恒大采购管理制度

PAGE恒大采购管理制度一、总则（一）目的为规范恒大集团采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障集团各项业务顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括工程建设、物资设备、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现集团利益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。4.诚信原则：采购人员应秉持诚信理念，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策和审批。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算、合同等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购管理中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购管理中心的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划并组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责供应商的开发、评估、管理和维护。5.签订采购合同并跟踪合同执行情况。6.处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付的管理和采购成本的核算。3.法务部门：审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购行为规范、廉洁。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据业务发展规划和实际需求，提前编制年度采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购管理中心汇总各需求部门的采购计划，结合集团资源状况和市场情况，进行综合平衡和审核，编制集团年度采购计划。3.年度采购计划应报采购决策委员会审议批准后实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，因业务发展变化、市场波动等原因需要调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和影响。2.采购管理中心对需求部门的申请进行审核，提出审核意见后报采购决策委员会审批。3.经采购决策委员会批准的采购计划调整申请，采购管理中心应及时通知相关部门，并对采购计划进行相应调整。四、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式确定供应商。2.谈判采购：适用于技术复杂、独家供应、紧急采购等情况。与供应商进行一对一谈判确定采购价格和条款。3.询价采购：适用于标准化程度高、市场供应充足的采购项目。向多家供应商询价，选择价格最优的供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况等特殊情形。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购管理中心审批。采购管理中心根据采购金额、采购方式等进行分级审批。3.采购实施：采购管理中心根据采购审批结果，选择合适的采购方式组织采购活动。招标采购流程：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。组织开标、评标、定标会议，确定中标供应商。谈判采购流程：确定谈判供应商名单，向供应商发出谈判邀请。组织谈判会议，与供应商就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商。询价采购流程：向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择价格最优且满足要求的供应商。单一来源采购流程：提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购的原因和依据。经采购决策委员会批准后，与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和条款。4.合同签订：采购管理中心与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报法务部门审查，确保合同合法合规。5.合同执行与验收：供应商按照采购合同约定组织生产、供货。采购管理中心负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收报告。6.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款结算手续。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购管理中心应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合集团采购要求的潜在供应商。3.采购管理中心组织相关人员对潜在供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产能力、质量控制、管理水平、信誉等情况。4.根据考察和评估结果，确定合格供应商名单，纳入供应商信息库管理。（二）供应商评估1.采购管理中心定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行打分评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施，维护集团利益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理中心应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。3.采用风险矩阵等方法对采购风险进行评估，确定风险等级和风险应对策略。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，关注市场动态和价格波动，合理安排采购计划，采用套期保值等金融工具降低市场风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量控制，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购产品进行检验和验收，确保采购产品质量符合要求。3.供应商风险应对：建立供应商评估和管理体系，加强对供应商的监督和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，防范合同纠纷。5.法律风险应对：加强法律意识培训，提高采购人员的法律素养。在采购活动中，严格遵守法律法规，咨询法务部门意见，确保采购行为合法合规。七、采购监督与审计（一）内部监督**1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购管理中心应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.需求部门应配合内部监督工作，提供采购相关信息和资料，协助审计部门开展审计工作。（二）外部审计1.集团定期聘请外部审计机构对采购活