建立非招标采购审查制度

PAGE建立非招标采购审查制度一、总则（一）目的为规范公司非招标采购活动，加强采购管理，确保采购过程合法合规、公平公正、高效有序，保障公司利益，特制定本审查制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内，除依法必须进行招标项目以外的各类物资采购、服务采购等非招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：非招标采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正对待所有供应商的原则，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司资源的优化配置。4.透明原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、审查机构及职责（一）审查委员会1.组成：由公司采购部门、财务部门、法务部门、审计部门等相关负责人及公司分管领导组成审查委员会。2.职责负责审议重大非招标采购项目的采购方案、采购预算、供应商选择等关键事项。对采购过程中的合规性、公正性进行监督和审查，确保采购活动符合公司规定和法律法规要求。协调解决采购过程中出现的重大问题和争议。（二）采购部门1.职责负责非招标采购项目的具体实施，包括采购需求的提出、采购文件的编制、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。对采购项目进行初步审查，确保采购需求明确、采购文件规范、采购流程合理，并及时向审查委员会提交相关审查材料。配合审查委员会及其他相关部门的审查工作，提供必要的信息和解释。（三）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排和有效使用。对采购项目的资金支付进行审查，监督采购资金的流向，确保资金支付合规。协助审查委员会对采购成本进行分析和评估，提供财务专业意见。（四）法务部门1.职责审查采购文件、采购合同等法律文件，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。为采购活动提供法律咨询和指导，对采购过程中的法律问题提出专业建议。参与处理采购过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。（五）审计部门1.职责对非招标采购项目进行定期或不定期的审计监督，检查采购活动的合规性、效益性。对采购项目的采购流程、采购文件、采购合同等进行审计，发现问题及时提出整改意见。配合审查委员会对重大采购项目进行专项审计，提供审计报告和相关建议。三、采购流程审查（一）采购需求提出1.需求部门应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并提交书面需求申请。2.采购部门对需求申请进行初步审核，重点审查需求的合理性、必要性以及与公司实际业务的匹配性。如发现需求不合理或存在疑问，应及时与需求部门沟通核实。（二）采购预算编制1.需求部门根据采购需求编制采购预算，明确采购项目的资金来源和预计金额。采购预算应合理、准确，不得随意高估或低估采购成本。2.财务部门对采购预算进行审核，重点审查预算的合理性、资金安排的可行性以及与公司财务状况的适应性。审核通过后的采购预算作为采购项目实施的资金控制依据。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购需求和采购预算编制采购文件，包括采购公告、采购邀请书、采购需求说明书、采购合同条款等。采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购意图。2.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门的意见，特别是法务部门对合同条款的法律审查意见。采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人审核，确保文件内容完整、准确、规范。（四）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商，并向其发出采购文件。2.供应商应在规定时间内响应采购文件，提交报价文件和相关证明材料。采购部门对供应商的报价和资质进行初步评审，筛选出若干家入围供应商。3.对于入围供应商，采购部门应组织实地考察或进行背景调查，了解供应商的生产能力、质量控制、信誉状况等情况。考察结束后，采购部门应撰写考察报告，作为供应商选择的参考依据。4.审查委员会对供应商选择过程进行审查，重点审查供应商选择的程序是否合规、入围供应商的资质和能力是否符合要求、考察报告是否真实可靠等。审查通过后，确定最终的中标供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同内容应符合采购文件的要求，明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、质量标准、交货时间、付款方式等条款。