学校阳光采购制度

PAGE学校阳光采购制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本阳光采购制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购活动信息应全面、及时、准确地公开，确保采购过程和结果接受社会监督。2.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得歧视任何一方。3.公正原则：采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保公正对待每一个供应商。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得弄虚作假、欺诈或损害他人利益。二、采购管理机构及职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责审议学校采购工作的重大政策、制度和发展规划。研究决定采购工作中的重大事项，如采购项目的立项、采购方式的确定等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门1.组成：设立专门的采购管理科室，配备专业的采购管理人员。2.职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。负责制定和完善采购工作流程、操作规范等。组织实施采购活动，包括采购计划编制与执行、采购文件编制、供应商选择与管理、采购合同签订与履行等。负责采购项目的预算编制、资金支付申请等工作。建立和维护采购信息管理系统，记录采购活动全过程信息。对采购项目进行绩效评价，总结经验教训并提出改进建议。（三）采购需求部门1.职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等。参与采购文件的编制和审核，对采购需求的合理性和准确性负责。协助采购管理部门开展采购活动，如提供技术支持、参与供应商考察等。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。（四）监督部门1.组成：学校纪检监察部门等。2.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正廉洁。受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。对采购制度的执行情况进行监督检查，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际需要，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应详细说明采购项目的必要性、资金来源、预计效益等，并附相关依据和说明材料。3.采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性，提出审核意见。4.采购预算草案经学校财务部门审核后，报采购领导小组审议通过，纳入学校年度预算管理。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保资金及时足额支付。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照财务制度办理资金支付手续，确保资金使用安全规范。（三）预算调整1.当采购项目的预算因市场价格波动、政策调整、需求变更等原因需要调整时，采购需求部门应及时提出预算调整申请，并附相关证明材料。2.采购管理部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审议。3..经采购领导小组批准的预算调整事项，由采购管理部门通知相关部门执行，并报财务部门备案。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物、工程和服务的单项或批量金额达到规定标准以上的，应当采用公开招标方式。2.招标程序采购管理部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过学校官网、政府采购信息平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接受供应商报名并发售招标文件，组织开标会、评标会，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标会、评标会，从邀请的供应商中确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织供应商进行谈判，供应商在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由，并附相关证明材料。采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。采购管理部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等内容。签订采购合同，并在学校官网等渠道公示单一来源采购情况。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购管理部门成立询价小组，制定询价文件，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。向不少于三家的供应商发出询价通知书，供应商在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性进行初审。2.初审通过后，采购管理部门将采购申请表提交采购领导小组或相关审批领导进行审批。3.审批通过的采购项目，进入采购实施阶段；审批未通过的采购项目，采购管理部门应及时通知采购需求部门并说明原因。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。公开招标采购项目，按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。邀请招标采购项目，确定邀请供应商名单并发出投标邀请书，组织开标评标等。竞争性谈判采购项目，成立谈判小组、制定谈判文件、组织谈判确定成交供应商。单一来源采购项目，提出申请并经审批后，与单一供应商协商确定采购合同。询价采购项目，成立询价小组、制定询价文件、向供应商发出询价通知书并确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购管理部门应与采购需求部门保持密切沟通，及时了解采购需求变化情况，并根据实际情况进行调整。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应按照中标或成交结果，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。\(五\)采购验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同要求进行验收。2.验收人员应根据采购项目的技术规格、质量标准等，对采购货物的数量、质量、规格等进行检查，对采购工程进行实地查验，对采购服务进行评估。3.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）资金支付1.采购合同履行完毕，供应商提交付款申请后，采购管理部门应审核付款申请的真实性、准确性和完整性。2.审核通过后，采购管理部门将付款申请提交财务部门，财务部门按照学校财务制度和采购合同约定办理资金支付手续。3.资金支付过程中，财务部门应严格审核相关凭证，确保资金支付安全合规。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、健全的财务状况、较强的技术实力和售后服务能力等。3.采购管理部门负责收集供应商信息，建立供应商数据库，并对申请准入的供应商进行资格审查。4.经审查合格的供应商，纳入学校供应商名录，并在学校官网等渠道公布。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价和考核。2.评价和考核方式包括日常监督、定期检查、用户反馈、数据分析等。3.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳甚至出现违规行为的供应商，采取警告、限制合作、取消合作资格等措施。（三）供应商动态管理1.及时更新供应商数据库信息，包括供应商的基本情况、经营状况、业绩表现等。2.对于不再符合准入条件或出现严重问题的供应商，及时从供应商名录中删除。3.根据学校采购业务发展和市场变化情况，适时引入新供应商，优化供应商结构，提高采购效益。七、采购信息管理（一）信息收集1.采购管理部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场价格信息、供应商信息、采购项目信息等。2.通过政府网站、行业协会网站、专业数据库、市场调研等渠道收集信息，并确保信息来源可靠、准确。（二）信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理、分类和归档，建立采购信息档案库以便查询和使用。2.定期对采购信息进行分析，了解市场动态、采购价格走势、供应商情况等，为采购决策提供参考依据。3.运用数据分析工具和方法，对采购数据进行统计分析，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题并提出改进措施。\((三)\)信息发布1.采购管理部门应及时在学校官网、政府采购信息平台等渠道发布采购项目信息、中标成交信息、采购政策法规等，确保采购信息公开透明。2.采购信息发布应遵循相关法律法规和信息发布规范，确保信息内容准确、完整、及时。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门、审计部门等应加强对采购活动的内部监督，定期或不定期对采购项目进行检查。2.监督检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改落实。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，并按照要求提供相关资料和信