学校采购内控制度范本

PAGE学校采购内控制度范本一、总则（一）目的为了加强学校采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购过程中的风险，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受学校内部和社会的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金使用等工作。3.资产管理部门：负责验收采购货物、登记资产入账等工作。4.使用部门：负责提出采购需求、参与采购评审、验收采购货物或服务等工作。5.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。二、采购预算管理(一)预算编制1.各使用部门应根据本部门的工作任务和事业发展需要，在每年规定时间内提出下一年度的采购需求，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购管理部门对各使用部门提交的采购需求进行汇总、审核和平衡后，结合学校年度预算安排，编制学校年度采购预算草案。3.学校年度采购预算草案经财务部门审核后，报学校领导审批，并按照规定程序报上级主管部门和财政部门备案。(二)预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购管理部门应根据采购预算安排，合理制定采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等，确保采购活动有序进行。3.财务部门应按照采购合同约定和预算执行进度，及时支付采购款项，确保采购资金的安全和有效使用。(三)预算监督1.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计监督，检查采购预算的编制、执行是否符合规定，采购资金的使用是否合理、合规。2.采购管理部门、财务部门等应建立采购预算执行情况报告制度，定期向上级主管部门和学校领导报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。三、采购计划管理(一)计划制定1.采购管理部门应根据学校年度采购预算和各使用部门的采购需求，结合采购项目的特点和实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间、采购程序等内容。2采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，合理安排采购时间和进度，确保采购活动与学校教学、科研、管理等工作的顺利开展相协调。(二)计划审批1.采购计划草案经采购管理部门负责人审核后，报学校领导审批。审批后的采购计划应严格执行，不得擅自变更。2.如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序办理计划调整手续，并重新报学校领导审批。(三)计划执行与监督1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中如发现问题，应及时采取措施加以解决，并向学校领导报告。2.审计部门应加强对采购计划执行情况的审计监督，检查采购计划的执行是否符合规定程序，采购项目的实施进度是否与计划相符，采购资金的使用是否合理、合规。四、采购方式管理(一)公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.采购管理部门应按照国家有关规定，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。公开招标文件应在规定的媒体上发布招标公告，并按照规定程序组织开标、评标、定标等活动。3.评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，并出具评标报告。(二)邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门应按照规定程序确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。邀请招标的招标文件编制、开标、评标、定标等活动应按照公开招标的相关规定执行。(三)竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门应制定竞争性谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、成交标准等。在谈判过程中，采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。谈判小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数应当为三人以上单数。谈判结束后，谈判小组应按照成交标准推荐成交候选人，并出具谈判报告。(四)单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见，并报学校领导审批。单一来源采购项目的采购程序应按照规定执行，采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务要求等内容。(五)询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购管理部门应制定询价文件，明确询价内容、报价要求、成交标准等。在询价过程中应向不少于三家的供应商发出询价单，并要求其在规定时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况，按照成交标准确定成交供应商，并出具询价报告。五、采购程序管理(一)采购申请1.使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交采购管理部门。2.采购申请表应经使用部门负责人签字确认，并加盖部门公章。如采购项目涉及重大事项或金额较大，还应按照规定程序报学校领导审批。(二)采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核。审核通过后，报学校领导审批。2.学校领导根据采购管理部门的审核意见和学校实际情况，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请进入采购实施阶段，未通过审批的采购申请应退回使用部门，并说明原因。(三)采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的公开、公正、公平。2.采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。(四)采购验收1.采购货物或服务到货后，采购管理部门应及时通知资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。2.验收人员应按照采购合同约定和相关标准对采购货物或服务进行验收。如发现采购货物或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时与供应商协商解决，并要求供应商采取相应的补救措施。3.验收合格的采购货物或服务，资产管理部门应及时办理资产入账手续；验收不合格的采购货物或服务，采购管理部门应及时与供应商协商处理，如无法协商解决，可按照合同约定追究供应商的违约责任。(五)采购付款1.财务部门应按照采购合同约定和验收报告，审核采购款项支付申请。审核通过后，按照规定程序办理付款手续。2.采购款项支付应严格按照国库集中支付制度和学校财务管理制度执行，确保采购资金的安全和有效使用。如因特殊情况需要提前支付或延迟支付采购款项，应按照规定程序办理审批手续。[六、采购风险管理]((一))风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估工作，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等，并评估其发生的可能性和影响程度。2.建立采购风险评估指标体系，综合考虑采购金额、采购项目的重要性、供应商数量、采购周期等因素，对采购风险进行量化评估。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。(二)风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强对供应商的资格审查和信用评估，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商履约情况监督，如发现供应商违约行为，及时采取措施追究其责任。2.采购价格风险应对：建立采购价格监测机制，及时掌握市场价格动态，定期对采购项目进行成本分析。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格风险。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况合理调整采购价格。3.采购质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购货物或服务的质量检验工作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对采购货物进行抽检或全检，确保采购质量符合要求。如发现采购质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应的责任。4.采购程序违规风险应对：加强对采购人员的培训和教育，提高其法律意识和业务水平。建立健全采购内部控制制度，明确采购流程和审批权限，加强对采购过程的监督检查。对违反采购程序的行为，严肃追究相关人员的责任。七、采购档案管理(一)档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。(二)档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应及时归档，归档文件应编制目录，便于查阅和检索。采购档案应妥善保管，防止档案资料丢失或损坏(三)档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案，可以向采购管理部门提出申请，经采购管理部门负责人批准后，按照规定程序查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。2.