常州采购内部控制制度

PAGE常州采购内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范常州公司采购业务流程，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序，提高采购资金使用效益，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于常州公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，公正对待每一个供应商。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，组织采购活动的实施。对采购项目的质量、进度、价格等负责，及时协调解决采购过程中的问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量及质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购物资或服务的适用性负责。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和控制。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，防范采购风险。对采购项目的合规性、效益性进行评价，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应结合公司生产经营计划、市场需求变化等因素，定期对采购需求进行预测。2.采购需求预测应考虑物资或服务的消耗规律、库存水平、市场价格波动等情况，确保预测的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求部门的采购需求预测，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划应经需求部门、财务部门等相关部门审核后，报公司管理层批准。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请。2.采购部门根据需求部门的申请，对采购计划进行调整，并报相关部门审核和公司管理层批准。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知供应商，确保采购活动的顺利进行。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.采购部门应根据采购项目的需求和特点，制定供应商选择标准，包括供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择合格的供应商参与采购项目。4.对于重要采购项目，采购部门应组织相关部门对供应商进行实地考察，评估供应商的实际情况，确保供应商具备提供合格物资或服务的能力。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门应根据供应商评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、暂停合作或淘汰等处理。3.采购部门应将供应商评估和考核结果反馈给供应商，并要求供应商提出改进措施，促进供应商不断提高自身管理水平和服务质量。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化，协调解决采购过程中出现的问题。2.采购部门应定期与供应商进行业务洽谈，探讨合作机会和合作方式，共同推动双方业务发展。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益，提高供应商的满意度。四、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购原因等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购申请是否符合采购计划、采购物资或服务的规格和数量是否合理、采购预算是否充足等。2.采购部门审核通过后，将采购申请表提交给财务部门进行预算审核。3.财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购资金的合理性和合规性。4.采购申请表经财务部门审核通过后，报公司管理层批准。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应按照相关法律法规和招标程序，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等工作。3.对于竞争性谈判、询价等采购方式，采购部门应与供应商进行谈判或询价，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，并签订采购合同。4.在采购实施过程中，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保采购项目的顺利进行。（四）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。2.需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准和验收程序，对采购物资或服务进行验收。3.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.采购部门应在采购合同约定的付款期限内，向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、采购物资或服务名称、数量、金额、付款方式、付款期限等内容，并附验收报告、发票等相关凭证。3.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。4.财务部门审核通过后，按照公司资金管理制度的规定，安排采购资金的支付。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动过大、采购质量不合格等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购部门应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，及时采取法律手段追究供应商的违约责任。2.对于采购价格波动过大风险，采购部门应加强市场调研和价格分析，合理选择采购时机，与供应商协商签订价格调整条款，或者采用套期保值等方式规避价格风险。3.对于采购质量不合格风险，采购部门应加强对采购物资或服务的质量检验，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证措施，对不合格产品及时进行处理。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购部门应设置风险预警指标，如采购价格偏离度、供应商交货延迟率、采购质量合格率等，当风险预警指标达到设定的阈值时及时发出预警信号。3.采购部门应根据风险预警信号，及时采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息资料，如市场价格信息、供应商信息、采购政策法规等。2.采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在公司内部相关部门之间的共享。2.需求部门、财务部门、审计部门等相关部门可通过采购信息共享平台查询采购计划、采购合同、采购进度、采购资金支付等信息，提高工作效率和协同性。（三）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请表、采购合同、招标文件、投标文件、验收报告、发票等相关资料，确保采购档案的完整性和真实性。3.采购档案的保存期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁。七、监督检查与评价（一）内部审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行内部审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.审计部门应重点关注采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、采购物资或服务的质量情况等方面。（二）绩效考核评价1.公司应建立采购绩效考核评价制度，对采购部门及相关人员的工作绩效进行考核评价。2.采购绩效考核评价指标应包括采购成本控制、采购质量保证、采购进度完成情况、供应商管理水平等方面。3.采购绩效考核评价结果应与采购部门及相关人员的薪酬、晋升等挂钩，激励采购部门及相关人员不断提高工作质量和效率。（三）问题整改与持续改进1.对于内部审计监督和绩效考核评价中