幼儿园自行采购询价制度

PAGE幼儿园自行采购询价制度一、总则（一）目的为规范幼儿园自行采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证采购物品和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园内部自行组织的各类采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、食品、维修服务等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平性原则：采购过程应公平对待所有供应商，不得歧视任何一方。3.公正性原则：采购决策应基于客观事实和公正标准，不受任何利益关系影响。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用和效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立幼儿园采购领导小组，由园长担任组长，副园长及相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门设立采购工作小组，负责具体采购活动的组织实施。采购工作小组应明确分工，包括询价人员、记录人员、审核人员等，确保采购工作的顺利进行。（三）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和必要性负责。2.采购工作小组：询价人员：负责收集供应商信息，进行市场询价，与供应商沟通谈判，获取报价单等相关资料。记录人员：负责记录采购过程中的各项信息，包括询价情况、报价单、谈判记录等，建立采购档案。审核人员：负责对采购过程和采购结果进行审核，确保采购活动符合制度要求和幼儿园利益。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《幼儿园采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购工作小组。2.采购申请表应附相关的需求说明文件，如教学计划、设备清单、维修方案等，以便采购工作小组准确理解采购需求。（二）采购预算审核1.财务部门收到采购申请表后，对采购预算进行审核。审核内容包括预算金额的合理性、资金来源的合规性等。2.如采购预算超出幼儿园规定的额度范围或者资金来源不符合要求，财务部门应及时与需求部门沟通，提出调整建议，需求部门应根据建议对采购申请进行修改或重新提交。（三）采购计划制定采购工作小组根据审核通过的采购申请表，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间安排、询价范围、供应商选择标准等内容。（四）市场询价1.询价人员按照采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.询价人员向符合条件的供应商发出询价函或电话询价，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并要求供应商在规定时间内报价。3.询价人员应收集至少三家供应商的报价单，并对报价单进行整理和分析。报价单应包括供应商名称、报价金额、产品规格、交货期、售后服务承诺等详细信息。（五）供应商选择1.采购工作小组根据询价情况，对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购工作小组可以采用打分法等方式对供应商进行量化评估，并根据评估结果选择得分最高的供应商作为中标候选人。3.在选择供应商过程中，如发现供应商存在不良记录或不符合采购要求的情况，采购工作小组应及时排除该供应商，并重新进行询价和评估。（六）合同签订1.采购工作小组确定中标供应商后，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交给财务部门和法律顾问进行审核。财务部门重点审核合同金额的合理性和支付条款，法律顾问重点审核合同条款的合法性和完整性。3.经审核通过的采购合同，由采购工作小组代表幼儿园与供应商签订，并加盖幼儿园公章。（七）采购验收1.采购物品或服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、规格、质量等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写《幼儿园采购验收单》，并签字确认。验收单应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.如发现采购物品或服务存在质量问题或不符合合同要求的情况，验收人员应及时通知采购工作小组和供应商，要求供应商限期整改或退换货物。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购付款申请。审核内容包括合同执行情况、验收结果、发票合规性等。2.经审核通过的采购付款申请，按照幼儿园财务管理制度的规定进行付款。付款方式可以包括支票、转账、电汇等。3.财务部门应及时记录采购付款情况，并定期与采购工作小组核对采购资金的使用情况。四、询价管理（一）询价人员要求1.询价人员应具备良好的沟通能力和市场调研能力，熟悉采购物品或服务的相关知识和市场行情。2.询价人员应保持公正、廉洁的工作态度，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.询价人员应严格遵守采购制度和工作流程，确保询价过程的规范和透明。（二）询价方式1.书面询价：向供应商发出询价函，要求供应商以书面形式报价。询价函应明确采购物品或服务的详细要求，包括规格、数量、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.电话询价：通过电话与供应商沟通，获取供应商的报价信息。电话询价过程中，询价人员应做好记录，确保报价信息的准确性和完整性。3.现场询价：对于一些重要的采购项目，询价人员可以到供应商现场进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、产品质量控制情况等，并与供应商进行面对面的沟通和谈判。（三）询价记录1.询价人员应认真记录询价过程中的各项信息，包括询价时间、询价对象、询价内容、供应商报价、谈判情况等。2.询价记录应采用书面形式或电子文档形式保存，作为采购档案的重要组成部分。询价记录应真实、准确、完整，能够反映采购过程的全貌。（四）询价结果分析1.采购工作小组应对询价结果进行分析，比较不同供应商的报价和产品质量等情况，评估采购成本和采购效益。2.如发现询价结果存在异常情况，如报价差异过大或者供应商报价明显不合理等，采购工作小组应及时进行调查和分析，找出原因，并采取相应的措施进行处理。五、监督与检查（一）内部监督1.采购领导小组负责对采购活动进行全程监督，定期检查采购制度的执行情况，确保采购活动符合法律法规和幼儿园规定。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，审核采购预算的执行情况，防止采购资金的浪费和滥用。3.审计部门负责对采购活动进行审计，检查采购过程的合规性、采购结果的公正性等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受教育主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和信息。2.幼儿园应建立健全投诉举报机制，接受教职工、家长和社会公众的监督。对于投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。六、违规处理（一）违规行为界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反采购制度和工作流程，擅自采购或变更采购方式。与供应商串通，谋取不正当利益。接受供应商的贿赂或其他不正当利益。在采购过程中弄虚作假，提供虚假信息。其他违反法律法规和幼儿园规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，采购领导小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重