广州市工会采购制度

PAGE广州市工会采购制度一、总则（一）目的为规范广州市工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据国家相关法律法规和工会财务制度，结合本市工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广州市各级工会组织及其所属单位的采购活动。采购范围包括但不限于办公用品、办公设备、服务类项目、职工福利物资、活动用品等各类货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规、工会财务制度以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，实现资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构广州市工会设立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和重大采购项目方案；2.研究决定采购方式、采购预算调整等重大事项；3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门工会指定专门的部门或人员负责采购活动的具体执行，其职责如下：1.根据采购需求，编制采购计划和采购文件；2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等；3.负责与供应商沟通协调采购事宜，跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题；4.整理和归档采购文件及相关资料，建立采购档案。（三）监督部门工会设立采购监督小组，由工会经费审查委员会成员及相关人员组成，负责对采购活动进行全程监督。监督小组的职责包括：1.审查采购制度和采购程序的执行情况；2.监督采购过程的合法性、公正性和透明度，防止违规操作；3.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理；4.提出改进采购管理的意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各级工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并细化到具体的采购品目。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑工会经费状况和实际工作需要，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算编制过程中，应广泛征求各部门意见，进行充分论证和审核，经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准后的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应加强对采购预算执行情况跟踪和监控，及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购活动在预算范围内顺利完成。（三）预算调整1.当采购项目发生变更、市场价格波动等原因导致原采购预算无法满足实际需求时，可按以下程序进行预算调整：采购执行部门提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整内容及调整金额；采购领导小组对调整申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证；经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。2.预算调整后，采购执行部门应按照新的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程或服务的单项或批量预算金额达到规定标准以上的；采购项目具有较大影响力，需要广泛吸引供应商参与竞争的。2.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容；在广州市政府采购网等指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标；开标前，采购执行部门应按照规定的时间和地点接收投标文件，并组织开标会议；评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人；采购执行部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果在指定媒体上公告。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书；被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交；采购执行部门组织开标、评标，确定中标供应商；向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知未中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由工会代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二；谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项；谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件；供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息；谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购2.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，询价小组由工会代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二；询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书让其报价；询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、理由、拟采购的货物或服务的规格、数量、预算金额等内容；采购领导小组对申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证；经工会委员会审议通过后，报上级工会备案；采购执行部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。五、采购程序（一）采购需求确定1.各部门根据工作需要，向采购执行部门提出采购需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、用途等内容。2.采购执行部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的合理性和必要性，如有疑问及时与申请部门沟通确认。（二）采购计划编制1.采购执行部门根据审核后的采购申请表，结合工会经费状况和采购预算，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购预算等内容。2.采购计划编制完成后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况对采购计划进行调整和完善，确保采购计划符合工会工作需要和经费承受能力。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、单一来源采购申请等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购执行部门应在广州市政府采购网等指定媒体上发布采购公告，公开采购项目信息，吸引潜在供应商参与投标。2.对于其他采购方式的采购项目，采购执行部门应通过内部办公系统、工会网站等渠道发布采购信息，通知相关供应商参与采购活动。（五）供应商选择与采购实施1.采购执行部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查，选择符合要求的供应商参与采购活动。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购执行部门组织开标、评标会议，由评标委员会按照评标标准进行评标，确定中标供应商；对于竞争性谈判、询价、单一来源采购项目，采购执行部门与供应商进行谈判、询价或协商，确定成交供应商。3.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的合法性和有效性。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同约定。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。（七）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，按照工会财务制度的规定，办理采购付款手续。2.采购付款应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误，付款程序合规合法。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交工会法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护工会合法权益。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提交相关凭证和资料。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.合同变更或解除协议签订后，采购执行部门应及时调整采购预算，并按照规定程序办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案，对采购合同及相关文件资料进行整理、归档和保管。采购合同档案应包括合同文本、中标通知书、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案应妥善保管，保管期限按照工会财务制度的规定执行。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应加强对采购活动的日常监督，定期检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制质量等。2.采购执行部门应定期向采购领导小组和工会委员会报告采购工作进展情况，接受内部监督和指导。（二）投诉处理1.工会会员或其他相关人员对采购活动有异议的，可以向采购监督小组提出投诉。投诉应提供具体的投诉事项、相