应急物资政府采购制度

PAGE应急物资政府采购制度一、总则（一）目的为了规范应急物资政府采购行为，提高应急物资采购效率和质量，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地提供物资保障，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等各类突发事件过程中，对应急物资的政府采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.快速高效原则：在突发事件应急状态下，简化采购程序，提高采购效率，确保应急物资及时供应。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定的应急物资，满足应急处置工作需要。4.公开透明原则：采购过程应保持公开透明，接受内部监督和社会公众监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立应急物资采购领导小组，由公司/组织高层领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审定应急物资采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门明确负责应急物资采购的具体部门，如物资采购部或相关业务部门。其职责包括：1.根据应急处置需求，编制应急物资采购计划。2.组织实施应急物资采购活动，包括选择供应商、签订采购合同等。3.负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作。（三）其他相关部门财务部门负责审核采购预算，办理资金支付等财务手续；质量检测部门负责对应急物资进行质量检验；使用部门负责提出应急物资需求，参与物资验收等工作。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据突发事件应急预案和实际应急需求，定期或不定期编制应急物资采购计划。采购计划应明确物资品种、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.在编制采购计划前，采购执行部门应与使用部门、质量检测部门等进行充分沟通，确保采购计划的准确性和可行性。（二）采购预算管理1.采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，明确采购所需资金额度。采购预算应报财务部门审核，并经采购决策机构审定。2.财务部门应加强对应急物资采购预算的管理，确保预算资金专款专用，不得挪作他用。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.对于技术规格明确、市场货源充足、采购金额较大的应急物资，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》规定的程序进行，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的应急物资采购，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力和资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标和定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的应急物资采购，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的应急物资采购，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2单一来源采购应在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商协商确定采购价格和合同条款，并报采购决策机构批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的应急物资采购，可以采用询价方式。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商选择与管理（一）供应商资格要求1.参与应急物资政府采购的供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.根据应急物资的特殊要求，还应明确供应商的特定资格条件，如生产资质、产品认证等。（二）供应商选择程序1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.根据采购计划和供应商资格要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出采购邀请。3.对参与采购活动的供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩证明、信誉评价等方面的审核。4.通过实地考察、样品测试、市场调研等方式，对供应商的产品质量、生产能力、售后服务等进行综合评估，选择最优供应商。（三）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商基本信息、采购项目、供货情况、履约评价等内容。2.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，确保应急物资供应的稳定性和可靠性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资品种、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，应报财务部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准供应应急物资。如因特殊原因需要变更合同条款，应提前与采购执行部门协商，并签订补充协议。（三）合同验收1.采购物资到货后，采购执行部门应组织质量检测部门和使用部门进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、外观等方面。2.验收合格的物资应及时办理入库手续；验收不合格的物资，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货等。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续。2.在付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。七、采购监督与管理（一）内部监督1.建立健全应急物资政府采购内部监督机制，加强对采购计划、采购方式、采购过程、采购合同等环节的监督检查。2.审计部门应定期对应急物资政府采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。3.纪检监察部门应加强对采购人员的监督管理，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.主动接受财政部门