山西建投集中采购制度

PAGE山西建投集中采购制度一、总则（一）目的为规范山西建投集团（以下简称“集团”）的集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程公开透明，对所有供应商一视同仁，保证公平竞争环境。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最低化，提高采购效益。4.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同促进企业发展。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团成立集中采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议集中采购战略规划和年度采购计划。2.审定重大采购项目的采购方式、采购预算、供应商选择等。3.协调解决集中采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构集团设立集中采购中心，作为集中采购的执行部门。集中采购中心的职责包括：1.贯彻执行集中采购制度和相关规定。2.组织实施年度采购计划，制定具体采购方案。3.负责供应商的开发、选择、评估和管理。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。6.建立采购档案，保管采购文件和相关资料。（三）需求部门职责各单位的需求部门负责提出采购需求，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并配合采购执行机构开展采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确编制采购申请。2.参与采购项目的技术谈判、验收等工作。3.对采购产品的质量、性能等进行跟踪和反馈。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各单位需求部门应于每年[具体时间]前，根据下一年度业务发展规划和预算安排，编制本单位的采购计划，并报送至集中采购中心。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间要求等内容。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应提供详细的技术方案和需求说明。（二）采购计划审核与调整1.集中采购中心对各单位报送的采购计划进行汇总、审核，结合集团资源状况和采购策略，提出审核意见。2.采购计划经集团集中采购决策委员会审定后下达执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提前[具体时间]向集中采购中心提出申请，经审核批准后进行调整。四、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标方式：施工单项合同估算价在[具体金额]万元以上或者建筑面积在[具体面积]平方米以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在[具体金额]万元以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在[具体金额]万元以上。2.公开招标：招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标应按照国家有关规定发布招标公告，资格预审公告的期限不得少于[具体天数]日。3.邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标的投标人不得少于[具体数量]家。（二）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判小组由采购人的代表和有关专家共[具体人数]人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（三）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价小组由采购人的代表和有关专家共[具体人数]人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向[具体数量]家以上的供应商发出询价通知书，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应在采购活动开始前，将采购项目信息和拟采用单一来源采购方式的理由报集团集中采购决策委员会批准，并在集团内部进行公示，公示期不得少于[具体天数]日。五、供应商管理（一）供应商开发1.集中采购中心应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等。2.对潜在供应商进行初步筛选，重点考察供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。（二）供应商选择与评估1.根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应组织供应商进行现场考察和综合评估。2.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于不合格供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。（三）供应商激励与约束1.对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等。2.对违反合同约定或出现质量问题的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、要求赔偿损失、暂停合作等。六、采购流程（一）采购申请各单位需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经本单位负责人审批后报送至集中采购中心。（二）采购审批1.集中采购中心收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，提交集团集中采购决策委员会进行审批。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，集中采购中心组织开展采购活动。招标采购：编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：向供应商发出询价通知书，收集报价，比较确定成交供应商。单一来源采购：按照规定程序进行审批和公示后，与供应商签订采购合同。2.在采购过程中，应严格按照相关法律法规和采购文件的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，集中采购中心应及时与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，应报集团法律合规部门进行审核备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应按照合同要求及时组织验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间进行付款结算。2.付款时，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格变化，采取套期保值、签订长期合同等措施降低市场风险。供应商风险：加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评估和动态管理，降低供应商违约风险。质量风险：严格采购产品质量标准，加强采购过程质量控制，要求供应商提供质量保证文件，增加验收环节的检验频次，降低质量风险。合同风险：规范采购合同签订流程，加强合同审核，明确合同条款，严格履行合同约定，降低合同风险。法律风险：加强采购人员法律法规培训，确保采购活动合法合规，聘请法律顾问提供法律支持，降低法律风险。八、监督与检查（一）内部监督1.集团审计部门定期对各单位的采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。2.集团纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会、社会公众等的监督，及时处理投诉举报，不断改进采购工作。九、信息管理（一）采购信息收集集中采购中心应收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购项目需求、供应商信息、采购文件、采