实行采购询价制度

PAGE实行采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、工程服务采购等涉及资金支出的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价范围。2.根据采购项目的特点，收集相关供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容，并定期进行更新维护。（三）询价发出1.采购人员根据采购项目的具体情况，向至少三家符合要求的供应商发出询价函。询价函应明确采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等关键信息。2.在询价函中，要求供应商在规定时间内（一般为[X]个工作日）以书面形式回复报价，报价应包含物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。（四）供应商报价收集与整理1.采购人员及时收集供应商的报价文件，对报价进行逐一登记和整理。2.对供应商的报价进行初步审核，检查报价文件是否完整、报价是否清晰明确、是否符合询价函要求等。如发现问题，及时与供应商沟通核实。（五）综合评估1.采购部门组织相关人员（如技术专家、质量管理人员、财务人员等）对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。2.评估过程中，可采用打分法等方式对各供应商进行量化评价。例如，价格占[X]分，质量占[X]分，交货期占[X]分，售后服务占[X]分等，根据各供应商的得分情况进行排序。3.在评估过程中，应充分考虑公司的实际需求和利益，确保选择的供应商能够提供性价比最优的物资或服务。（六）确定供应商1.根据综合评估结果，采购部门确定拟选择的供应商，并将结果报公司主管领导审批。2.经领导审批同意后，采购部门向选定的供应商发出采购订单，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的详细内容、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量验收标准等。（七）合同签订1.采购订单发出后，采购部门与供应商协商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。2.采购合同应符合法律法规的要求，内容应完整、准确、清晰，避免出现模糊不清或歧义的条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（八）采购执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量要求交付物资或服务。采购部门应及时跟踪采购进度，确保供应商按时履约。2.物资到货后，采购部门组织相关人员（如仓库管理人员、质量检验人员等）进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。3.验收合格后，采购部门填写《验收报告》，办理入库手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（九）付款结算1.采购物资或服务验收合格后，采购部门根据合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请单》，提交至财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。付款过程中，应严格核对发票信息与采购合同、验收报告等相关文件的一致性，确保付款准确无误。三、询价相关人员职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购询价制度，并组织实施。2.受理各部门的采购申请，进行采购项目的分类、整理和询价准备工作。3.向供应商发出询价函，收集、整理供应商报价，并组织相关人员进行综合评估。4.确定拟选择的供应商，签订采购合同，并跟踪采购执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。5.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。（二）申请部门职责1.根据实际工作需要，准确填写《采购申请表》，明确采购物资或服务的详细要求。2.配合采购部门进行询价、评估等工作，提供必要的技术支持和信息。3.参与采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。（三）技术专家职责1.对采购物资或服务的技术规格、质量要求等提供专业意见和建议。2.参与供应商报价的技术评估工作，协助采购部门确定技术可行的供应商。（四）质量管理人员职责1.制定采购物资或服务的质量验收标准。2.参与采购物资或服务的验收工作，确保所采购物资或服务符合质量要求。（五）财务人员职责1.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务制度。2.审核《付款申请单》，办理付款结算手续，确保付款准确无误。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否公正、采购成本是否合理等。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购过程中违规行为的举报。对举报内容进行及时调查核实，如情况属实，依法依规追究相关人员的责任。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于违反采购合同约定或存在不良行为的供应商，采购部门应及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施，并将相关情况记录在供应商档案中。（三）考核机制1.制定采购人员绩效考核办法，将采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理等方面纳入考核指标体系。2.根据绩效考核结果，对采购人员进行相应的奖励或处罚，激励采购人员不断提高工作质量和效率。五、信息管理（一）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、询价函、供应商报价文件、采购合同、验收报告、付款申请单等。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。确保采购档案的完整性和可追溯性，以便在需要时能够查阅和参考。（二）采购信息统计与分析1.采购部门定期对采购信息进行统计分析，包括采购金额、采购数量、采购物资或服务类别、供应商分布等方面。2.通过采购信息统计分析，总结采购活动中的规律和问题，为公司采购决策提供数据支持和参考依据。例如，分析不同时期