工会采购制度范本

PAGE工会采购制度范本一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争原则，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，确保采购过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员和相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身信誉和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购活动的决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，确保采购活动符合工会整体利益和会员需求。（二）采购执行部门工会指定专人或成立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。其主要职责包括：1.根据工会需求和预算编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、时间等要求。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。3.按照规定的采购方式和程序，组织开展采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商报价、组织评标或谈判等。4.与供应商进行沟通和协商，起草、审核采购合同，并报工会委员会审批。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合合同要求。6.整理和归档采购文件，包括采购计划、报价文件、合同文本、验收报告等，以备查阅和审计。（三）监督部门工会设立监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组应由工会会员代表组成，其主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规、公司制度和采购程序的要求。2.审查采购文件、合同文本等资料，确保其合法性、合规性和完整性。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出整改意见和建议。4.定期向工会会员通报采购活动的监督情况，保障会员的知情权和监督权。三．采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，于每年年底前编制下一年度的采购预算草案。采购预算应明确采购项目、金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算草案应提交工会委员会审议，经审议通过后报公司财务部门备案。财务部门应根据工会预算管理规定，对采购预算进行审核和调整，确保预算的合理性和可行性。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在一的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时向工会委员会报告，并提出相应的改进措施。（三）预算监督1.监督小组应对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金的合理使用。如发现有违反预算规定的行为，应及时制止并责令整改。2.财务部门应加强对采购资金的管理和核算，定期向工会委员会报送采购预算执行情况报告，为预算决策提供依据。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指工会以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，通过评标程序选择最优供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额较大，且市场竞争较为充分的项目；采购项目的技术规格、质量要求等较为明确，能够通过招标程序进行标准化采购的项目；法律法规规定必须采用公开招标方式的项目。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：编制招标文件：明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在公司内部公告栏、官方网站等媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、编号、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。发售招标文件：向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应的费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由供应商当众开标，并宣读投标报价、技术方案等内容。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：工会委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的供应商。签订合同：中标供应商应在规定的时间内与工会签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标1.邀请招标是指工会以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，通过评标程序选择最优供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单：根据采购项目的特点和需求，从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、编号、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。发售招标文件：向被邀请的供应商提供招标文件，并收取相应的费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由供应商当众开标，并宣读投标报价、技术方案等内容。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：工会委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的供应商。签订合同：中标供应商应在规定的时间内与工会签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指工会与不少于三家的供应商分别进行谈判，从中确定最优供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由工会代表和有关专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应熟悉采购项目的技术要求和市场情况，具备相应的专业知识和谈判能力。制定谈判文件：明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定邀请供应商名单：从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商作为谈判对象，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应包括采购项目名称、编号、内容、要求、谈判时间和地点等信息。谈判：谈判小组与各供应商分别进行谈判，就采购项目的技术规格、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款进行协商和谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价和谈判方案进行详细说明，并对供应商的报价和谈判方案进行比较和评估。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应根据谈判情况，推荐成交候选人。工会委员会根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。同时，将成交结果通知所有未成交的供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与工会签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指工会直接与唯一的供应商进行谈判，签订采购合同的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：提出申请：采购执行部门应填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、编号、内容来源、采购理由、预算金额等情况，并提交相关证明材料。审核批准：单一来源采购申请表应提交工会委员会审议，经审议通过后报公司相关部门审批。审批部门应根据采购项目的实际情况，对采购申请进行审核，并作出批准或不批准的决定。谈判与签订合同：采购执行部门应与唯一的供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、质量要求、价格、交货期、售后服务等条款进行协商和谈判。谈判达成一致后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。（五）询价1.询价是指工会向有关供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价，工会根据报价情况选择最优供应商的采购方式。2.符合下列条件之一的采购项目，可以采用询价方式：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目；采购金额较小，不适合采用其他采购方式的项目。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由工会代表和有关人员组成，成员人数应为三人以上单数。询价小组应熟悉采购项目的技术要求和市场情况，具备相应的专业知识和询价能力。制定询价文件：明确采购项目的技术规格、质量要求、询价程序、评定成交的标准等内容。确定邀请供应商名单：从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商作为询价对象，并向其发出询价单。询价单应包括采购项目名称、编号、内容、要求、报价截止时间等信息。询价：询价小组向各供应商发出询价单后，要求供应商在规定的时间内报价。供应商应按照询价单的要求，提供详细的报价清单，包括货物名称、规格、数量、价格、交货期、售后服务等内容。确定成交供应商：询价小组根据供应商的报价情况，对报价进行比较和评估，推荐成交候选人。工会委员会根据询价小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。同时，将成交结果通知所有未成交的供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与工会签订采购合同，明确双方的权利和义务。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门或会员根据工作需要和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交给采购执行部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，方可提交给采购执行部门。如采购项目涉及多个部门或较大金额，应提交工会委员会审议。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性、合理性和预算金额的准确性。如初审通过，采购执行部门应将采购申请表提交给工会委员会审批。2.工会委员会应根据采购项目的性质、金额等情况，对采购申请进行审议。如审议通过，工会委员会应在采购申请表上签署审批意见，并将采购申请表返回给采购执行部门。（三）采购实施1.采购执行部门根据工会委员会的审批意见，按照规定的采购方式和程序组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，确保采购活动顺利进行。如发现问题或异常情况，应及时向工会委员会报告，并采取相应的措施加以解决。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给工会委员会审核。工会委员会应重点审核合同的合法性、合规性和完整性，确保合同条款符合工会利益和法律法规要求。审核通过后，采购执行部门方可与供应商签订采购合同。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物品或服务的数量、规格、质量等进行检查和核对，确保采购物品或服务符合合同要求。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并提交给财务部门。财务部门应根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保资金安全。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、供应商推荐、网络搜索等，并对收集到的供应商信息进行整理和分析。3.根据供应商选择标准，采购执行部门对潜在供应商进行评估和筛选，确定合格供应商名单，并将其纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。采购执行部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商淘汰1.如发现供应商存在下列情形之一的，采购执行部门应将其从供应商数据库中淘汰：提供虚假信息或产品质量不合格的；严重违反合同约定，影响工会正常工作的；存在商业贿赂等违法违规行为的；其他不符合供应商选择标准的情形。2.供应商淘汰后，采购执行部门应及时更新供应商数据库，并通知相关部门停止与该供应商的合作。七、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购计划、采购预算、采购申请、招标文件、投标文件、评标报告、谈判