平桥镇中学采购制度

PAGE平桥镇中学采购制度一、总则（一）目的为了规范平桥镇中学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于平桥镇中学各部门、各年级组及下属单位的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、基建维修、后勤物资等各类物品和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校和供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：学校与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.主要职责负责制定学校采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划和重大采购项目，对采购活动进行决策和监督。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购工作小组1.组成人员：由后勤部门负责人担任组长，成员包括财务人员、采购人员、技术专家等。2.主要职责负责贯彻执行采购领导小组的决策和部署，组织实施具体的采购活动。编制采购计划，制定采购方案，组织采购项目的招标、谈判、询价等工作。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。负责采购合同的起草签订、履行和验收等工作。整理和归档采购文件资料，定期向采购领导小组汇报采购工作情况。（三）采购监督小组1.组成人员：由学校纪检监察部门人员、教职工代表等组成。2.主要职责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。受理采购活动中的投诉举报，并进行调查处理。对采购工作中的违规违纪行为提出处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校年度工作计划，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行汇总审核，并结合学校财力状况进行综合平衡，形成学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.采购工作小组应根据采购预算安排，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目必须调整的。因不可抗力因素，致使采购项目的实施条件发生重大变化的。学校事业发展需要，必须增加或减少采购项目的。其他确需调整预算的情形。2.预算调整申请应包括调整的原因、项目内容、金额、调整后的预算安排等，并按照规定程序报采购领导小组审批。经批准后的预算调整应及时通知相关部门和人员，并做好预算调整的相关事宜。四、采购方式及流程（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到20万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到30万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在40万元以上的。3.公开招标采购流程：采购工作小组根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购流程：采购工作小组根据采购需求确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。对被邀请供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购流程：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务要求等进行谈判。谈判结束后，要求供应商在规定时间内提交最后报价。从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并向其发出成交通知书，签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购流程：采购工作小组填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、内容、金额、理由等，并附上相关证明材料。将单一来源采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购工作小组与供应商进行协商谈判，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购流程：采购工作小组根据采购需求编制询价通知书，明确采购项目的规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书，签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购工作小组应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.采购工作小组应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相应的质量证明文件和售后服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关部门和人员按照合同约定的标准和要求进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，以及服务的质量、效果等。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告，并报采购工作小组存档。六、采购资金支付管理（一）支付申请1.供应商按照合同约定履行交货义务后，应向采购工作小组提交付款申请，包括发票、验收报告、合同复印件等相关证明材料。2.采购工作小组对供应商提交的付款申请进行审核，核实发票内容与采购合同、验收报告是否一致，确保付款申请真实、合法、有效。（二）支付审批1.采购工作小组审核通过后，将付款申请报财务部门进行支付审批。2.财务部门按照学校财务管理制度和资金支付流程，对付款申请进行审核，确保资金支付符合规定。3.财务部门审核通过后，报学校领导审批。（三）资金支付1.学校领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付采购资金。2.支付采购资金时，应严格按照银行结算制度的规定，通过银行转账等方式进行支付，确保资金安全。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的预算文件、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购工作小组应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理和归档，确保档案资料完整、准确、规范。（三）档案保管采购档案应妥善保管，按照档案管理规定的期限进行保存，不得擅自销毁。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照学校档案管理制度的规定办理查阅手续，经批准后方可查阅。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、复制、转借或损毁档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，并形成监督检查报告。2.监督检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）责任追究1.对