2.法务部门对采购合同进行法律审查，确保合同条款合法合规，不存在法律风险。合同签订前，应提交法务部门审核通过后方可签订。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、审计部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况和进行监督审查。（六）采购项目执行与验收1.采购部门负责采购项目的执行，督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的规格、数量、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告。3.财务部门根据验收报告和合同约定，办理采购项目的资金支付手续。审计部门对采购项目的执行情况和资金支付情况进行审计监督，确保采购项目执行过程合规、资金使用合理。四、审查内容及标准（一）合规性审查1.审查采购活动是否符合国家法律法规、相关行业标准以及公司内部规定。重点检查采购项目是否履行了必要的审批程序，采购文件、采购合同等是否存在违反法律法规的条款。2.审查采购过程中的信息披露是否真实、准确、完整。采购公告、采购邀请书、中标公告等信息应及时、准确地向社会或公司内部公开，不得隐瞒或虚假陈述。（二）公正性审查1.审查供应商选择过程是否公平公正。供应商的入围和中标应基于客观的评审标准和程序，不得存在歧视性条款或人为操纵因素。2.审查采购人员在采购活动中是否存在利益冲突或不正当行为。采购人员应遵守职业道德，不得与供应商串通谋取私利，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（三）效益性审查1.审查采购项目的成本效益情况。通过对比采购预算和实际采购成本，评估采购项目是否实现了预期的成本控制目标。同时，审查采购项目对公司业务发展的贡献，如是否提高了产品质量、降低了运营成本、增强了市场竞争力等。2.审查采购项目的执行效率。评估采购项目是否按照预定的时间进度完成，是否存在拖延或延误的情况。对于因采购项目延误导致公司遭受损失的，应追究相关责任。（四）风险审查1.审查采购项目可能面临的风险，如市场风险、质量风险、法律风险、信用风险等。针对不同的风险因素，评估采购部门是否采取了有效的风险防范措施。2.审查采购合同的风险条款。法务部门应重点审查采购合同中关于违约责任、争议解决方式、不可抗力条款等内容，确保合同能够有效防范风险，维护公司合法权益。五、审查程序（一）初审1.采购部门在采购项目实施过程中，应按照本制度的要求进行自我审查。采购人员在完成采购文件编制、供应商选择、合同签订等关键环节后，应填写初审表，对本环节的工作进行自查，并提交采购部门负责人审核。2.采购部门负责人对采购人员提交的初审表进行审核，重点审查采购流程是否合规、采购文件是否规范、供应商选择是否合理等。审核通过后，在初审表上签字确认，并将初审表及相关材料一并提交审查委员会。（二）会审1.审查委员会定期召开会审会议，对采购部门提交的审查材料进行集中会审。会审会议由审查委员会主任主持，采购部门、财务部门、法务部门、审计部门等相关人员参加。2.采购部门负责人向审查委员会汇报采购项目的基本情况、采购流程执行情况、初审意见等内容。与会人员对采购项目进行逐一审查，发表意见和建议。3.审查委员会根据会审情况，对采购项目进行综合评价，形成会审意见。会审意见应明确采购项目是否通过审查，如存在问题，应提出整改要求和建议。（三）终审1.对于重大采购项目或会审意见存在分歧的采购项目，审查委员会应进行终审。终审可采取实地调研、专项审计、专家论证等方式，进一步核实采购项目的情况。2.终审结束后，审查委员会形成终审报告，明确采购项目的最终审查结论。终审报告应报公司分管领导审批。（四）备案1.采购项目审查通过后，采购部门应将审查材料整理归档，作为采购项目的重要档案资料保存。同时，将审查结果及相关信息在公司内部进行备案，以便查询和监督。2.审计部门应定期对采购项目的审查备案情况进行检查，确保审查工作的规范执行。对于未按要求进行审查备案的采购项目，应责令采购部门限期整改。六、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门负责对非招标采购审查制度的执行情况进行内部监督检查。定期或不定期对采购项目的审查过程、采购文件、采购合同等进行审计，发现问题及时督促整改。2.公司纪检监察部门负责对采购人员在采购活动中的廉洁自律情况进行监督。对发现的违规违纪行为，依法依规进行严肃处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。积极配合外部监督机构的工作，如实提供采购项目的相关资料和信息，对提出的问题及时整改。2.主动接受社会公众的监督。通过公司网站、公告栏等渠道，公开采购项目的相关信息，接受社会公众的监督和质疑。对公众反映的问题，及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（三）考核评价1.建立采购部门及相关人员的考核评价机制，将非招标采购审查制度的执行情况纳入考核内容。考核指标包括采购项目的合规性、公