工会询价采购制度

PAGE工会询价采购制度一、总则（一）目的为规范工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视任何一方，保证采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受工会会员和相关部门的监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门工会指定专门的部门或人员作为采购执行部门，具体负责采购项目的实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）职责分工1.采购决策机构职责审议年度采购计划，确保采购活动与工会工作目标和实际需求相匹配。审核采购预算，合理安排采购资金。审批采购方式的选择，确保采购过程的合规性和有效性。监督采购活动的执行情况，对采购结果进行审查和决策。2.采购执行部门职责根据采购决策机构的要求，制定具体的采购实施方案。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。按照规定的采购方式和程序，组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商报价、组织开标评标等。与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同履行。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算草案应提交工会委员会审议，经审议通过后作为年度采购预算执行。（二）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额等。2.预算调整申请应提交工会委员会审议，经审议通过后进行预算调整。四、采购方式（一）询价采购1.适用范围采购项目符合下列情形之一的，可以采用询价采购方式：采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购服务的标准统一，服务内容相对简单，市场竞争充分的采购项目。2.询价程序采购执行部门根据采购需求，确定询价供应商名单。询价供应商应不少于三家，且具有良好的商业信誉和相应的供货能力或服务能力。向询价供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的基本情况、采购要求、报价要求、交货时间、售后服务等内容。询价供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购执行部门对询价供应商的报价文件进行评审，评审内容包括报价、技术规格、商务条款等。评审应按照事先确定的评审标准进行，确保评审结果公正合理。根据评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（二）其他采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行。2.邀请招标适合于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应按照相关法律法规的规定进行。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应按照相关法律法规的规定进行。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照相关法律法规的规定进行。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等。2.采购申请表应提交采购执行部门审核。（二）采购审批1.采购执行部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.审核通过的采购申请表提交工会委员会审批。工会委员会根据采购决策原则进行审批，审批通过后下达采购任务。（三）采购实施1.采购执行部门按照批准的采购方式和程序，组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.在签订采购合同前，采购执行部门应对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购执行部门应按照采购合同的约定，办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.在选择供应商时，采购执行部门应按照采购决策原则，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合适的供应商。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励1.采购执行部门应建立供应商激励机制，对与工会长期合作、表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额等。2.通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会应加强对采购活动的内部监督，定期检查采购制度的执行情况，对采购过程中的违规行为进行及时纠正。2.采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行归档保存，以备查阅。（二）审计监督1.工会应定期对采购项目