工会服务采购合同制度

PAGE工会服务采购合同制度一、总则（一）目的为规范工会服务采购行为，加强工会服务采购合同管理，保障工会和供应商双方的合法权益，提高工会服务采购质量和效益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织工会进行的各类服务采购活动及所签订的服务采购合同。（三）基本原则1.合法合规原则：工会服务采购活动及合同签订应严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法、合规、有效。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商享有平等参与机会，公正对待每一个供应商。3.效益优先原则：在保证服务质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置，提高工会资金使用效率。4.诚实守信原则：工会和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、胁迫或恶意串通。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.工会应根据工作需要和实际情况，提前制定年度服务采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划需经工会委员会讨论通过，并报上级工会备案。如遇特殊情况需调整采购计划，应按规定程序进行审批。（二）预算编制与执行1.工会应根据采购计划编制服务采购预算。预算编制应科学合理，充分考虑项目成本、市场价格波动等因素，确保预算准确可靠。2.采购预算经工会经费审查委员会审查通过后，严格按照预算执行。如遇预算调整，应按规定程序进行审批，并及时调整相关采购计划。三、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照、税务登记证等相关资质证书。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，无不良经营记录。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合质量要求的服务。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商信息收集与审核1.工会应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。信息收集内容包括供应商基本情况、经营范围、联系方式、业绩情况等。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审核。审核内容包括供应商资质证书、营业执照、财务状况、业绩证明、信誉评价等。审核合格的供应商方可进入采购程序。（三）供应商考核与评价1.建立供应商考核评价机制，定期对供应商的服务质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于考核评价不合格的供应商，工会有权采取警告、暂停合作、终止合同等措施，并将其列入不良供应商名单，限制其参与后续采购活动。四、采购程序（一）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，合理确定采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按规定程序进行审批。（二）采购文件编制1.根据采购项目需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、供应商资格条件、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等实质性内容，确保采购文件的准确性和完整性。（三）采购公告发布1.采用公开招标方式的采购项目，应在规定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的采购项目，应向符合资格条件的供应商发出邀请书或询价通知书。（四）投标与响应文件提交1.供应商应按照采购文件要求编制投标文件或响应文件，并在规定的时间内提交。投标文件或响应文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.供应商应确保投标文件或响应文件的真实性、准确性和完整性，不得弄虚作假或提供虚假材料。（五）开标与评标1.按照采购文件规定的时间和地点进行开标。开标过程应公开透明，由专人负责唱标、记录等工作。2.组织评标委员会对投标文件或响应文件进行评审。评标委员会由工会代表、相关专业技术人员等组成，人数应符合规定要求。评标委员会应按照评标标准进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。（六）中标与成交结果公示1.采购项目确定中标人或成交供应商后，应在规定的媒体上进行中标与成交结果公示。公示期不得少于规定天数。2.公示期间，如供应商对中标与成交结果有异议，可向工会提出质疑。工会应及时受理并处理质疑事项。（七）合同签订1.中标人或成交供应商确定后，工会应在规定时间内与中标人或成交供应商签订服务采购合同。合同内容应与采购文件一致，明确双方的权利和义务。2.合同签订前，应进行合同条款审核。审核重点包括合同标的、价格、质量标准、交货期、售后服务、违约责任等内容。审核通过后，方可签订合同。五、合同履行与监督（一）合同履行1.工会和供应商应按照合同约定履行各自的义务。工会应及时支付合同款项，供应商应按照合同要求提供优质服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。（二）合同监督1.建立合同监督机制，对合同履行情况进行跟踪检查。检查内容包括服务质量、交货期、售后服务等方面。2.如发现供应商未按照合同约定履行义务，工会有权要求供应商限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，工会有权采取相应措施，直至解除合同，并追究供应商的违约责任。六、验收管理（一）验收标准制定1.根据采购合同和采购文件要求，制定服务采购项目验收标准。验收标准应明确服务质量、数量、规格型号等方面的具体要求。2.验收标准应具有可操作性和可衡量性，确保验收工作的客观公正。（二）验收组织实施1.成立验收小组，负责服务采购项目的验收工作。验收小组由工会代表、相关专业技术人员等组成，人数应符合规定要求。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地验收。验收过程中，应认真检查服务质量、数量、规格型号等是否符合合同要求，并做好验收记录。（三）验收报告编制1.验收工作完成后，验收小组应编制验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收标准、验收内容、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖工会公章。验收报告作为支付合同款项的重要依据。七、资金支付管理（一）支付申请与审核1.供应商完成服务采购项目并通过验收后，应向工会提交支付申请。支付申请应包括合同编号、服务内容、金额、发票号码等内容。2.工会财务部门应对支付申请进行审核。审核内容包括合同条款、验收报告、发票真实性等。审核通过后，方可办理支付手续。（二）支付方式与时间1.根据合同约定和公司/组织财务制度，确定支付方式和时间。支付方式可包括银行转账、支票等。2.工会应按照合同约定及时支付合同款项，不得无故拖延或拒绝支付。如遇特殊情况需要延期支付，应提前与供应商协商一致，并签订书面协议。八、档案管理（一）档案收集与整理1.工会应建立服务采购合同档案管理制度，负责采购合同及相关文件资料的收集、整理、归档工作。2.采购合同档案应包括采购计划、采购文件、投标文件或响应文件、评标报告、中标与成交结果公示文件、合同文本、验收报告、支付凭证等资料。（二）档案保管与查阅1.采购合同档案应妥善保管，确保档案的安全完整。档案保管期限应符合国家法律法规和公司/组织相关规定。2.因工作需要查阅采购合同档案的，应按照规定程序办理查阅手续。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。九、违约责任与争议解决（一）违约责任1.工会和供应商应严格履行合同约定。如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。2.违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。具体违约责任的承担方式应根据合同约定和实际情况确