工地采购询价制度

PAGE工地采购询价制度一、总则1.目的为规范工地采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证工程质量和进度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工地项目的物资采购询价活动。3.基本原则合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公平公正。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供信息，不得隐瞒或欺诈。效益优先原则：在保证物资质量和满足工程需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程1.需求提出工地各部门根据工程进度和实际需求，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息。《物资采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.询价准备采购部门接到《物资采购申请表》后，指定专人负责询价工作。询价人员收集相关物资的市场信息，包括供应商名录、产品价格、质量标准、售后服务等。对收集到的信息进行整理和分析，确定潜在的供应商名单。3.询价发出询价人员向潜在供应商发送《询价通知书》，明确物资的各项要求、询价截止时间等。《询价通知书》应包括以下内容：物资名称、规格型号、数量、质量要求等详细信息。交货时间、地点及方式。报价要求，如报价有效期、报价包含的费用明细等。供应商需提供的资质证明文件、产品样本等。4.供应商报价供应商在收到《询价通知书》后，应在规定的时间内进行报价，并将报价文件密封后提交至采购部门。报价文件应包括以下内容：报价单，注明物资名称、规格型号、数量、单价、总价等。产品质量标准、检验报告等相关证明文件。售后服务承诺，包括质保期、维修响应时间等。5.询价评审采购部门组织相关人员组成询价评审小组，对供应商的报价文件进行评审。评审小组根据以下因素进行综合评价：报价高低，在满足质量要求的前提下，选择价格合理的供应商。产品质量，审核供应商提供的质量证明文件，必要时可实地考察供应商的生产基地。售后服务，评估供应商的售后服务承诺是否满足工程需求。供应商信誉，查阅供应商的信用记录，了解其商业信誉和口碑。评审小组根据评审结果，填写《询价评审报告》,推荐中标供应商。6.合同签订根据询价评审结果，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，报公司相关部门备案。三、询价人员职责1.询价负责人职责负责组织和协调工地采购询价工作，制定询价计划和方案。审核《物资采购申请表》，确保需求信息准确完整。筛选和确定潜在供应商名单，发送《询价通知书》。整理和分析供应商报价文件，组织询价评审会议。跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.询价小组成员职责参与询价评审工作，对供应商的报价文件进行认真评审。根据评审标准，对供应商的报价、产品质量、售后服务等方面进行评价。发表个人意见，为确定中标供应商提供参考依据。协助询价负责人完成其他相关工作。四、供应商管理1.供应商选择建立供应商准入制度，对申请成为公司供应商的企业进行资质审核。审核内容包括企业营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关证件。实地考察供应商的生产基地、生产设备、质量管理体系等，确保其具备生产符合要求物资的能力。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.供应商评价定期对供应商进行评价，评价周期为每年一次。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。采购部门收集相关信息，填写《供应商评价表》，组织相关人员进行评价打分。根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.供应商调整对于评价为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定时间内未能完成整改或整改后仍不符合要求，采购部门应将其从供应商名录中删除。根据供应商评价结果和工程需求变化，适时调整供应商名录，引入新的优质供应商。五、询价记录与档案管理1.询价记录询价人员应详细记录询价过程中的各项信息，包括询价通知书的发送、供应商报价、询价评审等环节。询价记录应真实、准确、完整，保存期限为项目结束后[X]年。2.档案管理建立工地采购询价档案管理制度，对询价过程中产生的各类文件进行分类归档。档案内容包括《物资采购申请表》、《询价通知书》、供应商报价文件、《询价评审报告》、采购合同等。档案管理人员负责档案的整理、保管和查阅工作，确保档案的安全和完整。六、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对工地采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购行为是否公正。审计部门有权调阅相关文件和资料，对采购人员和供应商进行询问，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供有关资料。对于外部监督检查提出的问题，及时进行整改，并将整改情况报告公司管理层。七、违规处理1.对采购人员的违规处理采购人员在询价过程中如有违反本制度的行为，如接受供应商贿赂、泄露询价信息、擅自更改询价结果等，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。给公司造成经济损失的，采购人员应承担相应的赔偿责任。2.对供应商的违规处理供应商在报价或履行合同过程中如有违反法律法规、行业标准或本制度的行为，如提供虚假报价、以次充好、拖延交货等，公司将视情节轻重