小学招标采购制度及流程

PAGE小学招标采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范小学招标采购行为，加强学校财务管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小学范围内的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保招标采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则：招标采购信息公开透明，所有潜在供应商机会均等，评标过程公正合理。3.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，节约资金，提高采购效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、招标采购组织与职责（一）招标采购领导小组1.组成：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责全面领导学校招标采购工作，制定招标采购政策和制度。审议招标采购计划、预算和重大采购项目方案。监督招标采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。（二）招标采购工作小组1.组成：根据采购项目特点，由相关部门专业人员组成，包括财务人员、技术人员、采购人员等。2.职责负责具体招标采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布招标公告、组织开标评标等。对采购项目的技术、商务等方面进行评审，提出评标意见。负责与供应商沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）监督部门学校纪检监察部门负责对招标采购活动进行全程监督，确保采购活动的廉洁性和公正性。三、招标采购计划与预算（一）采购计划编制1.各部门根据学校教学、科研、管理等工作需要，每年定期编制采购计划，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购计划应经部门负责人审核后报学校招标采购领导小组审批。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。2.采购预算应明确各项采购项目的资金来源和金额，并报学校领导审批。（三）采购计划与预算调整1.因特殊情况需要调整采购计划或预算的，应按规定程序重新申报审批。2.调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门和人员。四、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，一般采用公开招标方式。2.招标程序编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件。开标：组织开标会议，当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标价格等主要内容。评标：组建评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标人，并发布中标公告。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。其他招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序成立采购小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，提出单一来源采购供应商名单，报学校招标采购领导小组批准。签订采购合同：与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序成立询价小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、招标采购文件编制（一）招标文件内容1.招标公告（适用于公开招标和邀请招标）：包括采购项目名称、招标内容、供应商资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间及地点等。2.投标文件格式：明确投标文件应包含的内容，如投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.技术规格：详细描述采购项目的技术要求、性能指标、质量标准等。4.商务条款：包括交货时间、地点、付款方式、售后服务等内容。5.评标标准：制定评标方法和标准，如价格分、技术分、商务分等的权重及评分细则。（二）谈判文件内容1.谈判邀请函：邀请供应商参加谈判的函件，包括采购项目名称、谈判内容、供应商资格要求、谈判时间和地点等。2.谈判须知：说明谈判的程序、规则、要求等事项。3.采购项目技术规格、数量、要求：明确采购项目的技术和数量要求。4.合同草案条款：列出拟签订合同的主要条款。5.评定成交的标准：确定评定成交供应商的标准。（三）询价文件内容1.询价通知书：包括采购项目名称、询价内容、供应商资格要求、询价时间和地点、报价要求等。2.采购项目技术规格、数量、要求：详细说明采购项目的技术规格和数量。3.报价表格式：规定供应商报价应填写的表格形式。六、招标采购信息发布（一）发布渠道1.公开招标和邀请招标的招标公告应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布。2.其他招标采购信息可在学校内部网站或相关公告栏发布。（二）信息内容要求发布的招标采购信息应准确、完整，包括采购项目名称、内容、要求、供应商资格条件、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等。七、投标与开标（一）投标1.供应商应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内送达指定地点。2.投标文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。（二）开标1.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。2.开标时，由招标人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人参加。3.开标程序包括：宣布开标纪律；公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场；宣布开标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；检查投标文件的密封情况；按照开标顺序当众开标，公布投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。八、评标（一）评标委员会组成评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）评标原则评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审。（三）评标方法1.综合评分法：对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审，根据评审得分高低确定中标候选人。2.最低价评标法：以投标报价为主要评审因素，选择投标报价最低的供应商为中标候选人，但投标报价明显低于成本的除外。（四）评标程序1.评标委员会成员签到，宣布评标纪律和注意事项。2.评标委员会成员熟悉招标文件和评标办法。3.对投标文件进行初步评审，审查投标文件的符合性、完整性等。4.对通过初步评审的投标文件进行详细评审，按照评标标准进行打分或排序。5.评标委员会成员独立评标，填写评标意见。6.汇总评标结果，推荐中标候选人。九、中标与合同签订（一）中标1.招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并发布中标公告。2.中标公告应包括中标供应商名称、中标金额、中标标的等内容。（二）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件与采购人签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应报学校招标采购领导小组备案。十、采购项目验收（一）验收组织1.采购项目到货后，由采购部门组织相关部门和人员进行验收。2.验收人员应包括技术人员、质量管理人员、使用部门代表等。（二）验收内容1.货物验收：检查货物的规格型号、数量、质量、外观等是否符合合同要求。2.工程验收：按照工程合同要求，对工程质量、进度、安全等进行验收。3.服务验收：检查服务的内容、标准、质量等是否达到合同约定。（三）验收程序1.供应商提交验收申请，提供相关验收资料。2.采购部门组织验收人员进行现场验收。3.验收人员填写验收报告，对验收结果进行签字确认。4.验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。十一、资金支付（一）支付申请采购合同签订后，供应商按照合同约定履行义务，采购人应根据合同执行情况及时向财务部门提交资金支付申请。（二）支付审核财务部门对资金支付申请进行审核，审核内容包括采购合同、验收报告、发票等相关资料的真实性、完整性和合规性。（三）支付方式1.符合财政国库集中支付规定的，按照国库集中支付程序办理支付手续。2.其他支付方式按照学校财务管理制度执行。十二、监督与管理（一）内部监督1.学校纪检监察部门对招标采购活动进行全程监督，对发现的违规违纪