工会采购询价制度

PAGE工会采购询价制度一、总则（一）目的为规范工会采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程不受人为因素干扰，保证结果公平公正。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向工会会员或相关人员公开。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用，提高经济效益。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要或会员需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人签字确认后，提交至工会办公室。（二）采购申请审核1.工会办公室收到采购申请表后，对采购需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括是否符合工会工作计划、是否超出预算、是否有更经济合理的替代方案等。3.对于审核通过的采购申请，工会办公室进行编号登记，并根据采购项目的性质和金额，确定询价方式。（三）询价准备1.成立询价小组根据采购项目的特点和要求，成立由工会相关人员、会员代表等组成的询价小组。询价小组人数一般为三人以上单数。询价小组成员应具备相关专业知识和采购经验，熟悉采购流程和法律法规。2.制定询价文件询价小组根据采购需求，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、质量标准、交货时间、售后服务要求、报价要求等内容。询价文件应明确供应商的资格条件，如营业执照、资质证书、业绩证明等。3.确定询价供应商通过多种渠道收集供应商信息，如供应商名录、行业网站、会员推荐等。根据采购项目的特点和要求，筛选出符合资格条件的供应商名单。向筛选出的供应商发出询价邀请函，邀请其参加询价采购活动。询价邀请函应包括询价文件的主要内容、报价截止时间、询价时间和地点等信息。（四）询价实施1.组织询价会议按照询价邀请函确定的时间和地点，组织询价会议。询价会议由询价小组组长主持。供应商在询价会议上应提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。询价小组成员应认真阅读供应商的报价文件，对报价文件中的内容进行询问和质疑。2.供应商报价供应商应按照询价文件的要求，在规定的时间内提交报价文件。报价文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。供应商的报价应包括货物或服务的单价、总价、运费、税费等所有费用。报价应为含税价，且不得高于预算金额。3.询价记录询价小组成员应对询价过程进行详细记录，包括供应商的报价、对报价文件的询问和质疑、供应商的答复等内容。询价记录应由询价小组成员签字确认，作为采购决策的重要依据。（五）采购决策1.综合评审询价小组根据询价记录，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审。综合评审应按照询价文件规定的评审标准进行，评审标准应客观、公正、合理。2.确定成交供应商询价小组根据综合评审结果，确定成交供应商。成交供应商应是报价合理、技术方案可行、售后服务承诺良好的供应商。询价小组应出具询价报告，询价报告应包括采购项目的基本情况、询价过程、评审结果、成交供应商等内容。询价报告经工会领导审批后生效。（六）合同签订1.工会与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规的要求，合同条款应明确、具体、可操作。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送工会办公室备案。（七）采购验收1.采购物资或服务到货后，工会应组织相关人员进行验收。验收人员应包括工会相关人员、会员代表等。2.验收内容包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、外观等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收内容、验收结果等内容。4.对于验收不合格的物资或服务，工会应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施进行整改或更换。整改或更换后，应重新进行验收。（八）付款结算1.工会根据采购合同的约定，办理付款手续。付款时应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证。2.付款方式应符合法律法规的要求，付款金额应按照采购合同的约定执行。3.在付款过程中，如发现问题或纠纷，应及时与供应商协商解决，协商不成的，可通过法律途径解决。三、采购询价监督与管理（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，负责对采购询价过程进行监督。采购监督小组应由工会领导、会员代表等组成。2.采购监督小组应定期对采购询价制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.采购监督小组应对询价小组成员的履职情况进行监督，防止出现违规行为。（二）信息公开1.工会应建立采购信息公开制度，将采购项目的基本情况、询价文件、询价过程、成交结果等信息向工会会员或相关人员公开。2.信息公开方式可采用工会内部网站、公告栏、会议通报等形式。3.工会会员或相关人员有权对采购信息进行查询和监督，对发现的问题可向工会办公室或采购监督小组反映。（三）档案管理1.工会应建立采购询价档案管理制度，对采购询价过程中形成的文件、资料、记录等进行归档管理。2.采购询价档案应包括采购申请表、询价文件、询价邀请函、报价文件、询价记录、询价报告、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。3.采购询价档案应妥善保管，保管期限按照法律法规的要求执行。（四）违规处理1.对于在采购询价过程中违反本制度规定的单位或个人，工会应视情节轻重，给予批评教育、责令整改、取消供应商资格等处理。2.对