单位采购内控直购制度

PAGE单位采购内控直购制度一、总则（一）目的为加强单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循法定程序，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在满足单位业务需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购活动应当公开、公平、公正，采购信息应当及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和采购产品，确保采购质量和价格合理。5.诚实守信原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒、欺诈、串通等不正当行为。二、采购职责分工（一）采购决策机构成立采购领导小组，负责审议采购政策、重大采购事项和采购预算，对采购活动进行决策和监督。采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的组织实施，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购项目验收等工作。采购部门应配备专业的采购人员，具备相应的业务知识和技能。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、数量、质量要求等相关信息，并参与采购项目的验收工作。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购资金支付结算，对采购资金使用情况进行监督和审计。（五）监督部门设立监督部门，负责对采购活动进行全过程监督，受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行查处。监督部门应独立于采购执行部门和需求部门。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展规划和工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目名称、数量、规格、预算金额等内容。2.采购预算应按照单位财务预算编制要求，纳入单位年度预算管理体系，经单位财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报经采购领导小组批准。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金合理使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加的；因不可抗力因素，需要变更采购项目内容或数量的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应经需求部门、采购部门、财务部门审核后，报采购领导小组审议批准。四、采购方式及适用条件（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物或服务具有以下情形之一的：1.采购项目达到国家规定的公开招标数额标准的；2.采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（六）直购直购是指采购人直接从单一供应商处采购货物或服务的采购方式。适用于采购金额较小、采购频率较高、市场供应充足、价格相对稳定的货物或服务采购项目，具体采购金额标准由单位根据实际情况确定。五、直购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《单位采购申请表》（以下简称《申请表》），详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.《申请表》应提交至采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，核实采购项目是否符合直购条件，采购申请内容是否完整、准确。（二）供应商选择1.采购部门根据采购申请，在单位建立的直购供应商库中选择合适的供应商。直购供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商具备良好的信誉、资质和供应能力。2.采购部门应与选定的供应商进行沟通，确认其是否有能力提供所需的货物或服务，并要求供应商提供报价单、产品说明书、售后服务承诺等相关资料。（三）采购审批1.采购部门将采购申请及供应商相关资料提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组应根据采购项目的性质、金额大小等因素，进行综合评估和决策。2.对于金额较小的采购项目，采购领导小组可授权采购部门负责人进行审批，但审批结果应及时报采购领导小组备案，并接受监督。（四）合同签订1.采购申请经审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订后，应及时报财务部门备案，作为支付采购款项的依据。（五）采购实施1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准，及时提供货物或服务。采购部门应安排专人负责跟踪采购项目的实施进度，确保采购项目按时、按质完成。2.在采购项目实施过程中，如发现供应商提供的货物或服务不符合合同约定，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以解决。如供应商未能及时解决问题，采购部门有权按照合同约定追究其违约责任。（六）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等，以及服务的内容、标准、效果等。验收合格后，需求部门应填写《单位采购验收单》（以下简称《验收单》），并经验收人员签字确认。2.《验收单》应提交至采购部门，采购部门将其与采购合同、发票等相关资料一并提交至财务部门。财务部门审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。六、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购合同应由采购部门负责起草，合同条款应符合法律法规和行业标准要求，明确双方的权利义务、采购项目内容、价格、交货时间、质量标准、售后服务等关键内容。2.采购合同起草完成后应提交至单位法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性、完整性和有效性。法律事务部门或法律顾问应出具审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。（二）合同签订1.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人与供应商法定代表人或授权代表签订合同。签订合同应使用单位统一的合同文本，并加盖单位公章或合同专用章。2.合同签订过程中应严格遵守合同签订程序，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、监督部门等相关部门备案。（三）合同履行1.采购部门和需求部门应按照采购合同约定，履行各自的义务，确保合同顺利履行。采购部门应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知相关部门。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和程序对采购项目进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并经相关人员签字确认。2.采购部门应将验收报告与采购合同、发票等相关资料一并提交至财务部门，作为办理采购资金支付的依据。（五）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应将合同文本、合同履行过程中的相关文件、资料等进行整理归档，妥善保管。合同档案应按照单位档案管理规定进行分类、编号、存放，便于查阅和使用。七、采购监督与审计（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，并建立健全采购监督检查制度。监督检查内容包括采购程序执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况、供应商管理情况等。2.采购部门应定期向监督部门报送采购项目进展情况和相关资料，接受监督部门的监督检查。对于监督部门提出的问题和整改意见，采购部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给监督部门。（二）审计监督1.单位审计部门应定期对采购活动进行审计，并建立健全采购审计制度。审计内容包括采购项目的合法性、合规性、效益性等方面，重点审查采购预算执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金使用情况等。2.采购部门应积极配合审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。审计部门应出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出审计意见和建议。采购部门应根据审计报告进行整改，并将整改情况报审计部门备案。（三）投