工会采购决策制度

PAGE工会采购决策制度一、总则（一）目的为规范工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受工会会员及相关部门的监督。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最佳使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购决策组织与职责（一）采购决策小组1.组成人员：由工会主席担任组长，工会副主席、财务委员、会员代表等若干人员组成。2.职责负责审议采购项目的必要性、可行性和预算安排。对采购方式的选择、采购文件的审核等重大事项进行决策。监督采购活动的执行情况，确保采购工作符合规定要求。（二）采购执行部门1.组成人员：根据采购项目的性质和规模，由工会相关业务部门或指定专人负责采购执行工作。2.职责负责采购项目需求的调研、分析和论证，提出采购申请。按照采购决策小组的决定，组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档采购项目的相关资料。（三）监督审计部门1.组成人员：由工会内部审计人员或指定专人组成。2.职责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的合规性、采购文件的合法性等。对采购项目的资金使用情况进行审计，确保资金安全和合理使用。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，提前编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息，并说明采购的必要性和预期效益。3.采购预算草案经财务委员审核后，提交采购决策小组审议通过。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出预算调整申请。2.预算调整申请应说明调整的原因、调整的内容和金额等，并提供相关证明材料。3.预算调整申请经财务委员审核后，提交采购决策小组审议批准。（三）预算执行与监督1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计分析。3.对于超预算采购的项目，采购决策小组应进行专项审查，如确有必要，应追究相关人员的责任。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，具备公开招标条件的，应采用公开招标方式。2.招标程序采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购执行部门确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。组织开标评标活动，确定中标供应商，并发布中标公告。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，制定谈判文件。发布谈判公告或向潜在供应商发出谈判邀请书，邀请供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订成交合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购的理由和必要性。采购决策小组对申请进行审议，如同意采用单一来源采购方式，应确定供应商，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购执行部门成立询价小组，制定询价文件。向符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订成交合同。五、采购文件编制与审核（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等实质性内容，确保采购项目的质量和效果。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购决策小组进行审核。2.采购决策小组应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性和完整性，确保采购文件符合相关法律法规和行业标准的要求。3.对于审核中发现的问题，采购执行部门应及时进行修改和完善，直至采购文件通过审核。六、供应商选择与管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目的投标或报价。（二）供应商选择1.采购执行部门应根据采购项目的需求和特点，选择合适的供应商。2.选择供应商时应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。3.对于重要采购项目，采购执行部门应组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况和质量管理水平。（三）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目参与情况、评价结果等内容。2.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。3.根据供应商的评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，应提交采购决策小组进行审核，审核通过后，由采购执行部门与供应商签订合同。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。3.如供应商在合同履行过程中出现违约行为，采购执行部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，如赔偿损失、支付违约金等。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购执行部门应提出申请。2.申请应说明变更或解除合同的原因、变更或解除的内容等，并提供相关证明材料。3.合同变更或解除申请经采购决策小组审议批准后，采购执行部门应与供应商协商签订变更或解除合同的协议。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本归档保存。2.合同归档内容包括合同文本、相关审批文件、补充协议等。3.合同档案应妥善保管，以备查阅和审计。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应包括采购执行部门代表、使用部门代表、技术专家等。3.验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和质量标准。（二）验收内容1.验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能、服务等方面。2.验收人员应按照采购合同的约定和相关标准进行验收，确保采购项目符合要求。3.对于技术复杂或专业性较强的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。（三）验收报告1.验收完成后，验收人员应出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结论等内容。3.验收报告经验收人员签字确认后，提交采购决策小组审核。（四）验收结果处理1.如验收合格，采购执行部门应按照合同约定支付采购款项。2.如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施进行整改或退换货物。3.如供应商拒绝整改或退换货物，采购执行部门可按照合同约定追究供应商的违约责任，直至通过法律途径解决。九、采购监督与投诉处理（一）采购监督1.监督审计部门应加强对采购活动的全过程监督，确保采购程序的合规性和采购资金的安全使用。2.监督审计部门可通过查阅采购文件、参与开标评标活动、检查合同执行情况等方式进行监督。3.对于发现的问题，监督审计部门