工程采购与合同管理制度

PAGE工程采购与合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程采购与合同管理，规范采购行为，维护公司合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程采购项目及与之相关的合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购与合同管理活动合法合规。2.公平公正原则在采购过程中，遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.诚实守信原则采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护合同的严肃性。4.效益优先原则在保证工程质量和满足项目需求的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。二、工程采购管理（一）采购计划1.需求部门应根据工程进度和实际需求，提前编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购计划应报经相关部门审核批准，确保其合理性和可行性。审核部门应重点审查采购计划与工程进度的匹配性、物资需求的准确性以及预算的合规性。（二）供应商选择与管理1.建立供应商准入制度采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。只有通过资质审查的供应商才能进入公司合格供应商名录。2.供应商评价与考核采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商关系维护采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商会议，加强双方的信息交流，共同探讨如何提高合作效率和质量。（三）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的工程项目。采购部门应按照国家相关法律法规和公司内部规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的工程项目，可采用邀请招标方式。采购部门应向符合条件的供应商发出邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判适用于采购时间紧迫、技术规格复杂或市场竞争不充分的工程项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，通过比较谈判结果，选择最优供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的工程项目，可采用单一来源采购方式。采购部门应提供充分的理由和依据，并报经相关部门批准。5.询价采购适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的工程项目。采购部门应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价，选择价格合理的供应商。（四）采购合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或达成采购意向后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应采用书面形式，由双方签字（盖章）确认。合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（五）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照合同要求和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格等进行检验。3.对于验收合格的物资，验收人员应出具验收报告；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。三、合同管理（一）合同签订管理1.合同承办部门应在合同签订前，对合同相对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行调查了解，确保合同相对方具备签订合同的能力和条件。2.合同承办部门应根据合同内容，填写合同审批表，明确合同标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、违约责任等条款，并提交相关部门审核。3.审核部门应按照各自的职责，对合同进行审核。法律部门主要审核合同的合法性、有效性；财务部门主要审核合同的付款方式、结算条款等财务条款；业务部门主要审核合同的业务条款是否符合公司业务需求。4.经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签字（盖章）后生效。（二）合同履行管理1.合同承办部门应按照合同约定，全面履行自己的义务，确保合同的顺利履行。2.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，合同承办部门应及时采取措施，要求对方承担违约责任，并向公司报告。3.合同承办部门应建立合同履行台账，记录合同的签订、履行、变更情况，及时掌握合同履行进度。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报经相关部门审核批准，确保变更后的合同符合法律法规和公司利益。3.合同承办部门应及时将合同变更情况通知相关部门，确保各部门及时了解合同变更信息，调整工作安排。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同承办部门应及时与对方办理终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应清理合同文件，将合同原件、相关资料等归档保存。3.对于合同终止后可能存在的遗留问题，合同承办部门应及时与对方协商解决，避免给公司造成损失。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向公司报告，并积极采取措施，与对方协商解决。2.如协商不成，可以根据合同约定或相关法律法规，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。3.在处理合同纠纷过程中，公司应积极收集证据，维护公司的合法权益。同时，应及时总结经验教训，完善合同管理制度，避免类似纠纷的再次发生。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对工程采购与合同管理情况进行审计监督，检查采购计划的执行情况、合同签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。3.公司纪检监察部门应加强对工程采购与合同管理过程的监督，严肃查处违规违纪行为，维护公司的正常经营秩序。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门的监督检查，配合做好各项工作。2.对于政府部门提出的问题和建议，公司应认真整改落实，不断提高工程采购与合同管理水平。五、责任追究（一）责任界定1.在工程采购与合同管理过程中，如因工作人员的故意或过失行为，导致公司利益受损的，应追究相关人员的责任。2.责任界定应根据工作人员的职责范围、行为性质、造成的损失等因素进行综合判断。（二）责任追究方式1.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对于情节较重的违规行为，给予降职、撤