各需求部门应根据教学、科研、管理等工作的实际需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，编制学校年度采购计划。3.年度采购计划应报学校审批部门批准后实施。因特殊情况需要调整采购计划的，应按规定程序办理审批手续。（二）采购预算1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应科学合理，符合学校的财务状况和发展规划。2.采购预算应经学校财务部门审核后，报审批部门批准。采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得突破预算。3.因市场变化等原因需要调整采购预算的，应按规定程序办理审批手续。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类：单项合同估算价在200万元以上。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。发布招标公告。招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布。发售招标文件。采购人或其委托的招标代理机构应向潜在投标人发售招标文件。开标、评标。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。确定中标供应商。评标委员会应根据评标结果，推荐中标候选人。采购人应按照评标委员会推荐的中标候选人顺序确定中标供应商。签订合同。中标供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象。采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。发售招标文件。采购人或其委托的招标代理机构应向被邀请的供应商发售招标文件。开标、评标。开标、评标程序与公开招标相同。确定中标供应商。采购人应按照评标委员会推荐的中标候选人顺序确定中标供应商。签订合同。中标供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象。谈判小组应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出谈判邀请书。获取谈判文件。被邀请的供应商应在规定的时间内获取谈判文件。谈判。谈判小组应与供应商分别进行谈判，谈判应在规定的时间和地点进行。谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认，并书面通知所有参加谈判的供应商。供应商应按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同。成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。确定采购需求。采购小组应明确采购项目的需求和规格。确定供应商。采购小组应根据采购需求，确定唯一的供应商。协商价格和合同条款。采购小组应与供应商协商价格和合同条款。签订合同。采购人与供应商应签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，但专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应明确询价程序、询价内容、评定成交的标准等事项并制定询价通知书。确定被询价的供应商名单。询价小组应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。获取报价。被询价的供应商应在规定的时间内提交报价文件。比较报价。询价小组应对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。签订合同。成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、验收标准等。双方的权利和义务，包括付款方式、售后服务等。违约责任和争议解决方式。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报学校审批部门和财务部门审核。审核通过后，由学校法定代表人或其授权代表签字并加盖学校公章。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量等要求交付货物、工程和服务。采购部门应组织相关人员对供应商交付的货物、工程和服务进行验收。验收合格后，采购部门应按照合同约定支付货款。3.如因特殊原因需要变更采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.因供应商原因需要变更或解除合同的，供应商应承担相应的违约责任，并赔偿采购人因此造成的损失。因采购人原因需要变更或解除合同的，采购人应承担相应的违约责任，并赔偿供应商因此造成的损失。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中无争议的部分。五、采购验收管理（一）验收标准1.采购货物、工程和服务的验收应按照合同约定的标准进行。合同未约定验收标准的，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。2.验收标准应明确采购项目的规格、数量、质量、性能等要求，确保采购项目符合要求。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购部门应及时通知需求部门和相关人员组成验收小组进行验收。验收小组应包括采购部门、需求部门、技术专家等人员。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行逐一检查和测试。验收过程中，应做好记录，包括验收时间、地点、人员、内容、结果等。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、验收结论等内容。验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格。（三）验收责任1.验收小组应严格按照验收标准进行验收，确保验收结果真实、准确。如因验收小组人员疏忽或故意隐瞒等原因导致验收结果不实的，验收小组人员应承担相应的责任。2.供应商应配合验收小组的工作，提供必要的资料和协助验收。如因供应商原因导致验收不合格或延误验收的，供应商应承担相应的责任。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的内部监督。采购部门应定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购程