局自行采购管理制度

PAGE局自行采购管理制度一、总则（一）目的为规范本局自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金和自有资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和采购产品，确保采购质量和性价比。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责全局采购工作的统筹协调、制度制定、监督检查等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策规定，制定本局采购管理制度和实施细则。2.编制年度采购计划，审核采购项目预算。3.组织采购项目招标、谈判、询价等采购活动。4.建立供应商库，对供应商进行管理和评价。5.监督采购合同的签订、履行和验收。6.处理采购活动中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目需求，参与采购项目的论证、评审等工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等详细需求。2.对采购项目进行可行性研究和论证，确保采购项目符合实际工作需要。3.参与采购项目的评审工作，提供技术支持和专业意见。4.负责采购项目的验收工作，确保采购产品符合合同要求。（三）财务部门财务部门负责采购资金的审核、支付和管理。其主要职责包括：1.审核采购项目预算，确保预算合理合规。2.对采购资金进行审核，按照合同约定及时支付采购款项。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金安全。（四）监察审计部门监察审计部门负责对采购活动进行监督审计，查处采购活动中的违法违纪行为。其主要职责包括：1.对采购管理制度的执行情况进行监督检查。2.参与采购项目的开标评标等活动，进行现场监督。3.对采购项目进行审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。4.受理对采购活动的投诉举报，查处违法违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制各采购需求部门应根据工作需要和实际情况，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价等详细内容，并按照规定的格式和要求报送采购管理部门。采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合本局年度工作计划和资金状况，编制全局年度采购预算草案，报局领导审批后执行。（二）预算调整采购预算一经批准，原则上不得调整。因特殊情况确需调整的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，报采购管理部门审核。采购管理部门审核后，报局领导审批。预算调整后的采购项目应按照本制度规定重新履行采购程序。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求而需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十~（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批采购需求部门根据工作需要，填写《采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称\规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字后报采购管理部门。采购管理部门对采购项目申请表进行审核，审核通过后报局领导审批。局领导审批同意后，采购项目方可进入采购程序。（二）采购文件编制采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款\评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。（三）采购信息发布采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、采购方式、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。采购邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量\技术规格、采购方式、供应商资格要求、谈判时间及地点等内容。（四）供应商报名与资格审查供应商应在采购公告规定\采购邀请书要求的时间内，向采购管理部门报名并提交相关资格证明文件和资料。采购管理部门对供应商提交的资格证明文件和资料进行审查\确定供应商是否符合采购项目的资格要求。对符合资格要求的供应商，采购管理部门应将其列入供应商名单，并通知其参加采购活动。（五〕采购评审采购管理部门组织采购评审小组进行采购评审。采购评审小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、监察审计部门等相关人员组成，必要时可邀请专家参加。采购评审小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，确定中标供应商或成交供应商。采购评审过程应严格按照规定的程序进行，确保评审结果公平公正。（六〕采购合同签订采购管理部门根据采购评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号\数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门、监察审计部门等相关部门备案。（七）采购项目验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求，对采购产品的数量、质量、规格型号等进行检查验收。验收合格后，验收人员应填写《采购项目验收报告》，并签字确认。采购需求部门应将采购项目验收报告送采购管理部门备案。对验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或重新提供合格产品。（八）采购资金支付财务部门根据采购合同和采购项目验收报告，按照规定的程序审核支付采购款项。采购资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保采购资金安全。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订前，采购管理部门应组织相关人员对合同条款进行审核，确保合同条款符合法律法规和采购文件的要求。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利完成。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供采购产品，并提供相关的售后服务。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议方可变更或解除合同。合同变更或解除后，双方应按照协议约定办理相关手续，如退还已支付的款项、返还已交付的货物等。（四）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生纠纷，双方应首先协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，双方应遵守法律法规的规定，维护自身的合法权益。七、供应商管理（一）供应商库建立采购管理部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明文件、业绩情况、信用记录等内容。采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，确保供应商库信息的准确性和完整性。（二）供应商选择采购管理部门应根据采购项目的需求和特点，从供应商库中选择合适的供应商参加采购活动。在选择供应商时，采购管理部门应综合考虑供应商的资质、信誉、业绩、价格、服务等因素，确保选择的供应商具有良好的信誉和较强的实力。（三）供应商评价采购管理部门应定期对供应商的履约情况进行评价。评价内容包括供应商的交货期、质量、售后服务、价格等方面，并根据评价结果对供应商进行分类管理。对履约情况良好的供应商，采购管理部门可以给予一定的奖励和优惠政策；对履约情况较差的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消供应商资格等。八、监督检查与责任追究（一）监督检查监察审计部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购管理制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。采购管理部门应定期向监察审计部门报送采购活动的相关资料，接受监察审计部门的监督检查。（二）投诉处理供应商或其他利害关系人对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出