建立建全供应商采购制度

PAGE建立建全供应商采购制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范供应商采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、服务等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.诚实守信原则：公司与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的合作关系。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。二、供应商选择与评估（一）供应商选择标准1.资质要求：供应商应具备合法经营资格，具有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件。2.生产能力：具备与采购项目相适应的生产能力，能够按时、按质、按量提供所需产品或服务。3.质量保证：具有完善的质量管理体系，能够提供符合国家标准或行业标准的产品或服务。4.价格合理：报价应具有竞争力，在保证质量的前提下，价格合理。5.信誉良好：在以往的经营活动中，无不良记录，信誉良好。（二）供应商开发与导入1.供应商信息收集：通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。3.供应商实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。4.供应商评估与选择：根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，选择符合公司要求的供应商，并与其签订合作协议。（三）供应商评估与考核1.定期评估：每年对供应商进行一次定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。2.不定期评估：根据采购项目的实际情况，对供应商进行不定期评估，及时发现和解决问题。3.评估指标设定：设定明确的评估指标，如产品合格率、交货准时率、价格波动幅度、售后服务满意度等，并根据评估结果对供应商进行分类管理。4.考核结果应用：根据供应商评估考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。三、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门需求申请：使用部门根据工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容。2.需求审核：采购部门对使用部门提交的采购需求申请表进行审核，审核内容包括需求的合理性、必要性、预算等方面。如审核通过，提交采购计划；如审核不通过，反馈使用部门并说明原因。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购部门根据审核通过的采购需求申请表，结合公司库存情况、市场供应情况等因素，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划审批：采购计划编制完成后，提交相关领导审批。审批通过后，按照采购计划组织实施采购活动。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。通过发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。2.竞争性谈判采购：对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购：对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。向不少于三家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购项目的实际情况，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面。如审核通过，签订采购合同；如审核不通过，反馈采购部门并说明原因，由采购部门进行修改完善。3.合同签订：采购合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。合同签订后，双方应严格履行合同约定的各项义务。（五）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单，明确采购项目的具体要求、交货时间、交货地点等内容。2.订单审核：采购订单生成后，提交相关领导审核。审核通过后，发送给供应商。（六）采购执行与跟踪1.供应商备货：供应商收到采购订单后，按照订单要求组织备货。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解备货进度。2.交货安排：供应商备货完成后，按照采购订单约定的时间、地点进行交货。采购部门应提前做好收货准备工作，确保货物按时、顺利接收。3.到货验收：货物到达后，采购部门组织相关人员进行到货验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、外观等方面。如验收合格，办理入库手续；如验收不合格，按照合同约定处理。4.采购跟踪与协调：在采购执行过程中，采购部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购项目顺利完成。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和到货验收情况，填写付款申请单，详细说明采购项目的名称、金额、付款方式、付款时间等内容。2.付款审核：付款申请单提交财务部门进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、到货验收情况、发票开具情况等方面。如审核通过，按照公司财务制度办理付款手续；如审核不通过，反馈采购部门并说明原因，由采购部门进行整改完善。3.付款执行：财务部门根据审核通过的付款申请单，按照公司财务制度办理付款手续，及时支付货款给供应商。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商违约风险、法律风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，合理安排采购计划，避免因市场价格波动等因素导致采购成本增加。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格执行到货验收制度，确保采购产品的质量符合要求。如发现质量问题，及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或承担相应责任。3.供应商违约风险应对：在选择供应商时，严格考察其信誉和实力，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务。加强对供应商的跟踪管理，及时发现和解决供应商可能出现的违约问题。如供应商发生违约行为，按照合同约定追究其违约责任。4.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，提交法务部门进行审核，防范法律风险。如发生法律纠纷，及时咨询专业律师，依法维护公司合法权益。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时整改。2.内部审计：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面，发现问题及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监