工会采购管理制度范本

PAGE工会采购管理制度范本一、总则（一）目的为加强本工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，维护市场秩序，保障各方合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信履约，不得隐瞒或虚报信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会作为采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等事项。（二）采购执行部门设立专门的采购工作小组或指定相关部门作为采购执行部门，负责具体采购项目的实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确其职责分工。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，详细说明采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等，并对需求的合理性负责；配合采购执行部门进行采购项目的实施，参与供应商考察、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全与合理使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购效益等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划、业务需求及实际情况，会同相关部门编制年度采购预算。采购预算应涵盖各类采购项目，明确采购项目名称、规格、数量、预计金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑采购资金的来源和保障情况，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算编制过程中，应广泛征求各部门意见，进行充分的市场调研和成本分析，提高预算的准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，提交工会委员会审议批准。经批准的采购预算作为年度采购活动的控制依据，不得随意突破。（三）预算调整如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及对预算执行的影响等，经工会委员会审批后执行。四、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细描述采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、交付时间、售后服务等内容，并签字盖章确认。2.《采购需求申请表》应经部门负责人审核签字后提交采购执行部门。（二）采购计划制定采购执行部门收到《采购需求申请表》后，对需求进行汇总整理，结合采购预算和实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道广泛征集供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.供应商筛选：根据采购项目的要求和特点，对征集到的供应商进行筛选，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，确定入围供应商名单。3.供应商考察：对于重要采购项目，采购执行部门应组织相关人员对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，形成考察报告。4.供应商评估与更新：采购执行部门定期对供应商进行评估，根据评估结果对供应商信息库进行更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（四）采购方式确定1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，或者采购项目的公开招标数额标准以下，但采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）采购文件编制根据确定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标、邀请招标适用）、采购需求说明、投标（报价）文件格式、评标（谈判）标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和条件以及供应商的响应要求，确保采购活动的规范进行。（六）采购文件发布与获取1.公开招标和邀请招标采购文件发布：通过指定的媒体或平台发布招标公告（邀请招标为投标邀请书），向社会公开采购信息，吸引潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价采购文件获取：向已确定的供应商发出采购文件，告知其采购项目的相关要求和条件，要求其在规定时间内提交响应文件。（七）投标（报价）文件接收与评审1.投标（报价）文件接收：采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点接收供应商提交的投标（报价）文件，对投标（报价）文件的完整性、密封性等进行检查，并做好记录。2.投标（报价）文件评审：组织相关人员组成评标（谈判）小组，按照采购文件规定的评标（谈判）标准对投标（报价）文件进行评审。评标（谈判）小组应客观、公正地履行职责，对评审结果负责。评审过程中，如发现供应商存在违规行为或投标（报价）文件不符合要求的，应及时进行处理。（八）中标（成交）供应商确定根据评审结果，确定中标（成交）供应商。向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并将中标（成交）结果通知所有参与采购活动的供应商。（九）采购合同签订1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应提交财务部门和审计部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、合理性以及对采购资金的影响等。审核通过后，方可签订采购合同。（十）采购合同执行与验收1.采购合同执行：采购执行部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量交付。如供应商出现违约行为，应及时采取措施追究其违约责任。2.采购验收：采购项目交付后，采购执行部门应会同需求部门等相关人员按照采购合同和采购需求说明进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，填写《采购验收报告》；验收不合格的，应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。（十一）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款理由等内容，并附上采购合同、验收报告等相关证明材料。2.《采购付款申请表》经采购执行部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务部门按照财务管理制度和采购合同约定进行审核，审核通过后报工会委员会审批。3.经审批同意后，财务部门按照规定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等，并评估其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强供应商的选择、考察、评估与管理，建立供应商信用档案，与优质供应商建立长期稳定的合作关系；在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。2.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量监督，严格按照验收程序进行验收；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对质量不合格的产品及时进行处理。3.价格风险应对：加强市场调研和价格分析，合理确定采购预算和价格谈判策略；采用多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格；签订价格调整条款，应对市场价格波动风险。4.法律风险应对：采购活动严格遵守国家法律法规及相关政策要求，加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购合同签订前，进行法律审核，确保合同条款合法合规。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.工会委员会对采购活动进行不定期检查，对重大采购项目进行重点监督，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督接受上级工会组织、相关政府部门等的监督检查，积极配合其工作，如实提供采购活动的相关资料和信息，对提出的问题及时进行整改。七、信息管理（一）采购档案管理采购执行部门负责建立采购档案，对采购活动过程中的各类文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、投标（报价）文件、评标（谈判）报告、中