广西工会采购慰问品制度

PAGE广西工会采购慰问品制度一、总则（一）目的为规范广西工会采购慰问品工作，确保慰问品采购过程公开、公平、公正，切实保障工会会员的合法权益，充分发挥工会组织的关怀作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广西各级工会组织使用工会经费进行慰问品采购的活动。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员及社会监督。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性价比高的慰问品，确保慰问品的品质。4.廉洁高效原则：杜绝采购过程中的腐败行为，提高采购效率，降低采购成本。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各级工会应根据实际情况，结合工会工作重点和会员需求，制定年度慰问品采购计划。采购计划应明确采购项目、数量、预算金额等内容。2.采购计划需经工会委员会审议通过，并报上级工会备案。（二）预算管理1.工会应根据采购计划编制详细的采购预算，确保预算合理、准确。2.采购预算应纳入工会年度财务预算，并严格按照预算执行。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序进行审批。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：对于采购金额较大、技术规格复杂的慰问品项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行操作。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的；3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购流程1.成立采购小组：根据采购方式的不同，成立相应的采购小组。采购小组应由工会代表、会员代表、财务人员等组成，并明确各成员的职责。2.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的，应通过相关媒体、网站等渠道发布招标公告；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，应向符合条件的数据供应商发出采购邀请。3.供应商报名与资格审查：供应商应按照采购信息要求报名，并提供相关资质证明文件。采购小组对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。4.采购文件编制与发放：采购小组根据采购项目要求编制采购文件，并向资格审查合格的供应商发放采购文件。采购文件应包括采购项目要求、技术规格、报价要求、评标标准等内容。5.供应商响应与投标：供应商应按照采购文件要求编制响应文件，并在规定时间内提交响应文件。响应文件应包括报价文件、技术方案、售后服务承诺等内容。6.开标、评标与定标：采购小组按照规定的时间和地点组织开标、评标会议。开标时应公开唱标，公布供应商的报价等信息；评标时应按照评标标准对供应商的响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。定标后应及时向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。7.签订采购合同：中标供应商或成交供应商应在规定时间内与工会签订采购合同。采购合同应明确采购项目、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。8.采购验收：采购合同签订后，工会应按照合同要求组织采购验收。验收内容包括慰问品的数量、质量、规格等。验收合格后，应出具验收报告。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。4.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。5.符合法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商评价与考核1.工会应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价结果应作为供应商续用、淘汰的重要依据。对于评价不合格的供应商，应及时终止合作关系。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，工会可以给予一定形式的激励，如优先合作、增加采购份额等。2.对于违反采购合同约定或存在其他违规行为的数据供应商，工会应按照合同约定进行处罚，并依法追究其责任。五、采购资金管理（一）资金来源采购慰问品所需资金应来源于工会经费，不得挪用其他资金。（二）资金支付1.工会应按照采购合同约定及时支付采购资金。支付采购资金时，应严格审核相关凭证，确保支付合规。2.采购资金支付应通过银行转账等方式进行，不得使用现金支付。（三）资金监督1.工会应加强对采购资金的监督管理，确保资金使用安全、透明。2.上级工会应定期对下级工会采购资金的使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购文件、供应商资质证明文件、响应文件、开标评标记录、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购结束后，采购小组应及时整理采购档案，并按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应由专人负责保管，保管期限应符合相关规定要求。（三）档案查阅与使用1.工会内部人员因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续。2.涉及商业秘密等敏感信息的采购档案不得对外提供查阅。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.上级工会应加强对下级工会采购慰问品制度执行情况的监督检查，可以定期检查或不定期抽查。2.工会内部应设立监督机构或指定专人负责对采购工作进行监督，确保采购过程合法合规。（二）责任追究1.对于在采购工作中违反本制度