工会招标采购制度规定

PAGE工会招标采购制度规定一、总则（一）目的为规范工会招标采购行为，加强工会经费管理，提高资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正、廉洁，维护工会和职工的合法权益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于工会组织的各类招标采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息公开透明，所有潜在供应商机会均等，按照既定的程序和标准进行评审，确保结果公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资金的合理使用。4.廉洁原则：杜绝采购过程中的腐败行为，确保采购人员廉洁自律。二、招标采购管理机构及职责（一）工会招标采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。2.职责负责审定招标采购制度规定、年度采购计划等重要文件。对重大采购项目的招标方案、评标结果等进行决策。监督招标采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：由工会财务人员、相关业务部门人员及采购专业人员组成。2.职责负责具体实施招标采购活动工作，包括编制采购文件、发布招标信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查，收集、整理和分析供应商信息。负责采购合同的起草、签订、履行及归档等工作。定期向领导小组汇报招标采购工作进展情况。三、招标采购流程（一）采购需求申报1.各部门根据工作需要，提前向工会招标采购工作小组提交采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.工作小组对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性，对于不符合要求的需求及时与申报部门沟通调整。（二）采购计划编制1.招标采购工作小组根据审核后的采购需求，结合工会经费预算和实际工作安排，编制年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并报工会招标采购领导小组审定。（三）采购方式确定1.公开招标：适用于采购金额较大（具体金额标准根据实际情况确定）、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。邀请供应商数量一般不少于三家。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，或招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的，可采用竞争性谈判方式。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。（四）招标采购文件编制1.根据确定的采购方式，由招标采购工作小组编制相应的招标采购文件。2.公开招标和邀请招标的采购文件应包括招标公告（或邀请函）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。3.竞争性谈判、单一来源采购和询价的采购文件应包括谈判文件（或采购文件）、谈判程序、合同条款及格式、技术规格等内容。（五）发布招标信息1.公开招标项目应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、招标单位、招标内容、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等。2.邀请招标项目应向符合资格条件的供应商发出邀请函，邀请函内容与招标公告基本一致。（六）供应商资格审查1.对报名参加招标采购活动或收到邀请函的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。3.只有通过资格审查的供应商才能参与后续的招标采购活动。（七）开标评标1.开标：按照招标采购文件规定的时间和地点组织开标，开标时由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。2.评标：根据招标采购文件规定的评标办法，由评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由工会代表、相关技术专家、财务人员等组成，人数一般为五人以上单数。评标委员会应按照公平、公正、科学、择优的原则进行评标，推荐中标候选人或确定中标供应商。（八）中标通知1.根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，告知其已中标，并要求其在规定时间内与工会签订采购合同。2.同时，向未中标供应商发出未中标通知书，说明未中标原因。（九）合同签订1.中标供应商应在中标通知书发出之日起规定时间内，与工会签订采购合同。合同内容应与招标采购文件一致，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，由工会招标采购工作小组负责合同的履行跟踪，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（十）验收付款1.采购项目完成后，由工会招标采购工作小组组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合合同约定。2.验收合格后，按照合同约定办理付款手续。付款时，应严格审核供应商提供的发票等相关凭证，确保付款合规。四、采购监督与管理（一）内部监督1.工会招标采购领导小组定期对招标采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、采购人员是否廉洁等。2.工会财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保资金专款专用，不得挪作他用。3.设立举报信箱和举报电话，接受职工对招标采购活动中违规行为的举报，对举报事项及时进行调查处理。（二）外部监督1.主动接受上级工会、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时提供有关资料和信息。2.在招标采购活动中，邀请职工代表参与监督，充分听取职工代表的意见和建议，确保采购活动符合职工利益。五、档案管理1.工会招标采购工作小组负责建立招标采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。2.档案内容包括采购需求申报文件、采购计划、采购方式审批文件、招标采购文件、供应商资格审查资料、投标文件、开标评标记录、中标通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。3.档案保管期限按照国家有关规定执行，确保档案资料的完整性和可查性。六、违规处理1.对于在招标采购活动中违反本制度规定的单位或个人，视情节轻重给予相应的处罚。2.对供应商的处罚包括警告、列入不良供应商名单、