工程建设政府采购制度

PAGE工程建设政府采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织在工程建设领域的政府采购行为，加强对工程建设项目采购活动的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证工程质量，维护公司/组织的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织范围内所有工程建设项目的政府采购活动，包括但不限于新建、改建、扩建工程项目，以及与之相关的设备、材料采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择中标供应商。3.效益原则：在保证工程质量和满足使用需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立工程建设政府采购领导小组，由公司/组织高层管理人员组成，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，确保采购活动符合公司/组织战略目标和整体利益。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，配备专业的采购人员，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应严格按照本制度和相关流程开展工作，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。（三）各部门职责1.需求部门：提出工程建设项目的采购需求，包括技术规格、数量、质量要求等，并对采购文件进行审核，确保需求的准确性和完整性。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保资金安全和合规。3.技术部门：为采购活动提供技术支持，参与采购文件的编制和评审，对技术方案进行评估和把关。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据工程建设项目的实际需求，结合市场价格行情，编制详细的采购预算。采购预算应包括项目所需的设备、材料、服务等各项费用，并明确资金来源和支付方式。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，确保预算金额能够满足项目建设需要，同时避免高估冒算。（二）预算审批采购预算编制完成后，需提交公司/组织采购决策机构进行审批。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算，应按照规定程序重新进行审批。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如遇市场价格波动等因素导致预算不足，应及时向采购决策机构报告，并按照规定程序申请调整预算。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用进行核对和分析，确保预算执行的准确性和合规性。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的工程建设项目。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。在指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的工程建设项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的情况。2.邀请程序采购部门根据项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件和名单。向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续招标程序与公开招标基本相同，包括资格审查、开标、评标、中标公示等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的工程建设项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，由采购代表和有关专家组成。向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判小组与供应商进行一轮或多轮谈判，要求供应商提供报价和解决方案。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的工程建设项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和具体情况。组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见提交采购决策机构审批。审批通过后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的工程建设项目。2.询价程序采购部门编制询价文件，明确询价项目的规格、数量、质量要求等内容。向符合资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。供应商在规定时间内提交报价文件。采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）编制要求1.采购文件应根据采购项目的特点和需求编制，内容完整、准确、清晰，能够充分反映采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等关键信息。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、倾向性条款，确保所有潜在供应商能够公平参与竞争。（二）文件内容1.招标（谈判、询价）文件项目概述：包括项目名称、地点、规模、采购内容等基本信息。技术规格：详细描述采购项目的技术要求、性能指标、质量标准等。商务条款：包括交货时间、地点、付款方式、售后服务等内容。评标（谈判、询价）标准：明确评标（谈判、询价）的方法和标准，如价格、技术、商务等方面的评分因素和权重。投标（响应）文件格式：规定供应商应提交的投标（响应）文件的格式和内容要求。其他条款：如合同主要条款、争议解决方式等。2.采购合同合同双方的基本信息：包括名称、地址、联系方式等。采购项目的详细内容：与采购文件中的技术规格、商务条款等相对应。价格条款：明确采购项目的总价、分项价格及价格调整方式等。交货（服务）条款：规定交货时间、地点、验收标准等。付款方式：明确付款的时间节点、比例和方式。质量保证条款：约定供应商的质量保证责任和期限。违约责任：明确双方在合同履行过程中的违约责任。争议解决条款：规定双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式。六、采购信息发布（一）发布渠道1.采购信息应通过指定的媒体进行发布，包括公司/组织内部网站、政府采购信息发布平台、相关行业媒体等，确保采购信息的公开透明，便于潜在供应商获取。2.对于重大采购项目，应同时在公司/组织内部显著位置进行公告，向全体员工通报采购项目的相关情况。（二）信息内容1.采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、报名时间、开标时间、评标标准等关键信息，确保潜在供应商能够全面了解采购项目的情况。2.发布的采购信息应准确无误，如有变更或补充，应及时在原发布渠道进行更新，并通知已获取采购信息的潜在供应商。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于特定行业或项目的采购，还应审查供应商是否具备相应的专业资质和能力，如工程建设资质、安全生产许可证等。（二）供应商库建设1.建立供应商库，对通过资格审查的供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、联系方式等内容，便于采购部门查询和使用。2.定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商，确保供应商库的质量和有效性。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，对已合作供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商后续合作的重要依据。2.根据评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。八、开标、评标、谈判及询价（一）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，并在规定时间内进行唱标，公布投标报价等关键信息。2.开标过程应进行记录，并存档备查。开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件的密封情况等内容。（二）评标1.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会成员由采购代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评审，对投标文件的技术、商务等方面进行综合评价，推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人推荐信息。（三）谈判1.谈判小组按照竞争性谈判文件规定的程序和方法与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价和解决方案进行详细说明，并就价格、技术、商务等方面进行协商和谈判。2.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最终报价，并综合考虑各方面因素，确定成交供应商。谈判过程应做好记录，记录内容包括谈判时间、地点、谈判人员、谈判内容、供应商报价及最终报价等。（四）询价1.采购部门向供应商发出询价通知书后，供应商应在规定时间内提交报价文件。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。2.询价过程中，采购部门可要求供应商对其报价进行解释和说明，确保报价的真实性和合理性。询价结果应及时通知相关供应商，并做好记录。九、合同签订与履行（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司/组织的要求。审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性、合理性等方面。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同规定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务，采购方应按照合同约定及时支付货款。2.采购部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。十、验收管理（一）验收标准1.采购项目的验收应按照采购合同约定的验收标准进行。验收标准应明确、具体，包括货物的规格、型号、数量、质量、性能等方面的要求。2.对于工程建设项目，验收标准还应包括工程质量、施工进度、安全管理等方面的要求，确保工程建设项目符合相关标准和规范。（二）验收程序1.采购项目完成后，供应商应向采购方提交验收申请。采购方组织相关部门和人员组成验收小组，对采购项目进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等工作，确保采购项目符合要求。验收过程中，应做好记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。十一、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对工程建设政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面的情况。2.采购决策机构和采购执行机构应加强对采购活动的内部管理和监督，建立健全内部监督机制，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.主动接受社会公众的监督，对于采购活动中的违法违规行为，应及时进行整改，并向社会公开整改情况。十二、法律责任（一）供应商责任1.供应商在采购活动中如有提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通，向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益，在招标采购过程中与采购人进行协商谈判等违法行为，将依法承担相应的法律责任。2.